พฤติกรรมในการทำงาน - หลุมพรางเวลา จากหนังสือ Time Traps

Time Traps บทความที่นำเสนอมาจากหนังสือเรื่อง Time Traps แต่งโดย Todd Duncan เป็นเรื่องเกี่ยวกับ พฤติกรรมในการทำงาน ที่พล่าผลาญเวลาโดยไม่จำเป็น โดยผู้แต่งมีความเชื่อว่า เวลาทั้งหมดในชีวิต ม่จำเป็นต้องทุ่มเทให้กับเรื่องงานเพียงอย่างเดียว เพราะชีวิตไม่ได้มีเพียงมิติเดียว และในโลกนี้ยังมีสิ่งต่าง ๆ อีกมากมายที่รอให้เราค้นหา แต่มนุษย์ส่วนใหญ่ มักใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์จนไม่เหลือเวลา ที่จะมองโลกในมุมอื่น ๆ หรือไม่มีเวลาพอแม้แต่จะสานความฝันที่ตัวเอง ต้องการให้เป็นจริง ดังนั้น ผู้แต่งจึงชี้ให้เห็นถึงพฤติกรรมต่าง ๆ ที่เป็นหลุมพรางควรแก่การหลีกเลี่ยงเพื่อประหยัดเวลาที่มีค่าในชีวิตดังนี้

1. การตกหลุมพรางกับการสร้างภาพให้ตัวเอง (Identity trap)
การสร้างภาพในที่นี้คือ การทำตัวยุ่งอยู่ตลอดเวลา ขยันขันแข็ง ทุ่มเทให้กับการทำงานทุกวินาทีจนแทบจะไม่มีเวลาว่าง แม้แต่เวลาทานอาหาร ก็ต้องคุยเรื่องงาน กลับบ้านก็เอางานกลับไปทำ พฤติกรรมดังกล่าวดูผิวเผินอาจจะเป็นเรื่องดี แต่ผู้แต่งกล่าวว่า สิ่งเหล่านี้จะเป็นการสร้าง ความ อึดอัด ความกระวนกระวายใจ ความเร่งรีบ และความตึงเครียดให้สั่งสมอยู่ในจิตใจโดยไม่รู้ตัว เหมือนลากโซ่ตรวนติดตามตัว ไปตลอดเวลา สุดท้ายมักจบลงที่คำว่า ทำงานไม่ทัน ทำงานไม่เสร็จ ทำงานไม่ดี เพราะความกังวลที่สะสมในจิตใจเป็นตัวบั่นทอนประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อไม่มีผลงาน ก็เกิดความเครียด ความกังวลใจวนเวียนเป็นวัฏจักรไม่มีที่สิ้นสุด และนอกจากนั้น ผู้แต่งยังเชื่อว่า การสร้างภาพเป็น คนที่มีงาน รัดตัวนั้น อาจจะเป็นการโกหกตัวเอง เพื่อหนีความจริง เพราะรู้ตัวดีว่า ตนเองไม่มีผลงาน

วิธีทางแก้ไขมีดังนี้
รู้ว่าจุดไหนคือเพียงพอแล้ว และเลือกทำแต่สิ่งที่สำคัญ และสร้างผลประโยชน์แก่องค์กรมากที่สุด บอกตัวเองว่า ชีวิตนี้ไม่ได้เกิดมาเพื่อทำงานอย่างเดียว บอกตัวเองว่า การใช้เวลาในแต่ละวันจะต้องช่วยให้คุณภาพชีวิตดีขึ้นอย่าแคร์สายตาของผู้อื่นมากนัก แต่ให้รู้ตัวว่าขณะนี้ตนเองกำลังทำอะไรและทำเพื่ออะไร

2. การตกหลุมพรางกับระบบงานในองค์กร (Organization trap)
ในที่นี้คือการตอบอีเมลล์ ตอบจดหมาย หรือรับโทรศัพท์ เป็นต้น งานดังกล่าวเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้แต่งเปรียบเหมือน การพายเรือใน กระแสน้ำ อันเชี่ยวกราก และถึงแม้ว่าจะหยุดกระแสน้ำไม่ได้ แต่ผู้แต่งมีวิธีชะลอความแรงของกระแสน้ำได้โดยการสร้างเขื่อน มีด้วยกัน 4 วิธี ดังนี้
1.หยุดทุกกิจกรรมที่ไม่จำเป็นเช่น คุยโทรศัพท์ในเรื่องสัพเพเหระกับเพื่อนฝูงตอบอีเมลล์ที่ไม่เร่งด่วน หรือเล่นอินเตอร์เน็ต เป็นต้น
2.ลงมือทำในสิ่งที่สร้างประโยชน์ให้กับองค์กร
3.ประเมินตัวเองว่าสามารถหยุดกิจกรรมที่ไร้ประโยชน์ได้จริงหรือไม่
4.ประเมินตัวเองว่าได้ลงมือทำสิ่งที่มีประโยชน์ต่อองค์กรตามที่คิดไว้บ้างหรือยัง หรือทำแล้วมีความคืบหน้าอย่างไรบ้าง

