การสอนงาน Coaching

สรุปเนื้อหา เทคนิคการสอนงาน เขียนโดย สมิต สัชฌุกร

การสอนงาน หมายถึง การที่หัวหน้างานได้สอนหรือแนะนำให้ลูกน้อง ได้เรียนรู้งาน ที่ได้รับ มอบหมาย มีวัตถุประสงค์และข้อปฏิบัติอย่างไร จึงจะบรรลุวัตถุประสงค์อย่าง มีประสิทธิภาพ และประหยัด
การสอนงาน เป็นหน้าที่ประการหนึ่งของผู้บังคับบัญชาที่พึงปฏิบัติต่อ ผู้ใต้บังคับบัญชา ในอันที่จะให้เขาเกิดความเข้าใจงาน มีความชำนาญ และสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง โดยหัวหน้างานจะต้องชี้แจงถึงวัตถุประสงค์ วิธีการปฏิบัติงานอย่างละเอียดและชัดเจน เพื่อจะนำไปสู่ความสำเร็จของงาน และองค์การในที่สุด การสอนงานถือเป็นกระบวนการเรียนรู้ และยังช่วยให้เกิดความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกัน

ความสำคัญของการสอนงาน

การสอนงานมีคุณค่าพิเศษทำให้เกิดผลดี ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูง เป็นการช่วยเพิ่มศักยภาพให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับ ความสำคัญของการสอนงาน มีดังต่อไปนี้
1. ไม่เกิดการลองผิดลองถูก การสอนงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพลดความผิดพลาดเสียหายและเวลาการทำงาน
2. การเรียนรู้เป็นไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ เกิดการถ่ายทอดงานและเทคนิคการปฏิบัติงานจากหัวหน้าไปสู่ผู้ร่วมทีมงานช่วยให้เกิดความรู้ในการทำงานที่ถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
3. การปฏิบัติงานสะดวก รวดเร็วและปลอดภัย สามารถปรับปรุงงานให้ดีขึ้น
4. ไม่เสียเวลาแก้ไขงานที่ผิดพลาดและบกพร่อง
5. ผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาไว้วางใจกันและเป็นโอกาสที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน
6. ทำให้องค์ความรู้ไม่ติดกับตัวบุคคลเมื่อมีการเข้าออกจากงานก็มีผู้สืบต่องานได้

ประโยชน์ของการสอนงาน

1. หัวหน้ามอบหมายงานได้มากขึ้น
2. หัวหน้าไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขงาน
3. หัวหน้าได้ทบทวนและปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน
4. พนักงานปฏิบัติงานได้ตรงตามความต้องการ
5. พนักงานทำงานเป็น ไม่เกิดการผิดพลาด
6. พนักงานไม่ต้องทนรับคำตำหนิ
7. เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างหัวหน้ากับพนักงาน
8. หัวหน้าควบคุมงานง่ายขึ้น เนื่องจากมีความใกล้ชิดกัน
9. เกิดการมีส่วนร่วมและสร้างแรงจูงใจ ในการทำให้หน่วยงานเข้มแข็ง
10. สามารถใช้พนักงานได้เต็มขีดความสามารถ ลดความสูญเสียจากการเกิดอุบัติเหตุในการทำงาน

การสอนงานจะเกิดขึ้นเมื่อ

1. รับพนักงานใหม่เข้าทำงาน
2. เมื่อโอนย้ายพนักงาน
3. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบงาน
4. เมื่อมีการนำเครื่องมือ เครื่องใช้หรืออุปกรณ์ใหม่มาใช้
5. เมื่อหัวหน้าพบว่าพนักงานใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ไม่ตรงกับงาน
6. เมื่อสังเกตเห็นว่าพนักงานทำงานผิดวิธี
7. เมื่อพบว่าพนักงานทำงานไม่สะดวกหรือทำงานช้า
8. เมื่อพบว่าพนักงานทำงานเสี่ยงอันตราย มีการกระทำที่ไม่ปลอดภัย
9. เมื่อเกิดปัญหางานผิดพลาดบกพร่อง ผลงานไม่ได้มาตรฐาน
10. เมื่อต้องการพัฒนาขีดความสามารถของพนักงานให้สูงขึ้น

