แผนธุรกิจ กับ SMEs ตอน....หน้าที่ของแผนธุรกิจ

หลังจากทราบว่าแผนธุรกิจคืออะไรมาจากตอนที่แล้ว ในตอนนี้จะกล่าวถึงหน้าที่ของแผนธุรกิจ ซึ่งสำหรับผู้ประกอบการบางท่าน ที่ยังไม่เข้าใจว่าแผนธุรกิจคืออะไร หรือทำไมจะต้องมีการเขียนแผนธุรกิจ ก็ควรย้อนกลับไปอ่านเรื่องของแผนธุรกิจ ในตอนที่ผ่านมาเสียก่อน และสิ่งที่ต้องเข้าใจก่อนเป็นเบื้องต้นก็คือ โดยปกติทั่วไปแล้วแผนธุรกิจที่ถูกเขียนขึ้น เพื่อให้บุคคลภายนอกเป็นผู้อ่าน แม้ว่าจะมีผู้ประกอบการ บางรายโต้แย้งว่า ตนเองจัดทำหรือเขียนแผนธุรกิจขึ้นเป็นการเฉพาะ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการธุรกิจของตนเองเท่านั้น โดยมิได้เปิดเผยแผนธุรกิจของตนต่อบุคคลภายนอกก็ตาม ซึ่งถ้าเป็นในกรณีนี้ก็อาจจะไม่ต้องคำนึงถึงสิ่งที่จะกล่าวถึงต่อไป แต่ทว่าถ้าผู้อ่าน มีความเข้าใจเกี่ยวกับหน้าที่ของแผนธุรกิจ อย่างถูกต้องแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการเขียนแผนธุรกิจโดยมีผู้อื่นเป็นผู้อ่านแผน หรือเขียนไว้อ่าน หรือใช้ประโยชน์เอง ก็จะมีหลักพื้นฐานเดียวกัน และยังจะช่วยให้สามารถนำแผนธุรกิจเสนอต่อบุคคลภายนอก เมื่อถึงเวลาจำเป็นได้อย่าง มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้อ่านซึ่งเป็นบุคคลภายนอกนี้อาจได้แก่ เจ้าหน้าที่ธนาคาร เจ้าหน้าที่วิเคราะห์โครงการ เจ้าหน้าที่จากหน่วยงานของรัฐ ถ้าเป็นแผนธุรกิจที่ใช้เพื่อการขอรับการสนับสนุนทางการเงินหรือความช่วยเหลือด้านอื่นๆ หรือเป็นคณะกรรมการ ถ้าเป็นแผนธุรกิจเพื่อ การแข่งขัน หรือเป็นอาจารย์ถ้าเป็นแผนธุรกิจเพื่อการศึกษาในสถาบันการศึกษา
จากที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ว่า แผนธุรกิจส่วนใหญ่ถูกจัดทำขึ้นเพื่อเสนอต่อบุคคลภายนอก ดังนั้นสำหรับบุคคลภายนอกเหล่านี้ แผนธุรกิจจึงถือเป็น "ภาระ" หรือ "งาน" อย่างหนึ่งที่ผู้อ่านต้องรับผิดชอบ หรือมีความจำเป็นจะต้องอ่านและทำความเข้าใจในแผนธุรกิจ โดยเฉพาะถ้าเป็น แผนธุรกิจสำหรับการขอรับการสนับสนุนทางการเงิน ทำให้แผนธุรกิจที่เขียนขึ้นต้องมีความชัดเจนและตรงประเด็นที่สุดกล่าวคือ ควรมีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น และต้องตรงกับสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังว่าจะได้รับข้อมูลจากแผนธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นแผนธุรกิจ สำหรับการ ขอสินเชื่อ ต้องสามารถระบุได้ว่า ธุรกิจของผู้ประกอบการ มีความเสี่ยงน้อยที่สุดที่จะเป็นได้โดยเฉพาะทางด้านการเงิน ธุรกิจมีความสามารถ ในการชำระคืนเงินกู้ อันประกอบด้วยเงินต้นและดอกเบี้ยจ่ายแก่สถาบันการเงิน หรือถ้าเป็นแผนธุรกิจสำหรับการขอร่วมลงทุน ก็ควรสามารถ ระบุได้ว่าธุรกิจของผู้ประกอบการมีโอกาสในการเจริญเติบโตสูง หรือมีมูลค่าของธุรกิจที่คุ้มค่ากับการลงทุน เช่น สามารถสร้างผลตอบแทน จากมูลค่าหุ้นสามัญที่กองทุนร่วมลงทุนตั้งแต่ 5 เท่า – 10 เท่า หรือการบอกถึง ขั้นตอนการถอนตัว (Exit) ของกองทุน และผลประโยชน์ ที่ผู้ลงทุน หรือกองทุนร่วมลงทุนได้รับ ถ้าเป็นแผนธุรกิจสำหรับเพื่อขอการสนับสนุนจากหน่วยงานของรัฐ อาจต้องแสดงให้เห็น ผลตอบแทนในเชิงเศรษฐกิจ (Economic Return) หรือผลตอบแทนทางสังคมในการสร้างประโยชน์แก่เศรษฐกิจหรือสังคมส่วนรวม ถ้าเป็นแผนธุรกิจเพื่อการแข่งขัน ก็ควรต้องแสดงให้เห็นถึงความคิดในการดำเนินธุรกิจแบบใหม่ (New Business Idea) และ ความเป็นไปได้ในเชิงพาณิชย์ (Commercial Viability) ถ้าเป็นแผนธุรกิจเพื่อการศึกษา ต้องแสดงให้เห็นถึง ความเข้าใจเกี่ยวกับ โครงสร้างของการจัดทำแผนธุรกิจ (Business Plan Structure) ที่ถูกต้อง เหล่านี้เป็นต้น ซึ่งจะเห็นได้ว่า แผนธุรกิจ เมื่อถูกใช้ใน วัตถุประสงค์ที่ต่างกัน หรือมีผู้อ่านที่ต่างกัน การแสดงข้อมูล หรือหน้าที่ในการสื่อสารข้อมูลของแผนธุรกิจ ก็จะแตกต่างกันออกไปด้วยเช่นกัน ซึ่งจุดเน้น หรือสิ่งสำคัญที่ต้องแสดงไว้ในแผนธุรกิจแต่ละประเภทจะได้กล่าวถึงในโอกาสต่อไป ซึ่งแม้ว่าจุดเน้นในการแสดง ข้อมูลของ แผนธุรกิจ จะมีความแตกต่างกัน ตามประเภทหรือลักษณะของผู้อ่านแผนก็ตาม แต่ทว่าเนื่องจากแผนธุรกิจเป็นการแสดงข้อมูล และการวางแผน ทั้งหมดของธุรกิจ ทำให้รายละเอียดของข้อมูลของธุรกิจบางส่วน ที่ไม่ว่าจะมีผู้ใดเป็นผู้อ่านก็จะมีข้อมูลแบบเดียวกัน เช่น ข้อมูลพื้นฐานทั่วไป ของธุรกิจ สภาพตลาดและอุตสาหกรรม รายละเอียดสินค้าหรือบริการ แผนการตลาด ประมาณการยอดขาย หรือรายได้ ประมาณการต้นทุน ผลลัพธ์ทางการเงิน หรือรายละเอียดอื่นๆเกี่ยวกับธุรกิจ เป็นต้น
จากการที่ผู้อ่านต้องสามารถเข้าใจ ในรายละเอียดต่างๆ และข้อมูลต่างๆจากแผนธุรกิจที่นำเสนอมานั้น แผนธุรกิจจึงถูกเขียนขึ้น เพื่อให้ข้อมูล รายละเอียดของธุรกิจ และกระบวนการวางแผนทั้งในปัจจุบันและในอนาคต เพื่อให้ผู้อ่านได้เห็นภาพๆเดียวกับ ที่ผู้ประกอบการ หรือผู้เขียนแผนธุรกิจเห็น ซึ่งจากเหตุผลดังกล่าว แผนธุรกิจจึงมีหน้าที่ "เล่าเรื่อง" (Tell a story) โดยเรื่องราวที่เล่าก็คือเรื่องราวของธุรกิจ (Business Story) เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจในตัวธุรกิจของผู้ประกอบการ และสามารถตัดสินใจเบื้องต้นเกี่ยวกับธุรกิจจากสิ่งที่อ่านในแผนธุรกิจได้ ซึ่งความเข้าใจดังกล่าวเป็นสิ่งที่แผนธุรกิจบอกถึง การที่ธุรกิจจะทำอะไรในปัจจุบัน และจะทำอะไรในอนาคต รวมถึงผลประกอบการ หรือสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วย ดังนั้นแผนธุรกิจจึงถือเป็นเครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tool) ระหว่างธุรกิจกับผู้อ่าน โดยอย่างน้อยที่สุดสิ่งที่แผนธุรกิจ ต้องบอกแก่ผู้อ่านให้เข้าใจประกอบด้วย

ธุรกิจนี้คือธุรกิจอะไร?
ธุรกิจนี้มีการบริหารจัดการอย่างไร?
ธุรกิจนี้มีสินค้าและบริการอะไร?
ธุรกิจนี้ทำการตลาดและการขายอย่างไร?
ธุรกิจนี้มีผลประกอบการเป็นอย่างไร?
ซึ่งเมื่อผู้อ่านแผนธุรกิจจบแล้วควรจะทราบคำตอบหรือตัดสินใจเบื้องต้น เกี่ยวกับข้อมูลที่ได้รับจากแผนธุรกิจดังนี้คือ
ธุรกิจนี้มีอนาคตในการเติบโตหรือไม่?
