เทคนิคการประชุม แบบมืออาชีพ

สรุปเนื้อหา เทคนิคการประชุม แบบมืออาชีพ Meeting that Works

ในภาวการณ์ที่เศรษฐกิจกำลังถดถอย องค์กรต่างๆ ล้วนจำเป็นต้องปรับปรุงตังเอง ให้แข็งแกร่งขึ้น โดยการลดขนาดองค์กร (Right Sizing) และพัฒนากระบวนงาน รวมถึงวิธีการทำงานขึ้นใหม่ เพื่อให้องค์กรของตนมีลักษณะเป็นทีมงานที่มีศักยภาพสูงสุด (High Performance Team) ที่พร้อมเผชิญหน้ากับทุกๆ สถานการณ์ในอนาคต ซึ่งการทำงานในยุคถัดไป จึงมีลักษณะของการทำงานเป็นทีม (Team work) มากขึ้น โดยการแลกเปลี่ยน ประสบการณ์และการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน และหนึ่งในหลายๆ เครื่องมือที่จะช่วยให้การทำงานในลักษณะนี้เป็นผลสำเร็จ ก็คือ วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Effective Meeting) ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการ ดังนี้

บทที่ 1 การประชุมในที่นี้มีความหมายถึง

ขั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคน เพื่อเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินงานขององค์กร การประชุมที่ดีนั้น จะช่วยในการตัดสินใจของคณะการวางแผนและติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิ ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ โดยการประชุมทั่วๆ ไปนั้นจะแบ่งออกเป็น 5 ประเภท คือ
1.1 การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ขององค์กร นโยบายเป้าหมาย และกลยุทธ์ต่างๆ จัดการประชุมให้กระชับโดยใช้เวลาสั้นๆ
1.2 การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ ในยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่นทุ่มเทของพนักงาน ที่จะฝ่าวิกฤติหรือพิชิตเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งควรดำเนินการตั้งชื่อการประชุมนี้ให้น่าสนใจ เช่น “พลังสู่ความสำเร็จ” , ถ้ามีงบประมาณเพียงพอควรเลือกจัดในสถานที่ ที่ได้บรรยากาศดีๆ , ควรมีวิทยากรที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จัก ร่วมบรรยายด้วยสัก 1 ช่วง, ในตอนท้ายของการประชุม ถือได้ว่าเป็นช่วงเวลาที่สำคัญที่สุด ที่ผู้บริหารระดับสูงจะได้เร่งเร้า และจูงใจให้พนักงานทุกคนฮึกเหิม และให้คำมั่นสัญญาต่อกันว่า จะร่วมกัน – สามัคคีกันปฏิบัติพันธกิจนั้นให้สำเร็จให้จงได้
1.3 การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ เป็นวิธีการอันหนึ่งที่สำคัญในการบริหารให้องค์กรนั้นๆเป็นองค์กรที่มีความคิดสร้างสรรค์อย่างต่อเนื่อง และเป็นการฝึกให้สมาชิกทุกคนในองค์กร มีทักษะในการคิดวิเคราะห์ ซึ่งจะเป็นคุณสมบัติที่สำคัญ ของทีมงานในทศวรรษหน้า
1.4 การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ ในการประชุมลักษณะนี้ องค์ประชุมจะต้องประกอบด้วย ผู้นำประชุมที่เป็นผู้บริหารระดับสูง หรือผู้นำองค์กร และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมก็จะต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมีอำนาจการตัดสินใจสั่งการในระดับหน่วยงานผู้ปฏิบัติงาน ไม่ควรเกิน 10 – 12 คน การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากๆ บ่อยครั้ง จะทำให้ได้แต่ข้อมูลความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ แต่การสรุปเพื่อให้ได้ผลในการร่วมกันตัดสินใจที่ดีนั้นเป็นไปได้ยาก
1.5 การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม การประชุมประเภทนี้มีความสำคัญและจำเป็นต่อองค์กรและสมาชิกในองค์กรนั้นๆ แต่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในอัตราที่สูง

