การบริหารเวลา First things First

สรุปหนังสือ การบริหารเวลา First things First โดย Stephen R. Covey, A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill

การบริหารเวลาในอดีตประกอบด้วย 3 ยุค คือ

การบริหารเวลาในยุคที่ 1 เป็นการบริหารเวลาจากแนวความคิดเกี่ยวกับ การเตือนความจำ โดยมีเครื่องมือในการบริหารเวลา คือ การจดโน้ตและการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน

ข้อดี การบริหารเวลามีความยืดหยุ่น ไม่มีการกำหนดตารางนัดหมายจนล้นหรือเป็นระเบียบ เเบบแผนมากเกินไป และเป็นการบริหารเวลาที่สามารถตอบสนองต่อผู้อื่นมากกว่า เนื่องจากการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ หรือสิ่งแวดล้อม
ข้อเสีย การบริหารเวลาไม่สามารถรักษาข้อตกลงที่ทำไว้ได้

เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ และมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญ คือ สิ่งที่อยู่ในปัจจุบันเท่านั้น

การบริหารเวลาในยุคที่ 2 เป็นการบริหารเวลาตามแนวความคิด ของการวางแผน และการเตรียมพร้อม ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารเวลา คือ ปฏิทิน และสมุดนัดหมาย ในการบริหารเวลายุคนี้จะมีการวางแผนกิจกรรมสำหรับอนาคต มีการบันทึกข้อผูกมัดและกำหนดเวลาที่แน่นอน

ข้อดี มีการจดรายการข้อผูกมัดและการนัดหมาย มีการกำหนดจุดมุ่งหมายและการวางแผน สิ่งที่จะทำ การประชุมและการนำเสนองานมีประสิทธิภาพ เพราะมีการเตรียมพร้อมและการวางแผนล่วงหน้า
ข้อเสีย ในการบริหารเวลามีการให้ความสำคัญต่อแผนกำหนดการมากกว่าบุคคล โดยเน้นถึงสิ่งที่ต้องการมากกว่า สิ่งที่จำเป็นหรือสิ่งที่ทำให้บรรลุความตั้งใจ ดังนั้นจึงมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญในชีวิต คือ สิ่งที่อยู่ในแผนกำหนดการ

การบริหารเวลายุคที่ 3 การบริหารเวลาในยุคนี้เป็นการบริหารเวลาภายใต้แนวความคิดของการวางแผน การจัดลำดับงาน และการควบคุมงาน ซึ่งมีวิธีการบริหารเวลา คือ กำหนดเป้าหมายระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น โดยในการกำหนดเป้าหมายแต่ละระยะนั้นจะพิจารณาถึงค่านิยมเป็นหลัก เครื่องมือในการบริหารเวลา คือ สมุดวางแผน หรือตารางบันทึกเวลา

ข้อดี ให้ความสำคัญต่อความรับผิดชอบ ความมีคุณค่า และความสำคัญต่อการนำค่านิยมมากำหนดเป้าหมายทั้ง 3 ระยะ ซึ่งก่อให้เกิดการกระทำ ที่มีระเบียบแบบแผน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ข้อเสีย เป็นการบริหารเวลาที่ทำให้บุคคลยึดติดในหลักเกณฑ์ของตนเองมากเกินไป ขาดความยืดหยุ่นต่อสิ่งแวดล้อม และสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ขาดความสมดุลในบทบาทที่ต้องรับผิดชอบ เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำมีมากเกินไป และในการบริหารเวลาให้ความสำคัญต่อแผนการกำหนดเวลามากกว่าบุคคล ดังนั้น สิ่งที่สำคัญในชีวิตจะถูกกำหนดด้วย ความเร่งรีบและค่านิยม เนื่องจากการบริหารเวลายุคนี้ให้ความสำคัญต่อการจัดการเรื่องเร่งด่วน สิ่งกดดัน วิกฤตต่างๆ

ปัญหาสำคัญของการขาดประสิทธิภาพในการบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค คือ การให้ความสำคัญต่อความเร่งด่วนมากกว่าสิ่งที่สำคัญ ดังนั้น จึงมีการแนวคิดเรื่องการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมต่างๆ มาใช้ในการการแก้ปัญหานี้

การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม แบ่งเป็น 4 ส่วน ได้แก่

กิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วน
กิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
กิจกรรมที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
กิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

โดยกิจกรรมที่สำคัญหรือสิ่งที่สำคัญ คือสิ่งที่จะนำไปสู่จุดหมายที่ตั้งไว้ แต่กิจกรรมเร่งด่วนหรือสิ่งที่เร่งด่วน คือสิ่งที่นอกเหนือจากสิ่งที่กำหนดไว้ ดังนั้นการบรรลุถึงประสิทธิภาพของการบริหารเวลาในยุคที่ 4 คือ การต้องทำกิจกรรมที่สำคัญและไม่เร่งด่วนให้สอดคล้อง กับการจัดการเวลา เนื่องจากเป็นการทำกิจกรรมที่มีการจัดระบบ และมีการวางแผนล่วงหน้า

นอกจากเหนือการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมแล้ว การเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ ซึ่งประกอบด้วย ความต้องการด้านจิตวิญาณ (Spiritual needs) ความต้องการด้านสติปัญญา (Mental needs) ความต้องการทางกายภาพ (Physical needs) และความต้องการทางสังคม (Social needs) และศักยภาพของคุณสมบัติเฉพาะมนุษย์ 4 ประการ (The Potentiality of the Four Human Endowments) ซึ่งประกอบด้วย การรู้ตนเอง (Self – awareness) จิตสำนึก (Conscience) จินตนาการที่สร้างสรรค์ (Creative thinking) และความต้องการอิสระ (Independent will) ยังเป็นอีกส่วนประกอบที่ก่อให้เกิดการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค มีวิธีการ รูปแบบ ข้อดี และข้อเสียในการบริหารเวลาที่แตกต่างกัน แต่การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุคนี้ ยังไม่สามารถที่แก้ปัญหาหรือบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพนั้นต้องมีความสอดคล้องขององค์ประกอบ 2 ด้าน คือ การจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตหรือปณิธาน

การบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นการบริหารเวลาที่มีการผสมผสานการจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตเข้าด้วยกัน วิธีการบริหารเวลาที่จะนำไป สู่ยุคการบริหารเวลายุคที่ 4 คือ การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

กระบวนการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ประกอบด้วย

เชื่อมโยงวิสัยทัศน์และปณิธานหรือทิศทางในการดำเนินชีวิตกับการจัดการเวลา โดยกำหนดปณิธาน หรือทิศทางในการดำเนินชีวิต และการจัดการเวลาให้มีความสอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
กำหนดบทบาทและทบทวนบทบาทของตนเอง โดยพิจารณาถึงการเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ เป็นหลัก เพื่อแบ่งแยกความแตกต่างของกิจกรรมที่สำคัญและกิจกรรมที่เร่งด่วน การจัดลำดับกิจกรรม และความสมดุลระหว่างบทบาทและการจัดการเวลา
กำหนดเป้าหมายของกิจกรรมสำหรับแต่ละบทบาท โดยให้ความสำคัญต่อกิจกรรม ที่สำคัญที่สุดที่สามารถทำได้ ในแต่ละบทบาทและในแต่ละสัปดาห์
จัดทำตารางหรือแผนการตัดสินใจประจำสัปดาห์ โดยให้ความสำคัญต่อกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นอันดับแรก
ปฏิบัติตนอย่างมีหลักการ คือ การปฏิบัติตามตารางหรือแผนที่กำหนดไว้
ประเมินผล โดยสำรวจว่าในเวลา 1 สัปดาห์ สามารถปฏิบัติตามตารางและบรรลุถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ เพื่อนำผลการประเมินไปใช้ในการพัฒนาการจัดการหรือการบริหารเวลาต่อไป

นอกจากกระบวนการจัดตารางเวลา องค์ประกอบสำหรับการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 แล้ว องค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่ง คือ การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน

การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน หมายถึง การทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคนในองค์กรและสังคม เพื่อให้บรรลุถึงการบริหารเวลา อย่างมีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 ซึ่งให้ความสำคัญต่อบุคคลมากกว่าการบริหารจัดการสิ่งของ ดังนั้นการทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคน ในองค์กรและสังคมจึงต้องสร้างวิสัยทัศน์หรือปณิธาน และเป้าหมายร่วมกัน โดยผ่านเครื่องมือของการบริหารเวลา คือ กระบวนการแห่งการชนะ 3 ประการ ซึ่งประกอบด้วย

การคิดแบบชนะ – ชนะ ซึ่งเป็นหลักการของมองเห็น/ปฏิบัติหรือการได้รับผลประโยชน์ร่วมกันและความร่วมมือกัน
การเข้าใจผู้อื่น ซึ่งเป็นหลักการเกี่ยวกับการเคารพ การอ่อนน้อมถ่อมตน และความบริสุทธิ์ใจ
การประสานความแตกต่าง ซึ่งเป็นหลักการของการให้คุณค่าแก่ความแตกต่างและการมองหาทางเลือกที่สาม

อาจสรุปได้ว่าการบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นยุคของการบริหารเวลาที่สามารถแก้ไขปัญหาและรวบรวมข้อดีของการบริหารเวลายุคต่างๆ ในอดีตที่ผ่านมา รวมทั้งเป็นการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพและสามารถก่อให้เกิดประสิทธิผลได้ดีที่สุด