การบริหารเวลา

ความหมายของเวลาและการบริหารเวลา

สุขใจ น้ําผุด(2536:44) กล่าวว่าเวลาเป็นสิ่งมีค่าที่สามารถใช้ให้เกิดเป็นเงินเป็นทองได้ คุณค่าของเวลาจึงขึ้นอยู่กับ การรู้จักใช้ ให้เกิด ประโยชน์ ส่วนวิรัตน์

บัวขาว (2537:26) กล่าวว่า ทรัพยากรเวลาเป็นสิ่งสําคัญยิ่ง เมื่อหมดไปไม่สามารถ ที่จะสร้างขึ้นมาใหม่ เพื่อทดแทนได้ ผู้ที่ประสบ ความสําเร็จ ต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการใช้เวลา ในขณะที่วิมาน

จิ๋วเจียม(2539:6) ได้ให้ ความหมายของเวลาว่า เวลาเป็น ทรัพยากรธรรมชาติ ที่มนุษย์ ได้รับมาเท่าเทียมกันสําหรับใช้ในการ ทํางาน มีหน่วยเวลานับเป็น นาทีวันชั่วโมง สัปดาห์ เดือน ปี ยกเว้นช่วงอายุขัย ซึ่งจะไม่เท่ากันเวลา เป็นทรัพยากรที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ เวลาเป็นทรัพยากร ที่สะสมไม่ได้ เวลาเป็นทรัพยากรที่อนุรักษ์ไม่ได้ เวลาเป็นทรัพยากรที่หายืมเช่นเดียวกับเงินหรือวัสดุไม่ได้ และเกี่ยวกับการบริหารเวลา

เฉลิม สุขคะสมบัติ (2527: 44-47) อธิบายว่า การบริหารเวลาหมายถึงวิธีการดําเนินการโดยใช้เวลา ปฏิบัติงานให้ได้ผลตรงตาม เป้าหมายมากที่สุด ให้รู้ถึงวิธีการทํางานโดยละเอียด รวมทั้งปัจจัยที่ เกี่ยวข้องกับงานด้วย เพื่อประโยชน์นํามาใช้ การวางแผน การปฏิบัติงาน

จีรวัฒน์ วีรังก ร( 2540 : 20) ได้กล่าวถึง คําว่า“การบริหารเวลา” ว่ามักใช้กับผู้บริหาร เพราะ ผู้บริหารมีหน้าที่ใน การรับผิดชอบปฏิบัติงานมาก จึงต้องมีการจัดสรรเวลาเพื่อให้งานสําเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพและ ทันเวลา แต่นักศึกษาสามารถ ประยุกต์เทคนิคทางการบริหารเวลามาใช้ประโยชน์ต่อการเล่าเรียน

สมิทธิ์และสมิทธิ์ (Smith; & Smith.1990) ให้ความหมายว่า การบริหารเวลา หมายถึง การที่ตนเอง บริหารการใช้เวลา ซึ่งจะช่วยให้สามารถใช้เวลา ได้อย่างถูกต้อง เป็นประโยชน์ ลดความเครียด จากการเรียน และยังเป็นการวางแผนกําหนดระยะเวลาในการทํากิจกรรมต่างๆ ในชีวิตของนักศึกษา อย่างเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ

ความสําคัญของการบริหารเวลา

ฮอคไฮเซอร์ (วิภาพร สิทธิสาตร์.2542:30; อ้างอิงจาก Hochheiser 1998) กล่าวว่า การบริหารเวลาไม่ใช่เพียงความคิด แต่เป็นทั้ง ความคิด การคิดและการกระทําว่า จะดําเนินการอย่างไร เพื่อไปสู่จุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ในเวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดส่วน มาร์ติน (วิภาพร สิทธิสาตร์. 2542:30; อ้างอิงจาก Martin.1998) ได้อธิบายถึงความสําคัญเกี่ยวกับ การบริหารเวลาว่า เป็นสิ่งที่คนจําเป็นต้องนึกถึง เพราะไม่เช่นนั้น เวลาจะผ่านไปอย่างไร้ประโยชน์โดยที่ไม่สามารถทํา อะไรได้เลย ซึ่งในความเป็นจริง เพียง แต่คิดก็จะสามารถบริหารตนเองได้ การบริหารตนเอง อาจจะเป็น เรื่องของการทํางาน เรื่องส่วนตัว แนวทางในการทํางาน และการดํารงชีวิต การบริหารเวลาไม่ใช่การ รีบเร่งในการทํางาน แต่เกี่ยวข้องกับ เวลา ส่วนสุขใจ น้ําผุด (2536: 44-45) กล่าวว่า คนควรมี การบริหารเวลาโดยมีการจัดสรรเวลา ซึ่งพิจารณาจากเวลา 24 ชั่วโมง ในสัดส่วนที่เหมาะสม กับวัน อันจะก่อให้เกิด ประโยชน์ทั้ง ด้านอาชีพ การงาน สุขภาพ และอื่นๆ หรือโดยการจดบันทึกเพื่อได้เห็นว่า ได้ใช้เวลาคุ้มค่า การทํางานตาม จังหวะเวลา วางแผนให้สอดคล้อง กับจังหวะเวลา ทํางานตามแผนที่ วางไว้สอดคล้องกับเวลาที่มีอยู่ การใช้เวลาว่างให้เป็นประโยชน์เวลา ที่เว้นจากอาชีพ หรือการสร้าง สุขภาพย่อมเป็นเวลาว่าง ซึ่งแต่ละคนมีอิสระที่จะเลือกใช้ได้ตามความถนัดและความพอใจการใช้เวลา ให้เกิดประโยชน์ด้วย การทํางานอดิเรกเป็นสิ่งที่ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการเก็บรวบรวมสะสมสิ่งต่างๆงาน ประดิษฐ์ การปลูกต้นไม้ การอ่านหนังสือ ซึ่งจะก่อให้เกิดความเพลิดเพลินความรู้และเป็นรายได้ อย่างดี

เสกสรรค์ มธุลาภรังสรรค์. (2541: ออนไลน์) ได้สรุปลักษณะสําคัญของเวลา5 ประการคือ

1. เพื่อช่วยให้ใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้น ส่วนหนึ่งของการบริหารเวลาเป็นเรื่องของเทคนิคและทักษะ ซึ่งจะช่วยให้สลัด การเสียเวลาที่ไม่จําเป็นออกไป ทําให้ผู้ที่ฝึกฝนรู้สึกว่ามีเวลามากขึ้นและอยากทํา อะไรมากขึ้น
2. เพื่อให้มีเวลาให้กับคนสําคัญและสิ่งสําคัญมากขึ้นคนที่เป็นนักบริหารเวลามักจะไม่ พลาดในการให้เวลากับคนสําคัญและสิ่งสําคัญ และจะต่อสู้เต็มที่รวมถึงเรียนรู้วิธีการต่างๆ เพื่อให้ ได้มาซึ่งเวลาที่จะอยู่กับสิ่งที่มีคุณค่าสําหรับตัวเอง
3. เพื่อรักษาความสมดุลในชีวิตทักษะการบริหารเวลาเป็นเสมือนผู้ช่วยให้สามารถปฏิบัติ หน้าที่ได้ทุกบทบาทที่ตนเองต้องรับผิดชอบ ทั้งเรื่อง ครอบครัว สังคมการเรียน สุขภาพ การเงินการ งาน ฯลฯ
4. เพื่อให้มีความสุขกับการใช้ชีวิต คนที่บริหารเวลาได้ดีจะรู้สึกว่าชีวิตมีคุณค่า สิ่งเหล่านี้ นําไปสู่ความสบายใจและสุขใจ
5. เพื่อให้ได้บรรลุเป้าหมายชีวิตที่ได้ตั้งไว้แน่นอนคนที่เป็นนักบริหารเวลา ย่อมเป็นคนที่ทํา อะไรอย่างมีเป้าหมาย และจะมุ่งมั่นจนกว่าถึง จุดหมาย ของตน เมื่อผสมกับทักษะและเทคนิคในการ บริหารเวลา โอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายก็ย่อมมากขึ้น การบริหารเวลาเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ต่อชีวิตเป็น อย่างยิ่ง

เกรียงศักดิ์เจริญวงศ์ศักดิ์(2543: 18-27) กล่าวถึง การบริหารเวลาเวลาก็เหมือนชีวิต เมื่อใช้ หมดแล้วก็หมดไป การบริหารเวลา ก็เท่ากับ การบริหารชีวิต และคนที่ต้องการประสบความสําเร็จและ ความสุขในชีวิตย่อมหลักเลี่ยง การบริหารชีวิตหรือ การบริหารเวลา ไปไม่ได้ การบริหารเวลามีความจําเป็นสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้