บทที่ 2 ขั้นตอนการประชุม

การดำเนินการประชุมให้มีประสิทธิผลนั้น ประกอบไปด้วยขั้นตอนดังนี้

2.1 การวางแผนล่วงหน้า ในขั้นตอนการวางแผนล่วงหน้าและเตรียมการให้เกิดการประชุมอย่างมีประสิทธิผลนั้น ประกอบด้วย

2.1.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ โดยกำหนดอย่างชัดเจนว่าต้องการได้รับอะไรจากการประชุม และจะต้องแจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุม ให้แก่ผู้ที่ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุมได้ทราบทุกครั้ง การประชุมแต่ละครั้งควรมีวัตถุประสงค์ / เป้าหมายที่ชัดเจนเพียงข้อเดียว
2.1.2 การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม ในการประชุมแต่ละครั้ง จำเป็นต้องกำหนดรายชื่อผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุมให้ชัดเจน องค์ประกอบของสมาชิกในที่ประชุมควรประกอบด้วยกลุ่มที่คอยสนับสนุนข้อมูล และกลุ่มที่คอยคิดวิเคราะห์และตัดสินใจเป็นสำคัญ โดยจะต้องคำนึงถึง การกำหนดตัวบุคคลที่จะทำการเชิญประชุม ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุมทุกครั้ง
2.1.3 การจัดวาระการประชุม วาระการประชุมนั้นเป็นเครื่องมือมาตรฐานสำหรับทุกการประชุม วาระของการประชุมนี้ จะช่วยให้เห็นโครงสร้างการประชุมที่ชัดเจนและก่อให้เกิดประสิทธิผล แนวทางในการกำหนดวาระการประชุม
หน่วยงานที่จะเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม จะรับผิดชอบในการกำหนดวาระการประชุม แล้วจึงนำไปปรึกษากับผู้ที่จะเป็นประธานที่ประชุม เพื่อขอความเห็นชอบ ควรมีการสอบถามไปยังสมาชิก ที่จะเข้าร่วมประชุมทุกคนด้วยว่ามีวาระอื่นใดที่จะขอนำเข้าสู่ที่ประชุมอีกหรือไม่
วาระการประชุมแต่ละเรื่องหรือแต่ละหัวข้อจะมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันกับวัตถุประสงค์ของการประชุมมีการกำหนดวาระที่สำคัญๆ ไว้ในลำดับต้นๆ ของการประชุมมีการจัดความสัมพันธ์ของแต่ละวาระให้เชื่อมโยง ต่อเนื่องกันไม่วกไปวนมา
2.1.4 การประชุม และหนังสือเชิญประชุม การเรียนเชิญประธานที่ประชุม จำเป็นต้องนำรายละเอียดวัตถุประสงค์ของการประชุม รายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมประชุม ตลอดจนวาระการประชุมไปเรียนปรึกษาและขอเชิญด้วยวาจาเสียก่อน แล้วจึงจัดทำเป็นหนังสือเชิญประชุมอีกครั้ง การเชิญผู้เข้าร่วมประชุม การเชิญเข้าร่วมประชุมควรแจ้งล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 1 สัปดาห์ หนังสือเชิญประชุม โดยเนื้อความในหนังสือเชิญประชุม ควรประกอบด้วย ใจความสำคัญ โดยย่อๆ คือ สาเหตุ – ที่มา ของการจัดให้มีการประชุม,วัตถุประสงค์,บุคคลที่จะให้เกียรติมาเป็นประธานการประชุม, วัน – เวลา – สถานที่ประชุม
2.1.5 การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ การจัดสถานที่ ควรพิจารณาถึงขนาดของห้อง ที่เหมาะสมกับจำนวนคน และลักษณะของการจัดโต๊ะประชุมว่าจะจัดรูแบบใด แอร์และอุปกรณ์ไฟฟ้า แสงสว่างใช้การได้ดีหรือไม่ ม่านบังแสง ปิด – เปิดได้
ในการจัดอุปกรณ์ ก่อนการประชุมทุกครั้งจะต้องทำการสอบถามไปยังประธานที่ประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนว่ามีความจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง ลักษณะการนำเสนอเป็นเช่นไร ที่สำคัญที่สุด คือ 30 นาทีก่อนการประชุมจะเริ่มต้น ควรมีการตรวจสอบครั้งสุดท้าย ทั้งความสะอาดเรียบร้อยของสถานที่ จำนวนเก้าอี้นั่งและอุปกรณ์ต่างๆ จะเห็นได้ว่า กระบวนการในการวางแผนการประชุมนี้เป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญต่อผลสำเร็จของการประชุมอย่างมาก ซึ่งถ้ามีการวางแผนการประชุมดี มีการเตรียมการที่ดีก็เท่ากับได้เดินทางมาถึงครึ่งทางแล้ว ในส่วนที่เหลืออีกครึ่งทาง ที่จะทำให้การประชุมนี้มีประสิทธิผลโดยสมบูรณ์ ก็จะอยู่ที่บทบาทของประธานที่ประชุม และบทบาทของผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีเป็นสำคัญ