3. การตกหลุมพรางกับการชอบทำงานทุกอย่างด้วยตนเอง (Control trap)
ผู้แต่งเชื่อว่าคนที่เลือกทำงานเองทั้งหมด มีเหตุผลอยู่ 4 แบบคือ
1.Ego สูงไม่ไว้ใจใคร คิดว่าตัวเองเก่งที่สุด
2.ไม่มั่นใจในความสามารถของตนเองกลัวคนอื่น จะดูถูกดูแคลน จึงเลือกที่จะทำเองทั้งหมด
3.คิดแบบตื้น ๆ ว่าทำเองก็ได้ ไม่ต้องไปพึ่งใคร
4.เป็นนิสัยส่วนตัว
การทำงานด้วยตัวเองทั้งหมดเป็น การใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์แทนที่จะเอาเวลาไปสร้างผลงานอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่า และยังเป็นการแสดงถึง การขาดความสามารถในการทำงานเป็นทีมด้วย สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดย การรู้จักกระจายงานไปให้ผู้ร่วมงานหรือลูกน้องทำบ้าง และควรหมั่นเข้าหาหัวหน้าให้ท่านชี้นำแนวทางที่ถูกต้อง ในการสร้างผลงาน แก่องค์กร เพื่อประหยัดเวลาในการลองผิดลองถูก

4. การตกหลุมพรางกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ (Technology trap)
ในที่นี้คือการเสียเวลากับการรับโทรศัพท์ เล่นอินเตอร์เน็ต และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้อุปกรณ์อิเลคทรอนิก รุ่นใหม่ ๆ ที่จะต้องเสียเวลากับการ ทดลองใช้เสียเวลาอ่านคู่มือ ดังนั้น ผู้แต่งจึงแนะนำว่า การให้ผู้ที่เคยใช้เครื่องดังกล่าว มาสาธิตวิธีการใช้จะเป็นการประหยัดเวลา และสะดวก กว่าการศึกษาด้วยตนเอง นอกจากนั้น ผู้แต่งยังให้ข้อคิดว่า การใช้อุปกรณ์ที่ธรรมดาไม่ต้องไฮเทคมากนัก จะประหยัดเวลามากกว่า และได้ประโยชน์เหมือน ๆ กัน เช่นการจดบันทึกข้อมูลในสมุดย่อมรวดเร็วกว่าการคีย์ข้อมูลลงในอิเลคโทรนิคไดอารี่หรือPalm เป็นต้น

5. การตกหลุมพรางกับการพยายามสร้างผลงานที่มากเกินไป (Quota trap)
ในที่นี้คือการพยายามสร้างฐานลูกค้าให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ โดยผู้แต่งได้จำแนกประเภทของลูกค้าที่ควรหลีกเลี่ยงและที่ควรรักษาไว้ ดังนี้
กลุ่มลูกค้าที่ควรหลีกเลี่ยง
-จุกจิกและซื้อสินค้าน้อย
-จุกจิกแต่ก็ซื้อสินค้ามาก ประเภทนี้ต้องหลีกเลี่ยงเพราะทำให้เราเสียเวลามากจนเกินไป
กลุ่มลูกค้าที่ควรรักษาไว้
-ซื้อมาก ไม่เรื่องมากและช่วยแนะนำคนอื่นมาซื้อสินค้าเรา
-ซื้อน้อย แต่ไม่เรื่องมากและชอบสินค้าของเรา กลุ่มนี้ควรรักษาไว้เพราะเมื่อมีโอกาสลูกค้ากลุ่มนี้จะซื้อสินค้าของเราอีกอย่างแน่นอน

6. การตกหลุมพรางกับการกลัวความผิดพลาด (Failure trap)
คือการไม่กล้าเสนอผลงานมากนักเพราะกลัวจะผิดพลาด ส่งผลให้เวลาเสนอผลงานในที่ประชุม จะไม่มั่นใจและเสียเวลามาก เพราะมีแต่ความ หวาดวิตกอยู่ตลอดเวลา ผู้แต่งเสนอทางแก้คือให้ตั้งเป้าหมายให้สูงไว้ก่อนและต้องรู้จักเลือกทำงานที่สำคัญและสร้างประโยชน์ให้องค์กร

7. การตกหลุมพรางกับค่านิยมของสังคม (Party trap)
หลุมพรางสุดท้ายในที่นี้คือ การเห่อเหิมไปตามค่านิยมของสังคม เช่นทำงานหนักเพื่อเก็บเงินซื้อรถรุ่นใหม่ มือถือรุ่นล่าสุด หรือบ้านราคา หลายสิบล้าน เป็นต้น เหล่านี้เป็นความคิดที่ผิดเ พราะชีวิตที่แท้จริงมีหลายมิติเกินกว่าเรื่องวัตถุ คุณภาพชีวิตที่ดีจะต้องประกอบด้วย การมีสุขภาพที่ดี การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบข้าง การมีโลกทัศน์ที่กว้างไกล การสร้างประโยชน์กลับคืนสู่สังคม และมีเวลาเหลือพอ ที่จะไปทำสิ่งต่าง ๆ ที่ในใจลึก ๆ อยากจะทำ