1. การทําให้ชีวิตมีเป้าหมาย ในการตระหนักถึงความสําคัญของการบริหารเวลาที่จุดกระตุ้น ให้ค้นหาเป้าหมายที่มีคุณค่าในชีวิต เป้าหมายนั้น จะกลับมากระตุ้นเร้าให้มีความมุ่งมั่น ตั้งใจ บริหาร เวลาในชีวิตจนกว่าไปถึงจุดหมายปลายทางของเป้าหมาย
2. ทําให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ คนควรมีเป้าหมายและการที่จะประสบความสําเร็จได้นั้น บุคคลผู้นั้นต้องทุ่มเท บากบั่นเพื่อไปให้ถึง เป้าหมาย สําหรับคนที่ตั้งใจไว้อย่างแท้จริงแล้วจะตระหนัก ถึงคุณค่าของเวลาทุกวินาทีพยายามอย่างเต็มที่ ที่จะใช้เวลาทั้งหมด ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการ ผลักดันชีวิตไปสู่เป้าหมาย โดยวางตารางเวลาใช้ชีวิตแต่ละวันว่า จะต้องทํากิจกรรมใด ในช่วงใด และ แต่ละช่วงของชีวิต ทั้งในระยะสั้น ระยะยาวว่าจะต้องทําอะไร จะต้องฝึกฝน เรียนรู้เพื่อพัฒนาตน ในด้าน ใดบ้างจึงจะเอื้อต่อการก้าวไปสู่ความสําเร็จ
3. ทําให้ชีวิตมีคุณค่า มีความหมาย สามารถนําเวลาไปทําในสิ่งต่างๆที่มีประโยชน์ ต่อตนเองและผู้อื่น เช่นในการใช้การสร้างสรรค์ศิลปะ ที่จะช่วยจรรโลงจิตใจของคนในสังคม อ่านหนังสือแสวงหาความรู้ที่จะช่วยยกระดับปัญญาของตน ให้สูงขึ้นเพื่อความก้าวหน้าในชีวิตและมี ส่วนช่วยพัฒนาสังคมให้ดีขึ้น สิ่งเหล่านี้ทําให้ชีวิตมีคุณค่า และมีความหมายมากขึ้น
4. ทําให้ชีวิตสมดุลครบด้าน การที่รู้จักจังหวะของเวลาในการดําเนินชีวิตและมี การจัดสรรเวลาในแต่ละด้าน ได้แก่ ครอบครัว หน้าที่การงาน มิตรภาพสังคม ชีวิตส่วนตัวและอื่นๆได้ อย่างสมดุลชีวิตก็สามารถที่จะประสบผลสําเร็จในทุกๆด้านได้อย่างภาคภูมิใจ
5. ทําให้ชีวิตมีความสุขความพึงพอใจในชีวิต ซึ่งความพอใจในชีวิตเกิดจากการที่ประสบ ความสําเร็จในด้านต่างๆในชีวิต เช่นการเรียน การงานชีวิตครอบครัว ผลมาจากความมุ่งมั่นอุตสาหะ พากเพียรในการบริหารเวลา บริหารชีวิตอย่างตั้งใจ นอกจากนี้การบริหารเวลาที่ดี นํามาซึ่งความสุข ความพึงพอใจในชีวิต เมื่อการจัดสรรเวลาอย่างเพียงพอสําหรับการพักผ่อนประจําวัน การได้ใช้เวลากับ คนที่มีความหมายพิเศษ สุขภาพที่แข็งแรงสมบูรณ์ เนื่องจากมีเวลาออกกําลังกายอย่างสม่ําเสมอ
การเป็นเจ้าของจิตใจ ที่สดชื่นเนื่องจาก ไม่ต้องเคร่งเครียด กับเส้นตายของงาน และการได้ไปพักผ่อน ตากอากาศ ฯลฯ
6. ทําให้ทํางานได้สําเร็จลุล่วงและได้รับความก้าวหน้าในชีวิตการบริหารเวลาคือการบริหารชีวิต จะทําให้คนพัฒนาตนจาก ความบกพร่อง ต่างๆ ได้ หากเริ่มต้นตั้งเป้าหมายในชีวิตและเรียนรู้ที่จะ จัดสรรเวลาในการทํากิจกรรมต่างๆนั้น จะทําให้พบความสําเร็จ และความก้าวหน้าในชีวิต
บุญมาก พรหมพ่วย (2525:4) ให้ความเห็นเพิ่มเติมว่าการบริหารเวลามีการตอบแทนสิ่ง ต่างๆอีกมากมายให้ในชีวิต ซึ่งประเภทของการใช้เวลา แบ่งออกเป็น สําคัญและเร่งด่วน สําคัญแต่ไม่เร่งด่วน เร่งด่วนแต่ไม่สําคัญ งานยุ่งการเสียเวลาเปล่า

นอกจากนี้เสกสรรค์มธุลาภรังสรรค์(2541: ออนไลน์) ให้ความคิดเห็นว่า เวลามีความสําคัญต่อทุกคน เพราะธรรมชาติของเวลา มีลักษณะพิเศษ คือเวลาเป็นทรัพยากรที่จํากัดใช้แล้วหมดไป เวลาไม่สามารถซื้อเพิ่มได้ไม่ว่ารวยหรือจน เวลาไม่สามารถ เก็บเอาไว้ ใช้ได้ เวลาผ่านไปเรื่อยๆ ไม่หวนย้อนกลับมาความสําคัญของการบริหารเวลาช่วยให้ ใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้น รักษาความสมดุลในชีวิต มีความสุขกับการใช้ชีวิตบรรลุตามเป้า หมาย ดังที่ จิตต์ อินสว่าง(2549:1-3) ได้กล่าวว่าความจริงของ คนสามารถจัดการ กับการใช้เวลาของตนเองได้ ซึ่งเป็นการจัดการที่ชาญฉลาด ฉะนั้นการบริหารเวลา จึงเป็นทรัพยากรที่สําคัญมาก ซึ่งจะต้องเข้ากับ รูปแบบการดําเนินชีวิตและสิ่งแวดล้อมด้วย

จากความหมายและความสําคัญของการบริหารเวลาดังที่กล่าวไว้ข้างต้น อาจสรุปได้ว่า การบริหารเวลา หมายถึง การเปลี่ยนแปลงให้ คนปรับตนเอ งให้สอดคล้องกับเหตุการณ์รวมทั้งการที่ กําหนดเกี่ยวกับการควบคุมการปฏิบัติงานให้บรรลุตามเวลาและวัตถุประสงค์ บุคคลรู้จักจัดสรรเวลา ในการทํากิจกรรมในแต่ละด้านโดยการรู้จักวางแผนและกําหนดเป้าหมายในการดําเนินชีวิตและปฏิบัติ ภารกิจของตน โดยมีการจัดระบบ การใช้เวลา ให้เกิดประโยชน์คุ้มค่าสูงสุดเพื่อให้งานสําเร็จลุล่วง มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถ จัดสรรเวลาได้อย่าง สมดุลเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตนได้วางไว้ ซึ่งส่งผลต่อความก้าวหน้าในชีวิต

ประเภทการบริหารเวลา

รัชนี ลาชโรจน์ (2527:100) กล่าวว่าการบริหารเวลาของคนนั้นสามารถแบ่งออกเป็น เวลาที่ ใช้ในการทํางาน เวลาที่ใช้ในการนอน เวลาที่ใช้เพื่อ ทํากิจวัตรประจําวันและเวลาที่ใช้เพื่อพักผ่อน หย่อนใจ อัชฌา ลิมป์ไพฑูรย์(2535:17) กล่าวว่า การบริหารเวลาขึ้นอยู่กับกิจกรรม 2 ส่วนคือ

ส่วนแรก ต้องแบ่งเวลาในการทํางานออกเป็นช่วงสั้นๆ ส่วนที่สองคือ การวิเคราะห์๋การใช้เวลาที่ เป็นอยู่ว่า ส่วนใหญ่ใช้กับ การทํากิจกรรม อะไรที่สอดคล้องกับหน้าที่การงานที่ทําต้องปรับปรุงให้ เหมาะสมกับ ความสําคัญของงาน ดังนั้นการวางแผนการทํางาน ควรจัดแบ่งเวลา ให้เหมาะสมกับ ความสําคัญของงาน ในการวางแผนการทํางานจึงควรจัดแบ่งเวลา ให้เหมาะสม เป็นสัดส่วน ประเภท

งานที่มีความสําคัญ คืองานในหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบประเภทของงานที่มีความสําคัญรองลงมา คือ งานฉุกเฉิน และงานที่ได้รับ มอบหมาย พิเศษ ประเภทของงานที่มีความสําคัญทั่วไป คืองานทั่วไปงาน ริเริ่มสร้างสรรค์ ฉะนั้นการจัดแบ่งเวลาจึง ควรจัดแบ่งให้ เป็นสัดส่วน เมธี ปิลันธนานนท์ (2528: 8) ได้ แบ่งกิจกรรมในการบริหารเวลาของบุคคลคือ กิจกรรมอาชีพ กิจกรรมครอบครัว กิจกรรมชุมชน กิจกรรมพักผ่อนและการสังคม กิจกรรมส่วนตัวและกิจกรรมเพื่อสุขภาพ

ส่วน ยูริส (Uris. 1970:6) ได้แบ่งเวลาตามลักษณะงานที่ต้องใช้เวลาแตกต่างกันคือเวลาที่ต้องใช้อย่างคงที่เวลาที่พอยืดหยุ่นได้ เวลาที่สามารถ เปลี่ยนแปลงได้ และวารุณีอมรทัต (2530: 48-49) ได้กล่าวถึงหลักการแบ่งเวลาของ เยาวชนว่า ควรจะมีการแบ่งเวลา ให้กับตนเอง และเวลาให้กับ ผู้อื่นควบคู่กันไป โดยแบ่งเวลาให้กับ ตนเองนั้นได้แก่ เวลาในการทํากิจวัตรประจําวัน เวลาในการศึกษา หา ความรู้เพิ่มเติม และทบทวน บทเรียน เวลาในการทํางานอดิเรกที่ตนเองชอบและถนัด สําหรับเวลาเพื่อ ให้ผู้อื่นได้แก่ เวลาในการ ช่วยเหลือทํางานบ้าน ดูแลผู้สูงอายุและ น้องๆเวลา ในการเข้ากลุ่มพบปะสังสรรค์กับผู้อื่นเพื่อการสมาคม เวลาในการ ช่วยเหลือ สังคม นับตั้งแต่ที่อยู่ใกล้ตัว เช่น ครอบครัว ญาติมิตร เพื่อนบ้าน ตลอดจนบุคคลที่ อยู่ไกลตัวที่รู้จักและไม่รู้จัก หากเยาวชน สามารถจัดแบ่ง เวลาให้กับตนเองและสังคมได้อย่างเหมาะสม จะช่วยพัฒนาเยาวชน ให้กลายเป็นคนที่มีคุณภาพ ส่งผลต่อ ครอบครัวและสังคม

