เก่งงานได้ทั้งง่ายและสนุก

คนเราใช้เวลาครึ่งหนึ่งของชีวิตอยู่กับการทำงาน ถ้าหากทำงานแล้วไม่มีความสุขทั้งชีวิต ก็คงไม่มีความสุขตามไปด้วย หนังสือเล่มนี้จะแนะนำ เทคนิคการบริหารจัดการกับงานที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายโดยไม่ต้องฝืนใจ เป็นวิธีเพิ่มศักยภาพในการทำงาน ทั้งการบริหารเวลา การสื่อสารกับคนรอบข้าง การจัดเก็บข้อมูล การวางแผน และการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้สามารถทำงานสำเร็จลุล่วงด้วยผลงานที่ดี มีเวลาเหลือให้กับตัวเองและครอบครัวได้อย่างจริงจังและสมบูรณ์มากขึ้น นอกจากนี้ยังเสนอวิธีการใช้กลยุทธ์กับการดำเนินชีวิตอย่างมีเป้าหมาย ช่วยให้สามารถหาโอกาสและสร้างความก้าวหน้าให้กับตัวเองได้ จึงเป็นประโยชน์ทั้งในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว

เพิ่มเวลาของตนเองและลดเวลาของคนอื่นลง ปฏิบัติงานโดยคิดด้วยตัวของตัวเอง เพิ่มเวลาของตนเองให้มากขึ้น เพียงแต่เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน ก็สามารถที่จะเปลี่ยนเวลาของคนอื่นให้เป็นเวลาของตัวเองได้
ใช้เวลาของวันนี้เตรียมการสำหรับงานในวันพรุ่งนี้ ทำตัวให้มีเวลาว่างสัก 5% สำหรับเตรียม การเพื่อวันพรุ่งนี้ จะทำให้สามารถบรรลุผลงานในวันนี้ได้อย่างราบรื่น ทำให้มีเวลาว่างใหม่ๆ เพิ่มขึ้นได้อีก
แทนที่จะรอให้ถูกตามงาน ต้องส่งมอบงานก่อนเวลา กำหนดเวลาส่งมอบงานของตัวเอง ให้เร็วกว่าเวลาส่งมอบงานจริง แล้วเคลียร์งานให้เรียบร้อย
เทคนิคการใช้เวลาในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ ต้องแบ่งเวลา 1 วันเป็น 3 ส่วน แล้วผ่อน หนักผ่อนเบาในการทำงานแต่ละวัน
กำหนดความสำคัญของงานแต่ละอย่าง แล้วทำให้เสร็จทีละอย่าง ใช้วิธีบันทึกงานที่ควร จะทำลงในสมุดบันทึก หากใช้กระดาษติดแปะ (แบบ Post-it) จะทำให้สะดวกยิ่งขึ้น เพราะจะเห็นได้ง่าย และ หากเป็นกระดาษสีเหลืองก็จะช่วยกระตุ้นสมอง กระตุ้นให้อยากทำงานมากขึ้นอีกด้วย เมื่อทำงานเสร็จไปหนึ่ง อย่าง ก็เอากระดาษติดแปะที่เป็นเรื่องของงานนั้นทิ้งลงตะกร้าไป ทำให้รู้สึกว่างานได้สำเร็จลุล่วงไปอย่างหนึ่ง แล้ว เป็นการเปลี่ยนความรู้สึกให้มีความสบายใจมากขึ้น สำหรับงานใหญ่ที่ต้องใช้เวลามากนั้น ต้องเขียนลงไป ในกำหนดการว่าจะทำช่วงไหน เมื่อไร เพื่อจะได้เตรียมเวลาเอาไว้ หากจำไว้ในใจเพียงอย่างเดียว ก็จะมีแต่ ความกดดันจากความรับผิดชอบที่มีอยู่ ทำให้รู้สึกว่ามีภาระหนักมาก