บทบาทของผู้บังคับบัญชาในการสอนงาน

บทบาทของผู้บังคับบัญชา คือการสร้างทีมงานที่เข็มแข็ง มอบหมายให้ทุกคนร่วมกันทำงาน นำไปสู่จุดหมายเดียวกัน คอยดูแลเมื่อมีปัญหาติดขัด และชี้แนะแนวทางให้ลูกน้องเกิดแง่คิดในการปรับปรุงวิธีการทำงานให้สะดวกขึ้น เบาแรงขึ้น ผู้บังคับบัญชาจะต้องมีความอดทน อดกลั้นในการที่จะสอนงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างจริงจังและจริงใจด้วยความรักและความหวังดี เพื่อให้เขามีโอกาสก้าวหน้าในงาน

คุณสมบัติของผู้สอนงาน

การสอนงานนั้น ผู้สอนกับผู้รับการสอนจะต้องใกล้ชัดและมีความเชื่อถือในกันและกัน ผู้สอนจะต้องเชื่อว่าผู้รับการสอนสามารถที่จะรับการสอนได้ ส่วนผู้รับการสอนก็ต้องเชื่อว่าผู้สอนจะสามารถถ่ายทอดความรู้ในการทำงานให้แก่ตนได้
ลักษณะของผู้สอนที่ดี มีดังนี้

1. มีความรู้และความสามารถในงานที่จะสอน
2. มีความรักในการถ่ายทอดความรู้
3. มีความมุ่งมั่นจริงจังในการสอนให้เกิดผลสำเร็จ
4. มีความตั้งใจในการสอน
5. มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดความเข้าใจ
6. มีความอดทนต่อพฤติกรรมของผู้รับการสอน
7. มีจิตวิญญาณของการเป็นครู

กระบวนการสอนงาน มีขั้นตอนดังนี้

1. การหาความจำเป็นในการสอนงาน
2. การจัดทำแผนการสอน
3. การเตรียมเนื้อหาวิชา
4. การจัดทำแบบซอยงาน คือ การนำงานที่จะสอนมาวิเคราะห์แยกเป็นส่วนๆ
5. การจัดเตรียมเอกสารและอุปกรณ์
6. การจัดเตรียมสถานที่
7. การประเมินผลการสอน

หลักในการสอนงาน

• ต้องชี้แจงให้ผู้รับการสอนเข้าใจวัตถุประสงค์ของการสอน
  
• ต้องทำให้ผู้รับการสอนสนใจใคร่จะเรียนรู้งานที่จะสอน
  
• ต้องมุ่งผลของการสอนงาน โดยคำนึกถึงผู้รับการสอนเป็นสำคัญ
  
• ต้องให้ผู้รับการสอนรู้ว่างานอยู่ในขั้นตอนไหน และจัดการสอนให้มีสภาพเหมือนปฏิบัติงานจริง
• ทำให้ผู้รับการสอนมีส่วนร่วมในการเรียนรู้อย่างสมบูรณ์
  