การวางแผนใช้เวลา

การจัดระบบไม่มีกฎตายตัว เพราะแต่ละคนมีปัจจัยแวดล้อมที่ต่างกันเพราะฉะนั้นแต่ละคน ย่อมมีการจัดระบบและการบริหารเวลา ที่แตกต่างกัน สิ่งที่จะต้องทําคือลองค้นหาตัวเองว่าปัจจัยที่มี อิทธิพลในการควบคุมเวลา หรือจัดระบบเวลาของตนเอง มีอะไรบ้าง (จารุณี จันทร์ลอยนภา. 2546:13) การวางแผนการใช้เวลาและการตั้งเป้าหมายชีวิต เป็นการช่วยให้รู้จักควบคุมชีวิตของตนเอง เวลาและ การเคลื่อนไหวคือ การพยายามทําให้ทุกสิ่งทุกอย่างสําเร็จลงด้วยเวลาที่สั้นที่สุด โดยใช้อากัปกิริยาหรือ ความเคลื่อนไหว น้อยที่สุด (อํานวยชัย ปฏิพัทธ์เผ่าพงศ์. 2534:9) ให้ความเห็นว่า การใช้เวลาคิดและ การวางแผน เป็นสิ่งจําเป็น ที่สุดกับ ชีวิตใน ปัจจุบัน การคิดวางแผนเป็นการช่วยให้ประหยัดเวลาเป็น อย่างมาก เพราะจะได้ไม่ต้องคิดไปคิดมาว่าควรทําอะไรและ ควรทํา อย่างไหนก่อน การมีแผนเรียบร้อย แล้ว ก็ลงมือทําตามแผนนั้น การงานก็จะสําเร็จตามเป้าหมาย (ชัยรัตน์ บูรณะวิวัฒน์. 2537:12) การ วางแผนเป็นการใช้เวลาที่มีค่า เพราะสามารถใช้เวลาในช่วงที่แบ่งไว้สําหรับ การวางแผนได้ผลสําเร็จ ควรมีการกําหนด เป้าหมาย เป็นตัวชี้การกระทํา มีการจัดลําดับความสําคัญก่อน-หลัง มีการทํารายการ สิ่งที่ต้องการ ไม่ควรเข้มงวดเกินไป กับการกระทําตาม การวางแผน ควรมีการยืดหยุ่นตามกรณี และ ควรทํางานอย่างสุขุม อย่าวอกแวก อย่าทําตัวสมบูรณ์เกินร้อย อย่าผัดวันประกันพรุ่ง รู้จักปฏิเสธและ ควรให้รางวัลชีวิต ในการบริหารและจัดสรรเวลา (เรื่องดีดีมีไว้แบ่งปันตอนการบริหารเวลา. 2541: ออนไลน์)

คูเปอร์ (Cooper. 1952: 25) ได้กล่าวถึงหลักการที่สําคัญของนักบริหารว่าจะต้องจัดการ ตนเอง โดยกําหนดแผน การทํางานของ ตนเอง ขึ้นมาการกําหนดแผนงานควรมีลักษณะเป็นแผนการ ทํางานทั้งหมด เช่นทํางานที่สําคัญและมีค่าอย่างยิ่งได้มากกว่า กําหนดลําดับ ความสําคัญของงานได้ อย่างสมบูรณ์แบ่งสรร อัตราส่วนการใช้เวลาสําหรับ งานแต่ละอย่างได้ถูกต้อง ปฏิบัติงาน ได้สําเร็จใน กําหนดเวลา ตายตัว บรรลุถึงเป้าหมายของงานได้ดียิ่งขึ้น ป้องกันการสูญเสียความพยายามในการ ทํางานโดยเปล่า ประโยชน์ ก่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการทํางาน ได้มากกว่าละเว้นที่จะไม่ทํางานซึ่งคน อื่นควรจะเป็นผู้ทําปรับปรุงความสัมพันธ์ ระหว่างบุคคล ซึ่งเป็นผลมาจากการปรับปรุงผลงานให้ดีขึ้น ผลรวมที่จะได้รับจากการกําหนดแผน การทํางานคือ การที่สามารถใช้ ความพยายามน้อย แต่ปฏิบัติงาน ที่สําคัญที่สุดได้สําเร็จ ดังที่บลิส (Bliss.1976:120 –122) ได้เสนอ เทคนิคในการบริหารเวลาไว้คือ ต้อง วางแผน ต้องตั้งสมาธิต้องหยุดพักบ้าง หลีกเลี่ยงความไม่เป็นระเบียบ อย่าเป็นคนที่ต้องทํางานให้ สมบูรณ์แบบ อย่ากลัวที่ จะต้อง ปฏิเสธ อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ใช้วิธีการผ่าตัด คือสะสางงานที่สะสมมา การมอบอํานาจหน้าที่ อย่าเป็นคนบ้างานส่วน มงคล สัณฐิติวิฑูร (2531: 75-76) กล่าวถึงการใช้เวลา อย่างมีประสิทธิภาพคือ กําหนดจุดมุ่งหมาย ของงาน กําหนดงานที่จะทํา ในแต่ละวัน ใช้เวลาที่มีอยู่ให้ เกิดประโยชน์มากที่สุด พยายามทํางานให้เสร็จ ในครั้งเดียวพร้อม ที่จะปฏิบัติงานได้ตลอดเวลาซึ่ง สอดคล้องกับสมชาย ศรีสันติสุข (2541: 63) ได้กล่าวถึงการบริหารเวลา ให้มีประสิทธิภาพมีขั้นตอน คือตั้งเป้าหมายของตัวเองและจัดลําดับความสําคัญ พิจารณาเป้าหมายระยะยาวในชีวิตของตนเอง

พิจารณาเป้าหมายระยะสั้น จัดลําดับความสําคัญของเป้าหมายที่กําหนดไว้ทําบันทึกสิ่งที่ต้องทําเป็น รายวัน เริ่มทําเรียงลําดับ ความสําคัญ อย่า ใช้เวลากับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินความจําเป็นถามตัวเอง ว่าขณะนี้ใช้เวลาคุ้มค่าหรือยัง เริ่มทําทุกข้อ ตั้งแต่วันนี้ และจิตต์ อินสว่าง (2549: 97) ได้สรุปเกี่ยวกับ การทํางานประจําวันว่า ต้องมีประสิทธิภาพและมีกฎระเบียบ ของตัวเองซึ่งมีการตั้ง จุดมุ่งหมายที่ ชี้เฉพาะโดยการกําหนด เกี่ยวกับลักษณะจุดหมายคือ การเขียนบันทึกไว้ มีการวัดผลได้ สามารถเห็น ผลลัพธ์ได้ ต้องเป็นจริงท้าทาย สามารถบรรลุผลได้และสามารถเป็นกุญแจ ไปสู่ความสําเร็จได้ทั้งนี้ ควรมีการจัดลําดับ ขั้นตอนเพื่อให้ได้ ประสิทธิผลตามเป้าหมาย

นอกจากนี้เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์(2543: 105-110) ได้เสนอแนวคิดของการใช้เวลาอย่าง มีประสิทธิภาพ ซึ่งสรุปได้ดังนี้

1. เรียนรู้ธรรมชาติในการทํางานของตนเอง เข้าใจลักษณะทางธรรมชาติของตัวเอง สิ่งที่ชอบ ความถนัด การตอบสนองต่อ สถานการณ์ต่าง ที่เกิดขึ้นในชีวิต และเรียนรู้ความสามารถ ทํางานให้มีประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่เหมาะสม
2. คิดหาวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดก่อนลงมือทํา
3. ทําหลายอย่างพร้อมกันถ้าเป็นไปได้
4. ใช้เวลาสั้นๆให้เป็นประโยชน์ระหว่างรอคนที่นัดหรือรอรถ เช่นการอ่านหนังสือ
5. ทํางานที่มีลักษณะเหมือนกันในช่วงเวลาเดียวกัน
6. ป้องกันตนเองจากการถูกรบกวนหรือการถูกขัดจังหวะ
7. รู้จักปฏิเสธสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์และทําให้เสียเวลาโดยไม่จําเป็น
8. ใช้คู่มือและทํารายการสิ่งที่ต้องทําหรือจัดเตรียม
9. บันทึกไว้ดีกว่าใช้ความจํา
10. ระดมความคิด
11. กระจายงานหรือมอบหมายความรับผิดชอบให้ทีมงาน