2.2 การดำเนินการประชุม มี 8 ขั้นตอนการประชุมที่บรรลุผลสำเร็จ

2.2.1 การประชุมต้องเกิดจากความต้องการที่แท้จริง การประชุมนั้นจะเป็นสิ่งที่จำเป็น เมื่อสมาชิกในกลุ่มต้องมีส่วนร่วมในการปฏิบัติหรือตัดสินใจ
2.2.2 ตั้งเป้าหมายสำหรับการประชุมเพื่อต้องอภิปรายหรือร่วมกันตัดสินใจ พร้อมทั้งกล่าวย้ำตอนจบการประชุมว่าได้บรรลุเป้าหมายอะไรไปบางแล้ว
2.2.3 ให้กลุ่มเป็นผู้กำหนดการตัดสินใจ
2.2.4 ดำเนินการตามตารางเวลา
2.2.5 ให้ความสนใจกับสิ่งที่สำคัญ โดยกำหนดเวลาในการประชุมตามความสำคัญของแต่ละประเด็น
2.2.6 ดำเนินการประชุมตามที่วางไว้ วาระการประชุมจะช่วยให้สามารถดำเนินการภายในเวลาที่กำหนด ถ้ามีประเด็นอื่นๆ ที่น่าสนใจเกิดขึ้นให้ถามที่ประชุมว่า มันสำคัญพอที่เราจะใช้เวลาอภิปรายหรือไม่
2.2.7 ทำให้ทุกคนมรส่วนร่วม ทุกคนควรได้รับโอกาสในการมรส่วนร่วมแบ่งปันความคิดเห็นที่เท่าเทียมกัน
2.2.8 มีผู้ดำเนินการประชุมที่ดี ซึ่งสามารถดำเนินการประชุมและปฏิบัติตามทุกข้อที่กล่าวมาได้อย่างดี
2.3 ปิดการประชุมและติดตามผล
ก่อนการปิดการประชุมทุกครั้ง จึงควรมีการทบทวนสรุปประเด็นสำคัญและการตัดสินใจที่ได้กระทำ และจัดทำเป็นรายงานการประชุมที่ชัดเจนว่า ใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร และควรมีการประเมินผลการประชุมสั้นๆ โดยอาจถามผู้เข้าร่วมประชุมว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับการประชุมครั้งนี้ สิ่งที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดในการประชุมครั้งนี้