ต้องมีเวลา Golden Time เป็นของตัวเอง คือเวลาที่ทำงานแล้วรู้สึกสนุกสนาน สามารถ ทำงานอย่างมีสมาธิ และมีประสิทธิภาพสูง เวลาทองสำหรับตัวเองก็คือเวลาที่ตัวเองสามารถ ทำงานอดิเรก หรือสิ่งที่ตัวเองชอบได้ นอกจากนั้นยังต้องค้นหาเวลาทองสำหรับครอบครัวด้วย เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานด้วย การกำจัดความสูญเปล่า ความไม่สม่ำเสมอ และการฝืนทำ
􀂃 กำจัดความสูญเปล่า เวลาทำงานที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์โดยตรง จริงๆ แล้วมีไม่ถึงครึ่ง การกำจัดความสูญเปล่า จะทำให้เราเพิ่มงานที่สร้าง มูลค่าเพิ่ม ให้ได้มากขึ้น การวางแผนแล้วทำงานอย่างมีแผน จะช่วยลดความสูญเปล่าได้
􀂃 กำจัดความไม่สม่ำเสมอ ได้แก่ ความไม่สม่ำเสมอของวิธีการทำงาน ปริมาณงาน ผลลัพธ์ของงาน เป็นต้น การสร้างมาตรฐาน ในการทำงาน จากวิธีการที่มีประสิทธิภาพสูงสุด และให้ทุกคนทำงาน โดยรักษามาตรฐานนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพของงานเพิ่มสูงขึ้น
􀂃 กำจัดเรื่องของการฝืนทำ การทำเพราะฝืนทำมักจะทำให้เกิดผลกระทบในระยะยาว ขึ้นได้ เช่น การวางแผนที่เป็นการฝืน การรับปากว่าจะ ส่งมอบให้เร็วแบบฝืนทำ นอกจากนี้การทำงานล่วงเวลา เพราะความเคยชินจะเป็นการฝืนร่างกายของเรา การฝืนทำเหล่านี้ล้วนส่งผล ให้ประสิทธิภาพตกต่ำลงได้
เลือกทิ้งงานบางอย่าง เพื่อทำงานที่มีมูลค่าเพิ่มสูงกว่า ถ้าอยากทำ ไปหมดทุกเรื่อง ก็ไม่สามารถทำงานที่สำคัญจริงๆ ได้ ต้องทำงานแต่ละอย่าง ที่อยู่ในมือ ให้เสร็จเรียบร้อย งานที่ทำได้ทันทีก็ต้องรีบจัดการเคลียร์ให้เรียบร้อยไปก่อน เป็นการลด จำนวนของงานลงได้ชัดเจน ถ้างานแต่ละอย่าง ล้วนแต่ทำคั่งค้างครึ่งๆ กลางๆ ก็จะทำให้กังวลใจ ไม่มีสมาธิที่จะทำงานอย่างอื่นต่อไปได้
ต้องเน้นเพิ่ม Output มากกว่าเพิ่มความพยายาม ต้องมีความสนใจต่อเรื่องที่ไม่ได้อยู่ ในสาขาของตนเอง ต้องเข้าร่วมการฝึกอบรม อ่านหนังสือ เพิ่มการเรียนรู้ด้วยตัวเองให้มากขึ้น
การสรุปทันที ตัดสินใจทันที ลงมือทำทันทีด้วยความรวดเร็ว ช่วยให้เกิดกำลังใจในการ ทำงาน และกระตุ้นความรู้สึกใน การบรรลุเป้าหมาย อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ให้ใช้วิธีหักลบในการทำงาน