ปัญหาที่ก่อให้เกิดการสูญเสียเวลา

สิ่งที่เป็นอุปสรรคสําคัญในการบริหารเวลามีหลายประการ ซึ่งจะทําให้การทํางานไม่ประสบ ความสําเร็จตามที่วางแผนไว้ อุปสรรค ดังกล่าว มีดังนี้การผัดวันประกันพรุ่งการทํางานหลายๆอย่าง ในเวลาเดียวกัน การกลัวความล้มเหลว การคาดหวังความสมบูรณ์แบบ ความไม่พึงพอใจ ในงานที่ทํา การขาดความอดทน การขาดขวัญกําลังใจ การเสียเวลาคิดและพูดมากเกินไป การไม่กล้าบอกปฏิเสธ
(ชัยชาญวงศ์สามัญ. 2550: ออนไลน์) ความสําเร็จของคนนั้น ย่อมเกี่ยวข้องกับคนและเวลาทั้งสิ้น ไม่ ว่าจะเป็นการรับรู้ข่าวสาร การแข่งขัน หรือการนําไปสู่ความสําเร็จในชีวิตและการงาน ในขณะเดียวกัน คนก็เป็นตัวการหรืออุปสรรคสําคัญที่ทําให้เสียเวลา เช่น ชอบคุยนานเกินไป ชอบมาทํางานสาย หรือ คอยตามตื้อขอความช่วยเหลือจากคนอื่นอยู่ตลอดเวลา ฉะนั้นการจัดสรรเวลาที่ดีก็คือ การรู้จัก ตรวจสอบและจัดการ กับสถานการณ์เหล่านี้ให้ได้ เพื่อก้าวไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ (ธนวรรณ ศรีสุวรรณ.2538:1) ปัจจัยที่ทําให้เสียเวลานั้นมีสาเหตุมาจาก2 แหล่ง คือปัจจัยที่เกิดภายในตัวบุคคล

ปัจจัยที่เกิดจากสาเหตุภายนอก

1. ปัจจัยที่เกิดภายในตัวบุคคล คือขาดการจัดการที่ดี การผัดวันประกันพรุ่งไม่กล้าที่จะ กล่าวคําว่าไม่ขาดความสนใจ การปฏิเสธสังคม ไม่เป็นผู้ที่ต้องการความถูกต้องและสมบูรณ์ที่สุด
2. ปัจจัยที่เกิดจากสาเหตุภายนอก คือการมีแขก เสียงจากโทรศัพท์ การรอคอย เสียงที่ ดังเกินไป (พยงค์ จาดช่าง.2539: 22; อ้างอิงจากSmith; & Smith 1990) นอกจากนี้ชุลีพรรามนัฏ (2540:31) ได้สรุปถึงสาเหตุของการเสียเวลาว่ามี2 สาเหตุคือ
1. สาเหตุภายในตัวบุคคลซึ่งเกิดจากการขาดความสมบูรณ์ทางร่างกาย จิตใจหรือความรู้ ความสามารถในการทํางาน มีระบบงาน ที่ไม่กระชับรัดกุม ไร้ประสิทธิภาพ เช่นขาดการวางแผนงาน ขาดการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์ในการทํางาน ไม่ชัดเจน ขาดการกําหนดลําดับ ความสําคัญของงาน จนทําให้แผนหลักไม่บรรลุผลเป็นต้น
2. สาเหตุจากภายนอก ซึ่งเกิดจากสภาพแวดล้อมและสิ่งรบกวนหรือขัดจังหวะ เช่นขาด บรรยากาศในการทํางาน ขาดสิ่งอํานวยความสะดวก ในการทํางานจากผู้ที่มาติดต่อโทรศัพท์ การประชุมเป็นต้นซึ่งสอดคล้องกับเกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ (2543:90-105) ที่กล่าวว่าเหตุปัจจัย ที่ก่อให้เกิดการสูญเสียเวลาคือสิ่งที่เป็นปัจจัยภายใน ได้แก ความกลัว ความไร้วินัยการผัดวัน ประกันพรุ่ง ความเกรงใจอย่างไม่เหมาะสม การมุ่งเอาชนะจนเกินควรขาดเป้าหมายชัดเจนในการ ปฏิบัติงาน ขาดการกําหนดเส้นตาย ในการทํางาน การไม่กระจายงานหรือกระจายงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ สิ่งที่เป็นปัจจัยภายนอก ได้แก่ คนแวะมาพูดคุย หรือมาเยี่ยม โดยไม่มีจุดหมาย โทรศัพท์ ขัดจังหวะงาน โต๊ะทํางานยุ่งเหยิงและเกิดจากปัจจัยภายในตัวบุคคล ซึ่งเกิดจากร่างกาย จิตใจและ การวางแผนงาน

สรุปได้ว่า การสูญเสียเวลานั้นเกิดจากปัจจัย2 ประการคือปัจจัยภายในเกิดจากตัวคนหรือ บุคคลนั้นเองและปัจจัยภายนอก เกิดจาก การทํางาน หรือการปฏิบัติงานรวมทั้งเกิดจากเครื่องมือ เครื่องใช้ วิธีการ การตัดสินใจ การติดต่อสื่อสารสงผลต่อการสูญเสียเวลา

เวลา...สิ่งมีค่าสำหรับชีวิต

สิ่งที่ไม่ต้องซื้อหาและมีค่าสำหรับชีวิตมนุษย์ ก็คือ เวลา คนบางคนปล่อยเวลาอันมีค่าให้ล่วงเลยไปอย่างน่าเสียดาย ในชีวิตประจำวันของเรานับตั้งแต่เกิด จนเติบโตเป็นผู้ใหญ่ เราเคยใช้เวลาที่มีอยู่ในวันหนึ่ง ๆ ให้เป็นประโยชน์ คุ้มค่า และแบ่งเวลาอย่างมีแผนงานหรือไม่ เช่น เวลากิน เวลานอน เวลาทำงาน พักผ่อน ฯลฯ ถ้าเราแบ่งเวลาในการทำสิ่ง ต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสมสุขภาพ ร่างกาย จะสดชื่นและกระปรี้กระเปร่าอยู่เสมอ พร้อมที่จะปฎิบัติภารกิจตลอดไป

เวลาทำงานนับว่ามีความสำคัญและมีบทบาทมาก เพราะชีวิตการทำงานจะประสบผลสำเร็จ มากน้อยเพียงได ขึ้นอยูกับ การใช้เวลาที่มีอยู่น้อยที่สุด ให้เป็นประโยชน์มากที่สุด ชีวิตของคนเราต้องผูกพันอยู่กับการทำงานอย่างน้อยที่สุด วันละ 8-10 ชั่วโมง ดังนั้นเพื่อประโยชน์แก่ผู้อ่าน จึงขอแนะนำวิธีที่จะใช้เวลาในการทำงานให้ได้ประโยชน์ค้มค่า ซึ่งมีผลดีทั้งต่อสุขภาพร่างกายและจิตใจ ดังนี้

1. การวางแผนงานไว้ล่วงหน้า (Plan) ควรกำหนดแผนงานการทำงานไว้ล่วงหน้าในแต่ละวัน โดยทำตารางการทำงานอย่างคร่าว ๆ ทุกวัน เพื่อให้การทำงานมีระเบียบไม่สับสน ควรจัดลำดับความสำคัญของงาน งานไดเร่งด่วนสำคัญให้ทำก่อน และตั้งเป้าหมายในแต่ละวันว่าจะทำงานกี่ชิ้น อะไรบ้าง การวางแผนงานล่วงหน้า จะเป็นแรงกระตุ้นให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าเราใช้เวลามากในการวางแผนงานชิ้นได ก็จะใช้เวลาน้อยในการทำงานชิ้นนั้นให้สำเร็จ
2. มีสมาธิดี (Concentrate) การมีสมาธิดีในการทำงานนับเป็นเรื่องสำคัญ ผู้ที่ทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกันจะไม่ประสบผลสำเร็จ เพราะการ ตัดสินใจในการทำงานแต่ละอย่างไม่ดีเท่าที่ควร เนื่องจากไม่มีสมาธิ ควรทำงานแต่ละชิ้นด้วยความตั้งใจโดยทำงานที่สำคัญก่อน จะเป็นการประหยัดเวลามากกว่า
3. หยุดพักบ้าง (Take Break) ชีวิตคนเรามิใช่เครื่องจักร การทำงานควรมีเวลาหยุดพักบ้าง เพื่อช่วยผ่อน คลายความตึงเครียด ความหมกมุ่น และความเหน็ดเหนื่อยเมื่อยล้า การทำงานนาน ๆ ตลอดเวลาโดยไม่หยุดพัก ร่างกาย จะอ่อนเพลีย เมื่อยล้า อารมณ์ตึงเครียด ดังนั้น การเปลี่ยน อิริยาบถในการทำงาน เช่น หยุดคิดนั่งเฉย ๆ สักครู่ หรือ ลุกขึ้นยืน เดินบ้าง ก็จะช่วยผ่อนคลายความตึงเครียดได้ การหยุดพักบ้าง จะช่วยให้ร่างกาย กระปรี้กระเปราอยากทำงาน ต่อไปอีก แต่ก็ไม่ควรหยุดพักบ่อยๆ จนทำให้เสียงาน
4. หัดเป็นคนมีระเบียบ ขจัดความไม่เป็นระเบียบออกไป (Avoid Clutter) โต๊ะทำงานนับว่ามีอิทธิพลมาก ถ้าเห็นโต๊ะทำงานรกเกะกะไม่เป็นระเบียบ จะทำให้รู้สึกไม่ปลอดโปร่ง ไม่น่าดู เบื่อหน่ายงานได้ จัดงานอย่างมีระเบียบ เช่น งานที่สำคัญ งานที่ทำรองลงไป งานที่ทำภายหลังได้ หรือเอกสารอ้างอิงต่าง ๆ จัดงานที่สำคัญเร่งด่วนไว้ไกล้มือที่สุดเพื่อจะได้ทำก่อน เมื่อเลิกงานแล้วอย่าทิ้งงานไว้บนโต๊ะ จัดให้เป็นระเบียบ รุ่งขึ้นจะได้เริ่มต้นวันทำงานที่ดี
5. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง(Don't Procrastinate) นิสัยผัดวันประกันพรุ่ง จะทำให้เกียจคร้าน เป็นการสะสม งานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เหมือนดินพอกหางหมู ทำเท่าไรก็ไม่สำเร็จ นับเป็นการปล่อยเวลาให้สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์
6. แบ่งงานและกระจายงาน (Delegate) การรู้จักแบ่งงานและกระจายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำจะช่วยแบ่งเบางาน และทำให้งานสำเร็จผล ได้รวดเร็วขึ้น การกระจายงานควรมอบหมายงานให้กับผู้ที่มีความสามารถในงานนั้นโดยเฉพาะ และให้อำนาจในการตัดสินใจด้วย จะทำให้ได้งานดี มีประสิทธิภาพและได้ผลรวดเร็ว
7. อย่าหมกมุ่นกับงานจนเกินไป (Don't be Workaholic) ผู้ที่ประสบผลสำเร็จในชีวิตการทำงาน ต้องรู้ จักแบ่งเวลาทำงานอย่างเหมาะสมไม่หมกมุ่น หรือยุ่งกับงานจนเกินไป จนไม่มีเวลาพักผ่อนแม้กระทั้งวันหยุด อาจต้องพบกับจิตแพทย์ในไม่ช้า
8. อย่าเป็นพวกสมบูรณ์นิยม (Don't be a Perfectionist) งานทุกอย่างย่อมผิดพลาดได้ เราควรพยายามทำงานอย่างตั้งใจเพื่อให้ได้ผลงานที่ดี แต่ไม่ควรหวังว่าจะต้องได้งานสมบูรณ์จนไม่มีที่ติ ควรระลึกว่า "สี่ตีนยังรู้พลาด นักปราชญ์ยังรู้พลั้ง"
9. กล้าปฏิเสธ (Don't be Afraid to Say No) ต้องรู้จักประหยัดเวลาของตัวเอง วีธีที่ดีที่สุดต้องรู้จักปฏิเสธงานบางอย่าง ไม่ควรทำงานโดยเกรงใจ คนอื่น หัดปฏิเสธบ้าง ควรทำงานที่เห็นว่าสำคัญ และมีประโยชน์ ผู้ฉลาดควรรู้ว่า เวลาทีมีค่าก็คือเวลาที่มีอยู่ในวันนี้เท่านั้น วันที่ผ่านมาเป็น เวลาที่สูญไปแล้ว ส่วนวันพรุ่งนี้ยัง เป็นความฝันอยู่ ดังนั้นไม่ควรปล่อยเวลาที่มีอยู่ในวันนี้ให้สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์มิใช่หรือ