• ทำโปรแกรมการสอนงานให้เหมาะสมกับความสามารถในการเรียนรู้ของผู้รับการสอน

วิธีการสอนงาน

ต้องมีการเตรียมการสอน การลงมือทำการสอน ฝึกปฏิบัติ และทดสอบติดตามผล

เทคนิคเกี่ยวกับการสอนงาน

เทคนิค คือ วิธีการที่ได้ผ่านการทดลองและเป็นที่ยอมรับว่าได้ผล ถือว่าเป็นวิธีการที่ใช้โดยผู้ชำนาญการ คือเทคนิคในการสอนงาน และยังมีเทคนิคอีกหลายอย่างที่ควรจะทราบ คือ
1. เทคนิคการสร้างความต้องการเรียนรู้ ใช้ในกรณีที่ทราบว่าใครจำเป็นต้องได้รับการสอนงานในเรื่องใด
2. เทคนิคการทำให้ผู้รับการสอนมีความพร้อม เป็นการสร้างบรรยากาศเป็นกันเอง ทำให้ผ่อนคลายความเครียด ไม่เน้นพิธีการ
3. เทคนิคการกระตุ้นให้เกิดความสนใจ จะคำนึงถึงประโยชน์และวัตถุประสงค์ของงาน ทำให้ผู้รับการสอนเกิดความรู้สึกอยากเรียนรู้
4. เทคนิคการอธิบาย เป็นการสอนให้ความรู้ใหม่หรือเพิ่มเติมจากที่เคยทำมาก่อน มีการพูดบอกเล่า “วิธีการ” พร้อมทั้งอธิบายตามขั้นตอนการทำงาน จะต้องเป็นการสื่อสารสองทาง ให้มีการซักถาม
5. เทคนิคในการแสดงการทำงานให้ดู
6. เทคนิคการให้ผู้รับการสอนฝึกปฏิบัติ เทคนิคนี้ถ้าจะให้ผู้รับการสอนมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ต้องมีการลองทำในขณะทำการสอน เพราะถ้าหากมีข้อผิดพลาดจะได้แก้ไขได้ทันที
7. เทคนิคการทดสอบและติดตามผล เมื่อมีการสอนงานแล้วจะต้องมีการทดสอบเพื่อให้เห็นว่าทำได้และเกิดการเรียนรู้จริง ซึ่งในระยะการติดตามผล ผู้ฝึกสอนควรหมั่นตรวจสอบการทำงานของผู้รับการสอนอย่างสม่ำเสมอ เปิดโอกาสให้ซักถาม เพื่อนำไปปรับปรุงการทำงานต่อไป
8. เทคนิคการเร้าให้เกิดการเรียนรู้ อาจเกิดจากสภาพแวดล้อม โอกาสหรือเหตุการณ์ต่างๆ เทคนิคต้องพยายามสร้างความเชื่อมั่นให้แก่ผู้รับการสอน หากผู้รับการสอนทำได้ถูกต้องสมบูรณ์ ควรมีการชมเชยเพื่อให้กำลังใจและอยากเรียนรู้มากขึ้น
9. เทคนิคการสร้างความเชื่อมั่น เป็นการทดลองทำด้วยตนเองเพื่อการเรียนรู้ และฝึกซ้อมให้เกิดความชำนาญทำให้เกิดความเชื่อมั่นในเรื่องที่ได้เรียนรู้

เทคนิคการสอนผู้ใหญ่

การสอนงานผู้ใหญ่ ต้องระลึกไว้เสมอว่า ผู้ใหญ่อาจดื้อเหมือนเด็ก แต่เมื่อเกิดความพอใจแล้ว ก็จะกลายเป็นเด็กหัวอ่อน ว่านอนสอนง่าย การสอนเป็นการฝึกอบรมในงาน จึงควรทำให้งานนั้นน่าเรียนรู้ เพื่อให้ผู้รับการสอนสนุกไปกับการรับการสอนมิใช่การถูกเคี่ยวเข็ญให้เรียนรู้ในสิ่งที่ตนไม่ต้องการ
การสอนงานผู้ใหญ่ไม่ควรสอนครั้งละมากๆ แต่ควรจะให้ทดลองฝึกปฏิบัติให้เกิดความมั่นใจและเกิดความชำนาญตามมา

ปัญหา อุปสรรคในการสอนงาน มีหลายด้านด้วยกัน ดังนี้

ด้านผู้บังคับบัญชา
1. ไม่สอนงานด้วยข้ออ้างต่างๆ ไม่อยากถ่ายทอดความรู้ให้แก่ผู้อื่น
2. สอนงานไม่เป็น
3. ไม่เห็นความสำคัญ
4. เลือกสอนเฉพาะบางคน
5. มีทัศนคติที่ผิด
6. สอนอย่างเร่งร้อน
7. ขาดการกระตุ้น
8. ขาดการประเมิน
9. ขาดความรับผิดชอบ
10. ขาดความรู้ ความชำนาญในงานที่สอน