สะสางสิ่งที่อยู่รอบตัว เพื่อให้ทำงานได้คล่องตัวมากขึ้น สะสาง สะดวก คือการทิ้ง เก็บรวบรวม กำหนดสถานที่เก็บ ดูแลรักษา ซ้ำหลายๆ ครั้ง เป็นประจำ จะทำให้สามารถใช้พื้นที่ที่มีอยู่อย่างจำกัด ให้เป็นประโยชน์สูงสุด
ถ้าอยากเปลี่ยนงานเพื่อให้ตัวเองเก่งขึ้น ต้องเปลี่ยนงานไปในสาขาที่ตัวเองถนัดเท่านั้น ต้องคิดว่าจะมีทักษะที่เป็น ตัวของตัวเองได้อย่างไร
เพิ่มความสามารถในการสื่อสาร เพื่อเพิ่มเพื่อนร่วมงานให้มากขึ้น ความสามารถในการ สื่อสารที่ดีจะทำให้เป็นที่น่าเชื่อถือ การสื่อสารก็เหมือนกับการ Catch Ball ข่าวสารข้อมูล ถือเป็นการแลกเปลี่ยน ข้อมูลข่าวสารแบบ 2 ทาง
สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้บังคับบัญชา โดยใช้การ รายงาน แจ้งให้ทราบ ปรึกษา เมื่อจะนำเสนองาน ก็ทำให้สมบูรณ์สักประมาณ 90-95% ก็พอ เพื่อเปิดช่องว่างไว้บ้างสำหรับ ให้ผู้บังคับบัญชา ได้ติติงก็จะเป็นวิธีการที่ดี การที่ได้ใส่ความเห็นเพิ่มเติมเข้าไป แล้วให้ ผู้ใต้บังคับบัญชานำไปแก้ไขนั้น จะทำให้ผู้บังคับบัญชามีความพึงพอใจเพิ่มสูงขึ้นได้
สร้างความแตกต่าง ด้วยความสามารถด้านการจัดการข้อมูล ใช้แผนภูมิ และใช้วิธีการแบ่งกลุ่มในการจัดการข้อมูล โดยการรวบรวมเอาเรื่องราวที่เป็นประเภทเดียวกัน แล้วเรียกชื่อร่วมกัน ก็จะช่วยให้ความสามารถในการสื่อสารเพิ่มสูงขึ้น เป็นเทคนิคพื้นฐานในการ จัดระเบียบข้อมูลข่าวสาร จะทำให้มองภาพรวมได้ชัดเจนยิ่งขึ้น การถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารโดยใช้เวลาที่น้อย และไม่มีขั้นตอนยุ่งยาก ก็เป็นเรื่องที่สำคัญ ทิ้งข้อมูลข่าวสารที่ไม่จำเป็น คัดสรรแต่ข้อมูลข่าวสารที่จำเป็น เท่านั้น แล้วใช้ให้เป็นประโยชน์ในการทำงาน
อินเทอร์เน็ตช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลข่าวสารได้ง่ายขึ้น เพื่อเพิ่มความสามารถในการ รวบรวมข้อมูลข่าวสาร นอกจากนี้เคล็ดลับในการอ่านหนังสือโดยใช้เวลาสั้น คือให้อ่านสารบัญก่อน เพราะ สารบัญอธิบายสาระสำคัญ โดยรวมของหนังสือเล่มนั้นอยู่แล้ว
เรียนรู้เทคนิคการจัดเก็บข้อมูล โดยการจัดระเบียบข้อมูลข่าวสารด้วยคอมพิวเตอร์ จัดทำเป็นโฟลเดอร์ เมื่อทำการปรับปรุงแก้ไขให้จัดทำโฟลเดอร์ กำจัดทิ้งชั่วคราว ส่วนเอกสาร ที่ไม่ต้องการใช้แล้ว ให้เก็บไว้ในกล่องกำจัดชั่วคราว A4 เมื่อผ่านไป 2-3 สัปดาห์ ก็เอานั้นไปกำจัดทิ้งจริง