สรุปเนื้อหา การบริหารจัดการเวลา Melossa Raffoni

กล่าวว่า เวลาเป็นทรัพย์สินที่มีคุณค่ายิ่ง และไม่ว่าจะเป็นเจ้าชายหรือยาจกทุกเพศทุกวัยก็ตาม ทุกคนต่างมีเวลาอยู่เท่ากันล้วนแล้วแต่ได้รับเวลามาวันละ 24 ชั่วโมงเท่าๆ กันไม่มากหรือน้อยไปกว่ากัน เราไม่สามารถเก็บเวลาเอาไว้ได้ หรือทำให้เวลาหยุดนิ่งกับที่ในชั่วขณะ ดังคำกล่าวที่ว่า “วันเวลาไม่เคยคอยใคร ” นอกจากนี้เวลายังเป็นทรัพย์สินที่ใช้แล้วหมดไป เพราะว่าเวลาจะหมุนนเดินไปเรื่อยๆ โดยที่เราไม่สามารถเติมเวลาดังเดิมได้ ซึ่งสิ่งที่ดีที่สุดซึ่งเราสามารถทำได้ก็คือ การใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด ดังที่ เบนจมิน แฟรงคลิน ได้กล่าวไว้ว่า “หากคุณรักชีวิตของคุณ คุณก็ไม่ควรใช้เวลาให้หมดไปอย่างสูญเปล่า เพราะว่าเวลานี่เองที่เป็นแก่นแท้ของชีวิต ”
ในหนังสือเล่มนี้ มี 8 บท รวมทั้งส่วนที่เป็นภาคผนวก โดย 3 บท แรกเป็นวิธีการ คือ

บทที่ 1
กล่าวถึงเป้าหมายของการทำงานเป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารเวลา หากคุณสามารถดำเนินการกำหนดเป้าหมายเหล่านี้ได้ นั่นเป็นการเริ่มต้นที่ดีของเราเอง เช่นการกล่าวถึง กำหนดเป้าหมาย ความสอดคล้องของเป้าหมายแต่ละระดับ การแบ่งประเภทของเป้าหมาย การจัดการกับ สถานการณ์และความสำคัญความเร่งด่วนของงาน การเปลี่ยนเป้าหมายของงานที่เราต้องการและเป้าหมายรวมของหน่วยงาน เหล่านี้ เป็นต้น
บทที่ 2
จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์อย่างไรบ้าง พร้อมทั้งชี้ให้เห็นว่า การบริหารเวลางานให้มีประสิทธิผลเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก หากคนเราไม่ทราบอุปนิสัยในการใช้เวลาตัวเราเอง การให้ความสำคัญกับการจดบันทึกและการนำบันทึกมาใช้ประโยชน์ การวิเคราะห์การจดบันทึกและกิจกรรมที่ทำ และผลของการนำไปใช้เกิดการเปลี่ยนแปลง
บทที่ 3
จะเป็นเรื่องการจัดตารางการทำงานของเราเอง จะเป็นการนำเครื่องมือสำหรับช่วยวางแผนงานประจำวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นตัวช่วย เพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด โดยการใช้เครื่องมือช่วยในการจัดตารางงานและตารางการทำงานของเราในการบริหารงานเวลา รวมถึงข้อบกพร่องข้อกำหนดตารางงานของเรา เป็นต้น
บทที่ 4
จะกล่าวถึงสิ่งต่างๆที่ทำให้คุณเสียเวลาในการทำงานไปโดยใช่เหตุเช่น การทำงานแบบผลัดวันประกันพรุ่ง การรับงานมากเกินไป การเข้าไปจัดการปัญหาของลูกน้องด้วยตนเอง การเดินทางไปประชุมทำให้เสียเวลา ตลอดทั้งสิ่งรบกวนในการทำงานและการย้อนกลับมาทำงานเดิม รวมทั้งอีเมล์ที่ไร้สาระ การโทรศัพท์ที่ใช้เวลานานๆ ที่ไม่ก่อเกิดประโยชน์ เหล่านี้เป็นต้น
บทที่ 5
จะกล่าวถึงการมอบหมายการงานและการกระจายงาน ประโยชน์ของการกระจายงาน แนวทางการกระจายงาน การควบคุมติดตามงานและการทบทวน การปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งถ้าหากจัดการสิ่งเหล่านี้ได้จะมีเวลาในการวางแผนการทำงาน การสอน และการทำงานด้านการบริหารจัดการด้านอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลอย่างแท้จริง
บทที่ 6
กล่าวถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่ทั่วๆไป นั่นคือ เจ้านายที่มักจะทำให้ลูกน้องต้องเสียเวลาโดยไม่จำเป็น ซึ่งเกิดจากความสับสนในเป้าหมาย ความล้มเหลวในการกำหนดทิศทางในการทำงานที่ชัดเจน การประชุมที่ไร้สาระ เจ้านายทำเป็นคอขวด รวมทั้งบทบาทของเรากับปัญหาที่เกิดขึ้น เพราะการทำงานจะสำเร็จได้ก็ด้วยลูกน้องช่วยกันทำงาน มีเจ้านายส่วนหนึ่งไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ เนื่องจากการสั่งงานไม่ชัดเจนหรืออาจมาจาก งานบ้านต่างๆ งานด้านสังคม กิจธุระของครอบครัว และความสัมพันธ์บุคคลรอบข้าง ซึ่งต้องอาศัยความสามารถในการการบริหารเวลาส่วนตัวด้วยเช่นกัน
บทที่ 7
กล่าวถึงการใช้เวลาในเรื่องส่วนตัว การกำหนดเป้าหมายสำหรับชีวิตและการจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายนั้น การจัดสรรเวลาให้กับสิ่งที่มีความสำคัญ กับชีวิตและตัดสิ่งที่พะรุงพะรังกับชีวิตออกไป และเติมพลังให้ชีวิต ความสมดุล ของเวลาในการทำงานกับเวลาส่วนตัว หากคุณเป็นเช่นเดียวกับ คนจำนวนไม่น้อย คุณก็จะรู้สึกถึงความกดดันในเรื่องของเวลาเช่นเดียวกับขณะที่อยู่สำนักงานแม้จะอยู่ที่บ้านก็ตาม ทั้งนี้สาเหตุของความกดดัน อาจเนื่องมาจากงานบ้านต่างๆ ภาระต่างๆ ทางด้านสังคม กิจธุระของครอบครัว และความสัมพันธ์กับบุคคลครอบครัว ซึ่งสิ่งต่างๆที่กล่าวมานี้เป็นเพียง ส่วนเล็กน้อยของสิ่งที่คุณต้องทำทั้งหมดเท่านั้น อย่างไรก็ตามคุณสามารถนำมาปรับใช้การบริหารเวลาส่วนตัวได้ ซึ่งในบทนี้เองจะแสดงให้เห็นว่า เราจะนำสิ่งที่กล่าวในบางส่วนมาปรับใช้กับการบริหารเวลาในขณะที่คุณอยู่ที่บ้านได้อย่างไร
บทที่ 8
กล่าวถึงบริษัทสามารถดำเนินการเพื่อช่วยให้พนักงานบริหารเวลาได้ทั้งที่บ้าน และที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยจะกล่าวถึงการนำเทคโนโลยี ที่เป็น ประโยชน์สำหรับการติดต่อสื่อสารมาใช้ เพื่อลดการสูญเสียเวลาการเดินทาง และกล่าวถึงเทคนิคในการบริหารเวลาอื่นๆ ซึ่งรวมถึงโปรแกรม เพื่อช่วยยกระดับความสมดุล ระหว่างชีวิตด้านการงานและชีวิตด้านอื่นๆ และการฝึกอบรมด้านการบริหารเวลา ทั้งนี้ถึงแม้ว่าการบริหารเวลาจะเป็น เรื่องส่วนตัวของแต่ละบุคคล
แต่การที่บริษัทให้การสนับสนุน ก็สามารถช่วยให้พนักงานบริหารจัดการเวลา ของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้นได้ ดังนั้นบริษัทจึงเป็นผู้ที่สามารถ ช่วยให้การบริหารจัดการเวลา ได้อย่างมีประสิทธิผลเกิดขึ้นได้
ส่วนสุดท้ายของหนังสือเล่มนี้ ประกอบด้วย ภาคผนวก ซึ่งเป็นส่วนสามารถช่วยให้คุณเพิ่มพูนทักษะในการบริหารเวลาให้สูงขึ้นจนกลายเป็นนิสัย ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล สมประโยชน์อย่างสูงสุด ในการทำงานเวลาเท่าๆ กัน เป็นต้น