บทที่ 3 บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม

โดยส่วนใหญ่แล้ว ความสำเร็จในบทบาทของการเป็นผู้นำการประชุมจะมาจากปัจจัยสำคัญ 2 ประการ คือ บุคลิกภาพส่วนตัว และเทคนิควิธีการต่างๆ ที่ใช้ในการประชุม
3.1 บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม ที่สำคัญประกอบด้วย
มีความยุติธรรม ให้โอกาสแก่สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและยุติธรรมในการตัดสินใจมอบหมายกิจกรรมต่างๆ
มีความมั่นใจในตนเอง
ความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และการตัดสินใจด้วยเหตุ – ด้วยผล
ต้องพยายามควบคุมตนเองให้ปราศจากความเอนเอียงไปเข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง
ควบคุมอารมณ์ได้เยือกเย็นมีสมาธิไม่ตื่นตระหนก
มีทักษะในการพูด และสรุปประเด็นให้ผู้อื่นเข้าใจได้โดยง่าย การสั่งการที่กระชับไม่เยิ่นเย้อ
3.2 เทคนิคและวิธีการต่างๆ ที่ใช้ในการนำประชุม ในระหว่างการประชุม บทบาทหน้าที่ในการ
บริหารการประชุมให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผล พอจะแบ่งออกเป็นช่วงต่างๆได้ดังนี้
ช่วงเปิดการประชุม
เปิดการประชุมให้ตรงเวลา
กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดี ตั้งแต่แรกเริ่ม
กล่าววัตถุประสงค์ของการประชุม และกำหนดการ พร้อมวาระต่างๆ
กล่าวแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมทั้งมอบหมายบทบาทการประชุมให้แก่สมาชิก
กล่าวขอความร่วมมือในการออกความคิดเห็น
ทบทวนการประชุมครั้งก่อน ติดตามความคืบหน้า
ช่วงนำเข้าสู่วาระต่างๆ
เริ่มทำการพิจารณา เรียงตามลำดับวาระที่ได้กำหนดไว้
พยายามควบคุมเวลา ที่ได้กำหนดไว้ในแต่ละวาระ
เปิดโอกาสให้ทุกคน ได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นอย่างเสมอภาค
คอยตัดบทสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมบางคนที่พูดวกวนเยิ่นเย้อ
เมื่ออภิปรายกันจนเสร็จเรียบร้อยในแต่ละวาระ ประธานฯ จะต้องสรุปประเด็นสำคัญๆ
หากมีกิจกรรมที่ต้องดำเนินการต่อไปหลังจากการประชุมนี้ ประธานฯ ต้องพิจารณา
มอบหมายสั่งการด้วยความชัดเจน และยุติธรรม
ทำหน้าที่เสมือนโค้ช คอยสอนงานสอนวิธีคิด และวิธีตัดสินใจ
ประธานฯ ทำหน้าที่เป็นกรรมการตัดสินให้ความยุติธรรม และดูแลให้การประชุมเป็นไป
อย่างราบรื่น มีบรรยากาศที่ดี
ช่วงปิดการประชุม
ก่อนปิดการประชุมทุกครั้ง ควรสรุปถึงผลการตัดสินใจ และการมอบหมายกิจกรรม
ประเมินการประชุม โดยขอข้อมูลตอบกลับจากสมาชิก
ปิดการประชุมให้ตรงตามกำหนดเวลา
หากมีนัดหมายการประชุมในครั้งต่อไป ก็ให้นัดหมายกันในช่วงนี้
ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
3.3 วิธีจัดการกับตัวป่วนในที่ประชุม
พวกที่ชอบผูกขาดการพูด เมื่อเจอคนประเภทนี้ในที่ประชุม อย่าโต้เถียงแต่ให้เผชิญหน้าด้วยการละความสนใจพวกเขา ขัดจังหวะพวกเขาด้วยการเรียกชื่อ แล้วเชิญให้คนอื่นๆ ออกความคิดเห็น พวกที่ชอบดึงความสนใจ พวกเขามักทำให้ตัวเองมีความเกี่ยวข้องกับประเด็น วิธีจัดการกับคนกลุ่มนี้ คือ ให้ทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุมอีกครั้ง และถามคำถามที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้พวกเขามุ่งไปยังประเด็นปัญหาได้
พวกที่ชอบแอบซุบซิบ พวกเขามักจะซุบซิบวิพากษ์วิจารณ์กับคนอื่นๆเพื่อให้คนอื่นๆ ลดบทบาทความสนใจจากคุณไปที่เขา วิธีจัดการกับคนกลุ่มนี้ คือ ให้พุ่งความสนใจไปที่เขา และขอให้เขาแบ่งปันความคิดเห็นกับทุกๆคนด้วย
พวกที่ช่างสงสัย พวกเขามักจะวิพากษ์วิจารณ์ทุกสิ่งที่คุณและคนอื่นๆพูด ถ้าพวกเขาเริ่มวิพากษ์วิจารณ์ระหว่างการประชุม ให้บอกกับพวกเขาตรงๆ ว่าคุณยังไม่ต้องการคำวิจารณ์ และขอให้พวกเขาหาทางแก้ปัญหาให้แทน
3.1 คุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ
ประหยัดเวลาและได้ผลสรุปที่ดี
สร้างความกระตือรือร้น และสร้างเสริมพลังของความร่วมมือ
เป็นการระดมพลังความคิด
การทำงานเป็นทีม
สถานการณ์สร้างผู้นำ