ด้านผู้ใต้บังคับบัญชา
1. ไม่ยอมรับการสอนงานด้วยสาเหตุต่างๆ เนื่องจากคิดว่าตนเองมีความรู้มากกว่าผู้สอน
2. ไม่สนใจการเรียนรู้อย่างจริงจัง
3. ไม่ศรัทธา เชื่อถือ ในความสามารถของผู้บังคับบัญชา
4. เย่อหยิ่งทะนงตน คิดว่าตนเองมีความรู้และประสบการณ์มากกว่าผู้บังคับบัญชา
5. สติปัญญาทึบ เรียนรู้ช้า
6. ไม่เห็นความสำคัญของการสอน
7. ขาดความพร้อม/มีปัญหาส่วนตัว
8. ขาดแรงจูงใจในการทำงาน

ด้านวิธีการสอน

1. ขาดระบบการสอน ไม่มีการวางโปรแกรมการสอน ตลอดจนขาดอุปกรณ์
2. ขาดวิธีการสอนที่เป็นขั้นตอน นึกจะสอนอะไรก็สอน ไม่มีแผนการสอนที่ดี
3. ขาดคู่มือในการสอน
4. ขาดเวลาที่ใช้ในการสอนอย่างเพียงพอ
5. ขาดสิ่งอำนวยความสะดวก หน่วยงานไม่จัดเตรียมอุปกรณ์

เทคนิคการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนใหญ่เป็นเทคนิคที่มุ่งเน้นไปยังผู้บังคับบัญชาที่มีหน้าที่ในการสอนงาน ดังนี้

• ผู้สอนงานต้องมีความรู้ความเข้าใจในระบบงานอย่างละเอียด สามารถตอบคำถามของ
  
• ผู้ฝึกงานได้ และเข้าใจถึงจุดมุ่งหมายในการทำงาน เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร
  
• ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงาน
  
• ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะเสียสละเวลาบางส่วนเพื่อการสอนงาน ซึ่งในบางครั้งอาจใช้เวลานานพอสมควร
  
• ผู้สอนงานและผู้ฝึกงานต้องมีความเชื่อใจซึ่งกันและกัน และมั่นใจในแนวทางการสอนงาน

ผู้บังคับบัญชาหรือผู้สอนงานทุกคนอาจจะไม่ใช่ผู้สอนงานที่ดี บางคนทำงานเก่งแต่สอนคนอื่นไม่เป็น หรือไม่ต้องการส่งต่อความรู้ที่มีในตัวเอง ( Tacit Knowledge ) ให้กับคนอื่น นอกจากนั้นยังมีปัญหาสำคัญคือ ความรู้และทักษะในการทำงานที่ผู้บังคับบัญชามีอยู่อาจจะล้าสมัยไปแล้ว เพราะโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ความรู้ก็ไม่หยุดนิ่งด้วยเช่นกัน ผู้บังคับบัญชาที่มีอายุมากและทำงานมานานอาจจะไล่ตามเทคนิคใหม่ ๆ ในการทำงานไม่ทัน บางหน่วยงานมีการแก้ไขปัญหาเหล่านนี้ด้วยการจัดฝึกอบรมเทคนิคการสอนงานให้กับผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างาน เพื่อที่จะนำความรู้ไปถ่ายทอดให้กับลูกน้องได้อีกเป็นจำนวนมาก

จะเห็นได้ว่า การสอนงาน เป็นวิธีการอีกอย่างหนึ่งที่ช่วยให้การถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ที่เป็น Tacit Knowledge จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่ง ได้เป็นอย่างดี และส่งผลให้กระบวนการจัดการความรู้ขององค์กรดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้ผู้รับการสอนงานนำความรู้ไปใช้ในการปฏิบัติงาน เกิดความรู้ใหม่ ๆ และเตรียมพร้อมที่จะเป็นผู้สอนงานให้แก่ผู้รับการสอนงานในรุ่นต่อ ๆ ไปได้เป็นอย่างดี

อ้างอิง
สามารถศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมจากหนังสือ/เอกสาร เทคนิคการสอนงาน เขียนโดย สมิต สัชฌุกร