ภาคผนวก

จะอธิบายถึง วิธีการนำแนวคิดของการแตกงานชิ้นใหญ่ออกเป็นงานย่อย ๆ (work breakdown structure – WBS) นำมาใช้กับเป้าหมายใหญ่ โดยเริ่มต้นที่เป้าหมายสูงสุดของคุณแล้วแยกเป็นเป้าหมายนั้นให้ย่อยลงเป็นงานหลายๆชิ้น ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้เราตอบคำถามสำคัญๆ เกี่ยวกับการบริหารเวลาได้ ดังตัวอย่างคำถามต่อไปนี้

1.มีอะไรบ้างที่เราต้องทำให้บรรลุเป้าหมายของเรา ?
2.เราต้องใช้เวลาในการทำงานนั้นนานเท่าไร ?
3.มีค่าใช้จ่ายในงานนั้นเท่าไร ?
หลังจากคุณแตกงานได้เรียบร้อยแล้ว คุณต้องตอบคำถามข้างล่างนี้ให้ได้
1.คุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงานย่อยแต่ละงานให้เสร็จ
2.คุณคาดว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรในการทำงานแต่ละครั้ง
3.คุณต้องมีทักษะในด้านใดบ้าง จึงจะสามารถทำงาน ให้แล้วเสร็จเรียบร้อย
อย่างดี ตรงตามวัตถุประสงค์ ที่ตั้งไว้

อ้างอิง สามารถศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมจากหนังสือ/เอกสาร การบริหารจัดการเวลา ผู้เขียน Melossa Raffoni สุรีพร พึ่งพุทธคุณ แปล และเรียบเรียงโดย

สรุปเนื้อหา โดย นายอุดมศักดิ์ แกล้วกล้า นักทรัพยากรบุคคลชำนาญการ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนพิษณุโลก กรมการพัฒนาชุมชน

เวลา (Time) และการบริหารเวลา (Time Management)

อนันท์ งามสะอาด
ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายวิชาการ วิทยาลัยเทคนิคสุรินทร์

1. บทนำ

เวลา (Time) เป็นทรัพย์สินที่มีค่า และไม่สามารถหาสิ่งหนึ่งสิ่งใดมาทดแทนได้ บุคคลผู้ประสบผลสำเร็จ ล้วนแล้วแต่รู้จักใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด การบริหารเวลาจึงถือเป็นความจำเป็นที่นักบริหาร จะต้องตระหนัก และให้ความสำคัญ เพราะผู้บริหารเวลาเป็นก็คือผู้บริหารชีวิตเป็น

2. ความหมายของเวลาและความสำคัญของเวลา

2.1 ความหมายของเวลา

เวลา (Time) คือ มาตรวัดทุกสิ่งทุกอย่างเป็นตัวแปรที่ต่อเนื่อง (Continuous Variable)
2.2 ประเภทของเวลา
2.2.1 เวลาทางกายภาพ (Physical Time) เป็นเวลาในเชิงสมมติใช้หน่วยเป็น ปี เดือน สัปดาห์ วัน ชั่วโมง นาที และวินาที
2.2.2 เวลาทางจิต (Psychological Time) เป็นเวลาตามความรู้สึกตามแต่การรับรู้ ของบุคคลแต่ละคนซึ่งจะแตกต่างกันไป เช่น วัดเป็นความเร็ว ความช้า และความเบื่อหน่าย ฯลฯ
2.3 ความสำคัญของเวลา
2.3.1 เวลาคือชีวิต ไม่มีวันย้อนกลับ ไม่มีอะไรมาทดแทนได้
2.3.2 การปล่อยให้เวลาเสียไปเปล่า ๆ เท่ากับเป็นการปล่อยให้ชีวิตเสียไปเปล่า
2.3.3 การเป็นนายเหนือเวลาเท่ากับเป็นนายเหนือชีวิตอันจะได้รับประโยชน์สูงสุด

3. การบริหารเวลา

3.1 ความหมายของการบริหารเวลา

ศาสตราจารย์ Harold Koontz ให้ความหมายว่า "การบริหารคือการดำเนินงานให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้โดยอาศัยปัจจัยทั้งหลาย ได้แก่ คน เงิน วัสดุ เป็นอุปกรณ์ในการปฏิบัติงานนั้น"

3.2 ความหมายของการบริหาร

การบริหารเวลา คือ กระบวนการทำงานอย่างมีระบบ โดยใช้เวลาน้อยแต่ให้ผลคุ้มค่ามากสุด

4. การบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ

4.1 การวางแผน (Planning)

4.1.1 การวางแผน เป็นหลักสำคัญของการทำงานการเรียน การทำงาน จึงต้องกำหนดจุดหมายใช้เวลาที่ประหยัด และก่อให้เกิดงานที่มีประสิทธิภาพ
4.1.2 ควรกำหนดแบบงานแต่ละปี เดือน สัปดาห์ และวัน
4.1.3 ฝึกใช้ปฏิทินในการวางแผนจนเป็นนิสัย
4.1.4 แม้ว่าการวางแผนจะต้องสิ้นเปลืองเวลาในตอนเริ่มแรก แต่ในขั้นสุดท้าย การวางแผนจะช่วยรักษาเวลาและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

4.2 การจัดเวลาให้เหมาะสมงาน

4.2.1 กำหนดและจัดลำดับความสำคัญของงานไว้ในแผนการทำงาน
4.2.2 งานใดที่ไม่สำคัญหรือกิจกรรมใดที่ไม่เกิดประโยชน์ควรตัดทิ้งไป
4.2.3 ให้เวลาสำหรับงานที่สำคัญ ๆ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพของงานมากที่สุด 4.2.4 แยกประเภทของงานไว้ให้ชัดเจน แล้วจัดทำพร้อมกัน เพื่อประหยัดเวลา
4.2.5 ทำให้เสร็จเป็นอย่าง ๆ ไปอย่างมีระบบเสมอ

4.3 การจัดเวลาให้เหมาะสมกับคน

4.3.1 ควรตัดเวลาที่เกี่ยวกับงานสังคม หรือการประชุมที่ไม่จำเป็น
4.3.2 ควรปฏิเสธบุคคลที่ขอติดต่อพบปะบ้าง ทำให้การทำงานไม่ต่อเนื่อง
4.3.3 ให้บุคคลอื่นมีส่วนแบ่งภาระความรับผิดขอบงานตามสมควร
4.3.4 มอบหมายงานกระจายงานให้บุคคลอื่น ควรทำอย่างมีประสิทธิภาพกำหนดวัตถุประสงค์ในการทำงานที่ชัดเจน
4.3.5 ควรสร้างบรรยากาศการทำงานให้เกิดขึ้นเสมอ หาแนวทางให้รบกวนสมาธิการทำงานให้น้อย

4.4 การสั่งการ/เตือนคนเสมอ

4.4.1 สร้างวิธีที่ฉลาดขึ้น แต่ไม่ใช่คลั่งการจัดระบบจนเกินไป
4.4.2 ทำอะไรให้ลุล่วงไปเป็นขั้นตอน แต่ไม่ใช่ใสใจแต่การจัดระบบแต่ไม่ทำอะไรเลย 4.4.3 ทำอะไรมากเกินไป จนไม่เคยประเมินคุณค่าที่แท้จริงของผลงาน
4.4.4 จงทำงานวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และทำวันพรุ่งนี้ให้ดีกว่าวันนี้
4.4.5 การทำอะไรอย่างสมบูรณ์ ชนิดไม่มีดีนี้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ
4.4.6 ฝึกฝนการตัดสินใจเพื่อทำงานตามที่เห็นว่าเหมาะสมให้ทันเวลา
4.5 การควบคุมการทำงานเพื่อการมีเวลาที่ดีกว่า
4.5.1 การรู้จักใช้เวลาคือการรู้จักวิธีการทำงานที่ฉลาด นั่นแสดงว่าจะมีเวลาสำหรับตัวเอง สำหรับครอบครัวและสำหรับสังคมมากขึ้น
4.5.2 อย่าทำตนเป็นบุคคลที่แยกตนออกจากงานไม่ได้ในบางครั้งหยุดพักผ่อนตามสมควรพอเหมาะ การทำงานติดต่อกันเป็นเวลายาวนาน อาจเกิดผลเสียได้
4.5.3 ฝึกมีวินัยในการทำงาน ไม่พลัดวันประกันพรุ่ง เพื่อการมีเวลาที่ดีกว่า
4.5.4 การพบปะ/สังสรรค์/ ร่วมกิจกรรมสังคม จะต้องเป็นเรื่องที่สร้างสรรค์ ไม่เสียเวลากับเรื่องไร้สาระ นำไปสู่ปัญหาไม่มีที่สิ้นสุด สิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ
4.5.5 คนที่รู้จัดใช้เวลา "เป็น" เท่านั้นจึงจะมีเสรีภาพให้กับ "ชีวิต" ที่แท้จริง