เพิ่มความสามารถในการวางแผน ทำงานเหมือนเป็นโปรดิวเซอร์ในองค์กร คือการวางแผนใหม่ๆ เพื่อค้นหาโอกาสที่จะทำลาย สภาพปัจจุบันให้หมดไป เมื่อจัดทำเอกสารแผนงาน ขอแนะนำให้จัดทำำสารบัญขึ้นมาก่อน เพราะทำสารบัญได้เรียบร้อยแล้ว ก็จะทำให้สามารถจัด ระเบียบความคิดต่างๆ ในสมองของเราได้
ใช้แผนภูมิภาพเป็นเครื่องมือสื่อสารในยุคที่ต้องการความรวดเร็ว ฝึกฝนให้มีทักษะการเขียนและการคิดโดยใช้แผนภูมิภาพ ในการนำเสนอเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น สมองซีกซ้ายเหมือนกับการคิดแบบ Word Processor คือต้องเสียเวลาทำความเข้าใจ ในขณะที่สมองซีกขวาเหมือนกับการคิดแบบ Power Point คือ ใช้เวลาน้อยก็ทำความเข้าใจได้ สมองซีกขวาจะมีความเร็ว และความชำนาญในเรื่องของประสาทสัมผัสหรือประกายความคิด ดังนั้น หากได้ใช้สมองซีกขวามากๆ ก็จะทำให้ความสามารถในการคิดสร้างสรรค์เพิ่มสูงมาก ขึ้นด้วย ความคิดของสมองซีกขวา มักจะใช้แผนภูมิในการถ่ายทอด หรือในการคิด
อธิบายให้เข้าใจตรรกะ ให้สรุปสิ่งที่อยากพูดเป็นประมาณ 3 เรื่อง กล่าวกันว่าคนเรานั้น มีความสามารถในการจัดการ ข่าวสารข้อมูลได้ครั้งละไม่เกิน 7 เรื่อง แต่ในความเป็นจริงถ้าจะไม่ให้เป็นการฝืน จนเกินไปประมาณ 3 เรื่องก็จะเป็นจำนวนที่เหมาะสมและไม่เกินความสามารถจนเกินไป จะจำได้โดยไม่ต้องมี การจดบันทึก
เพิ่มความสามารถในการนำเสนอ เพื่อให้แผนงานที่จัดทำไว้ได้รับการยอมรับ เป็นเทคนิค การอธิบายที่ทำให้ เข้าใจได้ง่ายขึ้น ถ้าเข้าไปมีส่วนร่วมในการวางแผนงาน งานนั้นก็จะน่าสนุกมากขึ้น เพราะตัวเองได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรือเพิ่มไอเดียเข้าไป แทนที่จะอยู่และพึ่งพิงองค์กรเพียงอย่างเดียว ให้องค์กรได้พึ่งพิงเรา จะทำให้รู้สึกว่ามีคุณค่าในการทำงานมากขึ้น
ความสามารถในการค้นหาปัญหา จะช่วยยกระดับความสามารถในการแก้ปัญหาให้สูงขึ้น ถ้าถึงทางตันให้ใช้วิธีระดมสมอง เพื่อเพิ่มความสามารถในการสร้างไอเดียอย่างอิสระ เช่น ทิ้งแนวคิด หรือสามัญสำนึกเดิมที่มีอยู่โดยไม่ต้องกลัวอะไร เรื่องอะไรก็ได้ ขอให้คิดออกมาให้มากๆ อย่าวิจารณ์ อย่าถกเถียง อย่าอธิบายยืดยาว ใช้ไอเดียของคนอื่นมาคิดต่อ (เกมคิดต่อเนื่อง) ไอเดีย ที่คิดออกมาได้ให้เขียนบันทึกเป็นข้อๆ เอาไว้
มีปัญหาเรื่องมาตรการแก้ไข ก็ให้ลองจัดทำข้อเสนอทางเลือกไว้หลายๆ ทาง ประเมิน ข้อเสนอทางเลือกต่างๆ เพื่อเลือกสรรข้อเสนอสุดท้ายที่ดีที่สุด และกระบวนการตัดสินใจต้องชัดเจน เพื่อให้ ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิด
วิธีการปรับปรุงและปฏิรูปที่ได้ผล โดยเน้นที่กระบวนการ คือการทำให้ดีขึ้นบนเส้นต่อเนื่องจากสภาพปัจจุบัน ก้าวไปข้างหน้าเพื่อภาพที่ควรจะเป็นในจินตนาการ
ทำงานอย่างมีกลยุทธ์ ลองตรวจสอบกลยุทธ์การดำเนินชีวิตของตัวเองด้วยการวิเคราะห์ SWOT เพื่อขยายวิสัทัศน์ให้กว้างขึ้น คือการรับรู้และเข้าใจ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค จุดแข็ง และจุดอ่อน จะเป็นการวิเคราะห์ปัจจัยภายใน (ภายในองค์กรเองหรือตัวเอง) สำหรับโอกาสและอุปสรรค เป็นการ วิเคราะห์ปัจจัยภายนอก (ภายนอกองค์กรหรือตัวเอง)
กำหนดขอบเขตที่ตัวเองชำนาญ เพื่อมุ่งสู่ความเป็นมืออาชีพ(Professional) หมายถึง คนที่สามารถมีความรับผิดชอบต่อเรื่อง QCD : คุณภาพ ต้นทุน และระยะเวลาส่งมอบงาน และเป็นคนที่ สามารถมอบหมายงานให้ทำได้ด้วยความสบายใจ สามารถสร้าง output ได้มากกว่าที่ผู้มอบหมายคาดหวัง จงเป็นบุคลากรที่จะถูกนึกถึง (ไว้วางใจได้) เป็นคนแรกเสมอ "Top of Mind"
ค้นหาสมรรถนะหลักของตัวเอง (Core Competency) เพื่อความเป็นมืออาชีพ โดยการถามตัวเองว่า
- ทักษะความสามารถที่ชำนาญในการทำงานปัจจุบันคืออะไร
- ถึงแม้ว่าจะต้องใช้เวลานานในการทำงาน แต่ก็ไม่รู้สึกว่ ามีความลำบาก งานนั้นคืองานอะไร
- งานที่คิดว่าจะยกระดับความสามารถได้เร็วกว่าคนอื่น คืองานอะไร
- ทักษะที่ตัวเองเท่านั้นจึงจะทำได้ หรือตัวเองจะต้องรับผิดชอบ คืออะไร
- งานที่สามารถทุ่มเทตั้งใจทำอย่างจริงจังจนลืมเวลาได้คืองาน อะไร
- งานที่คิดว่าทำแล้วสนุก หรือมีคุณค่าในการทำ คืองานอะไร
อย่าเคยชินกับสภาพปัจจุบัน จงคิดริเริ่มด้วยตัวเองทุกวัน ที่จะขยายขอบข่ายงานให ้กว้างขึ้น เพื่อกลยุทธ์การเติบโต ให้มีเวลา Golden Time ที่ทำงานได้ด้วยความคึกคักและมีประสิทธิผล ต้องเพิ่มเวลาที่ สามารถทำงานด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้มให้มากขึ้น คนที่รู้จักผ่อนหนักผ่อนเบาในการทำงานได้จะเป็นคนที่บริหารเวลาเก่ง
จงเป็นบุคลากรที่สามารถสร้างความแตกต่างจากพนักงานคนอื่นๆ โดยการคัดเลือกขอบเขตความเป็นมืออาชีพของตนเ ที่มุ่งสู่ชัยชนะ แล้วคิดสร้างความแตกต่างต่อทักษะความสามารถที่ไร้ความหมาย ที่พนักงาน คนอื่นก็มี และรวมศูนย์เวลาไว้กับเรื่องที่สำคัญ ก็จะทำให้การยกระดับทักษะและการสร้างความแตกต่างเกิดเป็นจริงขึ้นมาได้