ธุรกิจนี้น่าสนใจหรือน่าให้การสนับสนุนหรือไม่?

ดังนั้นผู้เขียนแผนธุรกิจไม่ว่า จะมีการใช้โครงสร้างของแผนธุรกิจจากแหล่งใดก็ตาม ผลลัพธ์ของข้อมูลหรือ รายละเอียดต่างๆที่ปรากฎ ในแผนธุรกิจ ต้องสามารถเล่าเรื่องของธุรกิจให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างน้อยที่สุดตามหัวข้อเบื้องต้น ซึ่งสิ่งนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการเขียนแผรธุรกิจ เพราะมีผู้ประกอบการจำนวนมาก เข้าใจว่าถ้าตนเองเขียนรายละเอียดต่างๆ ตามหัวข้อในแผนธุรกิจที่ตนเองมีอยู่จนครบถ้วน ไม่ว่าจาก คู่มือการเขียนแผนธุรกิจ ตำราด้านแผนธุรกิจ หรือตัวอย่างแผนธุรกิจ ก็ถือว่าเป็นแผนธุรกิจที่สมบูรณ์ครบถ้วนแล้ว แต่เมื่อทำการส่ง หรือนำเสนอ แผนธุรกิจที่จัดทำขึ้นไปยังหน่วยงานภายนอก กลับได้รับคำปฏิเสธหรือขอให้แก้ไข ซึ่งผู้ประกอบการหรือผู้เขียนแผนธุรกิจส่วนใหญ่ ก็มักจะไม่ เข้าใจว่า เป็นเพราะเหตุใดกันแน่ ถึงได้รับคำปฏิเสธหรือขอให้แก้ไข เนื่องจากตนเอง ก็เขียนครบตามหัวข้อต่างๆที่มีอยู่ใน แผนธุรกิจ แล้ว โดยไม่ทราบว่าสาเหตุที่เกิดขึ้นเนื่องจากแผนธุรกิจดังกล่าวไม่สามารถทำหน้าที่สื่อสาร หรือสร้างความเข้าใจในตัวธุรกิจจากผู้อ่านแผนได้นั่นเอง ซึ่งถ้าผู้อ่านไม่เข้าใจในแผนธุรกิจดังกล่าว ผู้อ่านก็มักจะไม่เสียเวลาที่จะมาศึกษา หรือตีความในข้อมูลที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจ เนื่องจากถือว่า กลายเป็น ภาระของตนเอง ประกอบกับโดยปกติแล้ว ก็จะมีแผนธุรกิจของผู้ประกอบการรายอื่นๆรอให้อ่านอยู่ ดังนั้นสิ่งที่ผู้เขียนแผนธุรกิจ ต้องทำความเข้าใจก่อนนำเสนอแผนธุรกิจก็คือ แผนธุรกิจที่ตนเองเขียนขึ้นนั้นถ้าไม่ใช่ตนเองเป็นผู้อ่าน แต่เป็นผู้อื่นที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับ ธุรกิจของตนเองเป็นผู้อ่าน จะสามารถเข้าใจในตัวธุรกิจของตนเองอย่างถูกต้องได้หรือไม่ และสิ่งที่เขียนนั้นง่าย และไม่เป็นการเสียเวลาต่อ การทำความเข้าใจหรือไม่
จากประเด็นดังกล่าวจะเห็นได้ว่า หน้าที่ของแผนธุรกิจก็คือความสามารถในการสื่อสารและการสร้างความเข้าใจของธุรกิจต่อผู้อ่านแผน ทำให้โดยข้อเท็จจริงแล้วความมีประสิทธิภาพของแผนธุรกิจหรือการถือว่าเป็นแผนธุรกิจที่ดีนั้น จึงไม่ขึ้นอยู่กับจำนวนหน้า หรือความหนาบาง ของแผนธุรกิจ โดยแผนธุรกิจที่มีจำนวนหน้านับร้อยๆหน้า ถ้าผู้อ่านไม่สามารถเข้าใจได้หรือเป็นการยากที่จะเข้าใจ หรือต้องเสียเวลามาก ในการทำความเข้าใจ ก็ไม่ถือว่าเป็นแผนธุรกิจที่ดี เมื่อเปรียบเทียบกับแผนธุรกิจที่มีจำนวนหน้าเพียง 15-20 หน้า ที่ผู้อ่านสามารถเข้าใจ ในตัวธุรกิจของผู้ประกอบการได้อย่างถูกต้องโดยง่าย ซึ่งประเด็นในเรื่องโครงสร้าง จำนวนหน้าหรือ ความหนาของ แผนธุรกิจ ผู้เขียนจะได้กล่าวถึงในตอนต่อๆไป โดยในตอนหน้าจะเป็นการกล่าวถึงแนวคิดของแผนธุรกิจที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งบ่งชี้ว่าแผนธุรกิจที่ดีนั้นเป็นอย่างไร