5. การจัดแบ่งเวลาและงาน

5.1 การจัดแบ่งเวลาและงานโดยใช้ตารางเมื่อสามารถจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานได้แล้ว ก็พิจารณาใช้ตารางแบ่งเวลาและงานเข้าช่วยโดยการเขียนงานใส่ช่องที่เหมาะสมกับการใช้เวลาตามตารางแสดงข้างล่าง
จากตารางนี้จะทำให้ผู้บริหารรู้ได้ว่าเวลานั้นจะต้องทำงานอะไร หรือให้ใครไปทำอะไร ข้อสำคัญ ต้องไม่ลืมว่า ผู้บริหารที่ดีคือผู้ที่ทำให้งานเสร็จ ไม่ใช่ทำงานให้เสร็จ

5.2 ประโยชน์ของการบริหารเวลา

เมื่อเวลาเป็นสิ่งที่มีค่า มีความสำคัญ มีจำกัด ไม่อาจจะหาสิ่งอื่นมาทดแทนได้ ในฐานะผู้บริหาร หากเวลาได้ประโยชน์คุ้มค่าเหมาะสมย่อมเกิดประโยชน์ ทั้งส่วนรวมและส่วนตัว เพราะสามารถทำงานที่สำคัญได้เสร็จตามกำหนด ไม่ทำงานซ้ำซ้อน รู้จักสร้างตนสร้างความรับผิดชอบ สร้างทีมงานทั้ง การมีส่วนร่วมเลือกทำงานให้คุ้มค่ากับเวลาและที่สำคัญมีความสุขกับการทำงาน
5.3 ข้อเสนอแนะในการบริหารเวลา

เรียงลำดับความสำคัญของงานว่างานใดควรทำให้เสร็จก่อน และควรหยุดรับทำกิจกรรมหลายอย่างเมื่อมีเวลาจำกัด และควรกำหนดตารางเวลาล่วงหน้า เพื่อเป็นแนวทางการปฏิบัติให้ชัดเจนยิ่งขึ้น และพยายามทำให้ได้ตามกำหนด โดยเผื่อความยึดหยุ่นไว้บ้าง ตารางเวลาล่วงหน้าที่ควรจัดทำ เช่น ตารางต่อวัน, ตารางต่อสัปดาห์, ตารางต่อเดือน , ตารางต่อภาคเรียนและตารางต่อปี
5.4 สุภาษิตที่เกี่ยวกับเวลา

One day is worth two tomorrows. วันนี้มีค่าเท่ากับวันพรุ่งนี้ถึงสองวัน
Time is the devourer of things. เวลาคือตัวกลืนสรรพสิ่ง
Time and tide wait for no man. เวลาและวารีไม่มีจะคอยใคร
Prepare today for the needs of tomorrow. เตรียมพร้อมในวันนี้เพื่อภาระในวันพรุ่งนี้
Time is money. เวลาเป็นเงินเป็นทอง
Lost time is never found again. เวลาที่เสยไปจะเรียกคืนมาไม่ได้
Better late than never มาสายยังดีกว่าไม่มาเสียเลย
The darkest hour is before the dawn. เวลาที่มืดมนย่อมมาก่อนรุ่งสว่างที่สดใส

สรุป

การบริหารเวลาเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการมีชีวิตอยู่ในสังคม ที่มีความสลับซับซ้อน กิจกรรมทางสังคมมีความเคลื่อนไหว (Dynamic) จนแทบตามไม่ทัน สภาพเศรษฐกิจเปลี่ยนไปไม่มีวันสิ้นสุด ผู้ที่มองเห็นคุณค่าของเวลา และสามารถบริหารเวลาที่มีอยู่ให้บังเกิดผลประโยชน์ย่อมเป็นผู้ได้เปรียบ และจะสามารถขจัดปัญหาอันเป็นผลมาจากความเคลื่อนไหว เปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ต่าง ๆ รอบข้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นย่อมหมายความว่า บุคคลนั้นได้ควบคุมทุกสิ่งทุกอย่างไว้ในมือได้แล้ว ทั้งนี้ด้วยสาเหตุเพียงประการเดียว คือ เขาบริหารเวลาเป็น

ผศ.จุฬาภรณ์ โสตะ ให้นิยามไว้ว่า "เวลามีค่ายิ่งกว่าทอง ทองใช่ว่าจะซื้อเวลาได้"

เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกคน ยิ่งคนที่รู้คุณค่าของเวลามากเท่าใด ย่อมสามารถเก็บเกี่ยวคุณ ประโยชน์จากการใช้เวลาให้มีคุณค่าได้มากเพียงนั้น

เทคนิคการบริหารเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นสำหรับผู้ต้องการเรียนรู้การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์อย่างสูง ทำให้สามารถดำเนินภาระกิจต่างๆได้อย่าง ราบรื่น ง่าย และมีเวลาเพียงพอที่จะบริหารจัดการสิ่งต่างๆให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี และยังมีเวลาส่วนตัวเพื่อพักผ่อนหย่อนใจได้ตามอัธยาศัย

ปัญหาที่ทำให้เกิดการสูญเสียเวลา

(ม.อึ้ง อรุณ,2537และ (Albert Stackmore อ้างถึงในชาญชัย อาจินสมาจาร, 2535)
มี หลายประการ ควรมีการประเมินผลตัวทำลายเวลาและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อเป็นแนวทางในการแก้ปัญหา ซึ่งปัญหาที่ทำให้สูญเสียเวลา ได้แก่

1. ปัญหาที่เกิดจากขาดการวางแผน ว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ให้ชัดเจน การใช้เวลาอันยาวนานในการทำงานหรือ แก้ปัญหาใดๆ เป็นเหตุให้ผลตอบแทนของความขยันได้กลับมาลดน้อยลง แม้ว่าขยันแต่งานที่ได้ขาดประสิทธิภาพ
2. ปัญหาที่เกิดจากการผลัดวันประกันพรุ่ง เช่นนอนตื่นสาย ขาดการเตรียมงานวันรุ่งขึ้น อ่านหนังสือพิมพ์ หรือคุยกับเพื่อน หรือดื่มน้ำชากาแฟก่อนทำงาน
3. ปัญหาที่เกิดจากความวุ่นวาย ทำงานโดยไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของปัญหา ไม่ไว้วางใจผู้อื่นจึงขาดการมอบหมายงาน ทำงานหลายอย่างที่ไม่เหมือนกัน หรือการสื่อความหมายที่ไม่ถูกต้อง ไม่ชัดเจน ความชักช้า ความไม่คงที่ ยุ่งเหยิง ระบบเอกสารที่ไม่ดี
4. ปัญหาที่เกิดจากการเล่นมากเกินไป ได้แก่ การใช้เวลามากเกินไปแก่ผู้มาเยือน โทรศัพท์นานหรือบ่อยครั้งเกินไป หรือหลบไปซื้อสิ่งของ ดื่มน้ำชากาแฟ หรือทำอะไรที่ไร้สาระ
5. ปัญหาซึ่งเกิดจากการมีส่วนเข้าร่วมมากเกินไป ได้แก่การเข้าร่วมในการตรวจสอบ ติดตามข้อปลีกย่อยมากเกินไป หรือใช้เวลายาวนานในการแก้ไขปัญหาแต่ละอย่างมากเกินไป
6. ปัญหาซึ่งเกิดจากการทำงานบนกระดาษ เช่น ใช้เวลาในการอ่านหนังสือนานแต่จับประเด็นไม่ได้ บันทึกสิ่งต่างๆ ที่ไร้ประโยชน์

การบริหารเวลา เป็นการจัดการสิ่งต่างๆ ในเวลาที่มีอยู่ ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ใช้เวลาน้อยที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
(จุฬาภรณ์ โสตะ และอมรรัตน์ ภูกาบขาว ,2543.)