บทที่ 4 บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี

จำเป็นต้องมีบัญญัติ 10 ประการในการเข้าร่วมประชุม คือ
4.1 ต้องมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา
4.2 ต้องนำสำเนารายงานการประชุมครั้งที่แล้ว และกำหนดการประชุมในครั้งใหม่ พร้อมเอกสารประกอบ ติดตัวมาด้วยทุกครั้ง
4.3 กรณีมาถึงก่อนเวลา ก็ควรรอในห้องประชุม ไม่ควรเดินเข้า – เดินออก ถ้าไม่จำเป็น
4.4 เมื่อต้องการจะพูดชี้แจง ก็ควรยกมือขึ้นขออนุญาตต่อประธานในที่ประชุม
4.5 อภิปราย หรือชี้แจงต่อที่ประชุมด้วยวาจาสุภาพ ไม่ก้าวร้าว มีใจความกระชับชัดเจนและมีเหตุผลเสมอ
4.6 การนำเสนอ การอภิปรายและชี้แจงทุกครั้ง จะเป็นการเสนอต่อท่านประธาน
4.7 เก็บรักษาความลับในที่ประชุมไว้ไม่แพร่งพรายออกไป
4.8 ไม่นำเครื่องอุปกรณ์สื่อสารใดๆ เข้าไปในห้องประชุม
4.9 มีความพยายาม ที่จะร่วมกันคิดวิเคราะห์อย่างหลากหลาย และหาทางแก้ไขปัญหา รวมถึงกล้าที่จะนำเสนอและตัดสินใจต่อที่ประชุม
4.10 หากที่ประชุมมีมติด้วยเสียงส่วนใหญ่ ที่จะปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่งแม้เราไม่เห็นด้วย แต่ก็ต้องเต็มใจรับไปปฏิบัติ

บทที่ 5 บทบาทของผู้บันทึกผลการประชุม

ผู้บันทึกผลการประชุมและจัดทำรายงานการประชุม มักจะเป็นบุคคลเดียวกันกับผู้ที่ทำการวางแผน และกำหนดรายละเอียดของการประชุม โดยแบ่งเป็น 3 ช่วงกิจกรรมการประชุม ดังนี้
กิจกรรมก่อนการประชุม สิ่งที่ต้องดำเนินการ คือ กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม, เรียนเชิญประธานที่ประชุม, กำหนดตัวผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม, กำหนดวาระจัดทำหนังสือเชิญประชุม,จัดทำกำหนดการประชุม,เตรียมสถานที่และอุปกรณ์, ประสานงานในการจัดเตรียมข้อมูลและการนำเสนอประเด็นของสมาชิกที่จะเข้าร่วมประชุม
กิจกรรมระหว่างการประชุม คือ จดบันทึกผลการประชุม, เขียนสรุปประเด็นต่างๆ บนกระดานเขียนหรือแผ่นพลิก, และประสานงานกับหน่วยงานด้านอาคารสถานที่ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปโดยราบรื่น
กิจกรรมภายหลังการประชุม จัดทำรายงานการประชุม เพื่อนำเสนอให้ประธานลงนาม พร้อมรายงานการประชุมนั้น ต้องมีใจความสำคัญครบถ้วน ถูกต้องตามความเป็นจริง สั้นและกระชับ และทำการประเมินผล เพื่อสรุปบรรยากาศและเหตุการที่เกิดขึ้น
-------------------------------
อ้างอิง
สามารถศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมจากหนังสือ/เอกสาร

ชื่อหนังสือ : เทคนิคการประชุม แบบมืออาชีพ Meeting that Works