ความสำคัญของการบริหารเวลา

• มี เวลาเหลือมากขึ้น สำหรับทำกิจกรรมที่น่าพอใจหรือเพื่อหย่อนใจ
• ทำ ให้พบความสำเร็จที่ต้องการได้มากขึ้นในทุกๆ ด้าน
• ลด ความเครียดและวิตกกังวล
• รู้สึกผิดน้อยลง

หัวใจสำคัญของการบริหารเวลา

• เรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญ โดยการเอางานทั้งหลาย มาจัดลำดับความสำคัญแล้วลงมือทำงานที่สำคัญที่สุด
• เรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน โดยพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมทำงานแทนในกิจกรรมต่างๆ และให้ความไว้วางใจกับงานที่เขาทำได้

หลักการเบื้องต้นในการบริหารเวลา
(บุญ ชัย ปัญจรัตนากร ,2540)

การบริหารเวลาที่ดี นอกจากสามารถทำงานของตนเองให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีแล้ว ยังสามารถทำงานเพื่อผู้อื่นได้ด้วยและยังได้รับความสุขจากการมีเวลาว่างของ ตน

1. การเริ่มต้นที่ดีมีความสำเร็จเกินกว่าครึ่ง ถ้าการเริ่มต้นของวันใหม่มีความสดชื่นแจ่มใสจึงควรค้นหาสิ่งที่ตนเองชื่นชอบ สักอย่าง
2. พิจารณาให้แน่นอน ว่าอะไรสำคัญที่สุด เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นปล้นเวลา หรือปล้นสิ่งสำคัญๆในชีวิตไป และจงกล้าที่จะตอบปฏิเสธ เพียงกล่าวว่า “ไม่” สั้นๆ และง่ายๆ
3. ตั้งเป้าหมาย การมีเป้าหมายอาจมีได้หลายเป้าหมาย ทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องงาน การเขียนเป้าหมายเหล่านั้นออกมาจะช่วยให้จุดประสงค์ของมันชัดเจนขึ้น และช่วยกำหนดทิศทางการใช้เวลาในแต่ละสัปดาห์ เดือน ปี ทศวรรษ และชั่วชีวิตได้
4. กำหนดเกณฑ์ ในการใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละอย่าง เช่น การโทรศัพท์ การคุยกับแขก การรับประทานอาหาร ตลอดจนเรื่องใช้จ่ายต่างๆ ควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะใช้เวลาเท่าไร
5. วางแผนประจำวัน ควรเขียนกิจกรรมต่างๆออกมาอย่างชัดเจน แล้ววางแผนการจัดทำเพื่อให้บรรลุผล โดยจัดลำดับความสำคัญ
6. ใช้ชีวิตอย่างสมดุล ทั้งในการพักผ่อนนอนหลับให้เพียงพอ มีเวลาหย่อนใจพอควร เวลาให้กับตนเอง และ การพัฒนาจิตวิญญาณ ตลอดจนเรื่องที่สนใจ
7. จัดลำดับความสำคัญของงานให้ชัดเจน โดยพิจารณาว่างานใดเร่งด่วน ที่ต้องดำเนินการโดยด่วน งานใดที่สามารถทำภายหลังได้ ไม่ต้องใช้สมองและเวลามากนัก ก็ทำภายหลังได้
8. ลงมือทำงานที่ยากที่สุด เมื่อทำงานที่ยากสำเร็จจะช่วยให้เกิดความโล่งใจ และช่วยให้เกิดความสำเร็จในการทำงาน
9. มอบหมายงาน โดยพิจารณาว่าใครที่พอจะช่วยได้ เพื่อช่วยให้มีเวลาเพิ่มขึ้น
10. ทำงานให้สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอัน อย่าทำงานด้วยความยืดยาด
11. ออกกำลังกาย เพื่อให้ร่างกายกระฉับกระเฉง กระปรี้กระเปร่า การเดินเป็นการออกกำลังกายที่ประหยัดที่สุดและง่ายที่สุด
12. ตรวจสอบสิ่งที่ทำ ว่ามีความสำคัญหรือจำเป็นเพียงใดหรือเป็นเพียงความเคยชิน สำรวจดูว่าถ้าตัดออกจะช่วยให้มีเวลามากยิ่งขึ้นหรือไม่
13. วางแผนฉลองความสำเร็จ เช่น ถ้างานชิ้นนี้เสร็จแล้วควรจะให้อะไรเป็นรางวัลให้สำหรับตัวเอง ซึ่งอาจเป็นสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ก็ได้เพื่อให้เป็นขวัญและกำลังใจตัวเอง
14. ใช้ความจำช่วยประหยัดเวลาในการทำงานสูง จงควรฝึกการจดจำสิ่งต่างๆ

เทคนิคการบริหารเวลา

โดย (บุญชัย ปัญจรัตนากร ,2540 และ ม.อึ้งอรุณ, 2537)

• ไปถึงที่ทำงานแต่เช้า การไปถึงที่ทำงานก่อนเวลาทำงานปกติ จะได้เวลาซึ่งปราศจากการขัดจังหวะ จากสิ่งใดๆ สามารถใช้เวลานั้น เพื่อใช้เวลาคิดในการวางแผน หรือทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้
• จัดชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ หาชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ที่ปราศจากการบกวน โดยงดรับโทรศัพท์ ปิดห้องทำงาน เพื่อได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
• เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึก พร้อมจัดสรรเวลาและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปได้ด้วย พร้อมกับระบุวันเวลา ในลงบันทึก เพื่อจัดการงานแต่ละชิ้นออกไป
• จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ จัดโต๊ะให้เป็นระเบียบทุกเย็น ถ้าโต๊ะสะอาดจะช่วยให้การทำงานในตอนเช้าง่ายขึ้น
• ลดจำนวนครั้งและเวลาในการประชุม ต้องคำนึงถึงเสมอถึงผลที่ได้จากการประชุมอย่างถี่ถ้วน คุ้มค่ากับเวลา โดยมีการกำหนดวาระประชุม รักษาเวลาการประชุม และวาระการประชุมอย่างเคร่งครัด
• แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ โดยแปรรูปงานหรือโครงการที่สำคัญให้เป็นกิจกรรมย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้สะดวก และใช้เวลาไม่นานนัก ในแต่ละกิจกรรม จะทำงานให้สำเร็จไปได้ในแต่ละช่วง เพราะเป็นการยากมากที่จะหาเวลาติดต่อกันในช่วงยาวๆ
• เริ่มลงมือทำทันที อย่ามัวรีรอในการทำกิจกรรมต่างๆ อย่างงว่าจะเริ่มต้นตรงไหนก่อนการรีบตัดสินใจทำทันที แล้วค่อยเพิ่มเติมทีหลัง จะให้งานเสร็จเร็วขึ้น
• พิจารณาใช้เทคโนโลยีช่วย การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นเป็นหลายเท่า เช่นโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ บัตรเครดิต
• เตรียมอุปกรณ์ จำเป็นใกล้มือ เช่นโทรศัพท์ คลิบหนีบกระดาษ สมุดโน้ต กรรไกร ปากกา ยางลบ เทปใส ตะกร้าขยะ ซองจดหมาย ฯลฯ
• ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลา เช่นฟังวิทยุแทนดูโทรทัศน์
• ใช้เวลารอคอยให้เกิดประโยชน์ ถ้าต้องรอคอยอะไรซักอย่างหนึ่ง ต้องหากิจกรรมสำรองที่ง่ายๆ ไปด้วย จะได้ไม่มีความกระวนกระวายใจ ในการรอคอย และยังได้งานเพิ่มขึ้นอีก
• ประหยัดเวลาในการจับจ่าย โดยการซื้อของเป็นจำนวนมาก ไม่ตองไปซื้อบ่อย ซื้อของเวลาที่คนไม่มาก วานคนอื่นให้คนทำงานแทน ตัดสินใจโดยไม่ลังเลและผนวกการจ่ายตลาดกับธุระประจำเข้าด้วยกันเพื่อประหยัดเวลา
• การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ช่วยให้ประหยัดเวลาได้ ทั้งในด้านการช่วยเหลือเกื้อกูล และ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยมิตรภาพที่ดี การสื่อสารที่ชัดเจน นุ่มนวล และช่วยให้ได้รับความร่วมมือช่วยเหลือด้วยดี และประหยัดเวลาทำงาน
• ใช้เวลาปลีกย่อยให้เป็นประโยชน์ ใช้เวลา 10 นาที หรือ 15 นาที ให้เกิดประโยชน์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องคอยอะไรสักอย่างใช้ให้คุ้มค่า อย่างทิ้งไป
• ใช้เวลาของแต่ละวันให้เต็มที่ สมเหตุสมผล มีประโยชน์ เช่น ฟังข่าววิทยุ หรือฝึกฟังภาษาอังกฤษขณะขับรถไปทำงาน
• วางแผนการใช้เวลาแต่ละช่วงให้เหมาะสม หรือทำงานเพิ่มนอกเหนือจากที่จัดระเบียบไว้ในแต่ละวันแล้วจะได้งานอื่นๆเพิ่มอีกด้วย
• ทำงานด้วยความสบายใจ ความสุขและความสนุกสนานเป็นการเสริมสร้างพลังจิตใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จิตใจที่สบายเป็นทุนของประสิทธิภาพการทำงาน ควรเพาะเลี้ยงให้มีความสนุกสนานกับการทำงานและเอาใจใส่
• ในการทำงาน ควรกำหนดเวลาในการพักผ่อนไปด้วย หรือเปลี่ยนงานซึ่งมีลักษณะไม่เหมือนกัน จะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ทำงานสองสิ่งในเวลาเดียวกัน ถึงแม้โบราณจะสอนว่า ทำงานสิ่งใด ก็ให้ตั้งใจทำงานในสิ่งนั้น มิเช่นนั้นจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่ำลง แต่การตั้งใจทำงานนับเป็นสิ่งที่ดี แต่เราสามารถตั้งใจทำงานควบคู่กันได้
• การเพิ่มพูนความรู้และข้อมูลข่าวสารต่างๆอ่านหนังสือให้ได้ผลโดยเพิ่มเวลาอ่านหนังสือให้มากขึ้น อ่านทุกวันและสม่ำเสมอ เลือกหนังสือที่จะอ่านด้วยความระมัดระวัง มีประโยชน์ และมีคุณค่า ตลอดจน เพิ่มความเร็วของการอ่าน