การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
ในยุคที่เร่งรีบแบบนี้ การบริหารจัดการเวลาถือเป็นสิ่งที่คนเราทุกคนควรทำ เพราะกิจวัตรประจำวัน ของแต่ละคนมีไม่เหมือนกันทั้งที่ทำงาน บ้าน หรือโรงเรียน บางครั้งอาจทำให้เวลาพันกันยุ่งเหยิง ไปหมด เกิดความกังวล และความเครียดขึ้นได้ เนื่องจากไม่รู้จะจัดลำดับอะไรก่อนหลังดี
วันนี้ทีมงาน Life & Family มีเทคนิคการบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ จากนักกิจกรรมบำบัดมาฝากกัน
สำหรับใครที่มีงานมะรุมมะตุ้มจนไม่รู้จะแบ่งเวลาพักผ่อนอย่างไรดี สันติ จันทวรรณ นักกิจกรรมบำบัด โรงพยาบาลมนารมย์ ให้แนวทางว่า อาจเริ่มจากการมองเรื่องการใช้เวลาในแต่ละวันก่อน ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า ใน 1 วันทุกคนมีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมง แล้วใน 24 ชั่วโมง ควรทำอะไรบ้าง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วในวัยเรียนหรือวัยทำงาน การจัดเวลาที่ทำให้เข้าใจง่ายนั้น จะแบ่งจำนวน 24 ชั่วโมงของวันเป็น 3 ส่วน และได้สูตรคือ 8 : 8 : 8 ซึ่งจะมีลักษณะดังนี้
8 ชั่วโมง สำหรับ การนอนหลับ พักผ่อน
8 ชั่วโมง สำหรับ การทำงาน หรือการเรียน
8 ชั่วโมง สำหรับกิจวัตรประจำวันต่างๆ เช่น อาบน้ำ แต่งตัว รับประทานอาหาร เดินทาง เข้าสังคม ตลอดจนกิจกรรมยามว่าง
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าเวลาใน 1 วัน มีโครงสร้างการดำเนินชีวิตที่ค่อนข้างชัดเจนในแต่ละวัน หากจัดเวลาให้เหมาะสมตามรูปแบบข้างต้น ซึ่งในบางกรณีสามารถปรับเปลี่ยนลักษณะชั่วโมงต่างๆ ตามสูตรแล้วแต่ลักษณะหน้าที่การงาน การดำเนินชีวิต และสภาพสังคม
นอกจากแบ่งเวลาการใช้ชีวิตประจำวันแล้ว นักกิจกรรมบำบัด บอกต่อว่า การจัดลำดับของสิ่งที่ทำนั้น ก็ช่วยทำให้คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพได้ อย่างน้อย ๆ จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรเริ่มทำสิ่งใดก่อนหลังดี ซึ่งมีอยู่ 4 กลุ่มได่แก่
1. สำคัญและเร่งด่วน 2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3.ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน 4. ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน โดยแต่ละกลุ่มนั้น อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ ดังรายละเอียดต่อไป
สิ่งสำคัญและเร่งด่วน
เป็นสิ่งที่จำเป็น และต้องทำทันที เช่น ป่วยไม่สบายทนไม่ไหวต้องไปหาหมอ ต้องไปจ่ายค่าไฟฟ้า เนื่องจากเป็นวันสุดท้ายที่ครบกำหนดจ่าย น้ำมันรถหมดต้องเติมปั้มที่ใกล้ที่สุดทันที สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถผ่อนผันเวลาได้ ต้องทำทันทีและถูกบังคับจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะนั้น ถ้าไม่ทำแล้วจะก่อปัญหา และถ้าหากมีสิ่งนี้มากเกินไปจะทำให้ชีวิตค่อนข้างวุ่นวายกดดัน ยุ่งเหยิงตลอดเวลา ซึ่งอาจเกิดได้จากสถานการณ์บังคับ ผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่ค่อยใส่ใจ
สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่มีความสำคัญ และสามารถวางแผนไว้ล่วงหน้าได้ เช่น มีนัดไปอบรมสัมนา 3 วัน ในอีก 3 เดือนข้างหน้า หรือมีนัดทำสัญญาการจัดจ้างอีก 2 สัปดาห์ หรือมีนัดพักผ่อนกับครอบครัวช่วงปลายปี สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่อยากทำและสามารถวางแผนจัดการเวลาไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งมักส่งผลให้มีการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและชีวิตมีเป้าหมายในการใช้เวลาในแต่ละวัน
สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่ทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ ซึ่งต้องเผชิญและต้องตัดสินใจในขณะนั้นทันที เช่น มีคนโทรศัพท์มาชวนทำบัตรเครดิต มีคนขอความช่วยเหลือถามทาง เพื่อนชวนไปกินข้าวด้วยตอนนี้ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่มาขัดจังหวะการใช้เวลาและขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในขณะนั้น ซึ่งส่งผลทำให้การใช้เวลามีประสิทธิภาพลดลง
สิ่งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่ทำไปตามอารมณ์หรือความรู้สึก ซึ่งทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เช่น เล่นเกมฆ่าเวลา นอนจนเกินความต้องการ ดูโทรทัศน์ไปเรื่อย ๆ สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดความเพลิดเพลินแต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร ควรลดให้เหลือน้อยที่สุด
โดยทั้งนี้ นักกิจกรรมบำบัดแนะว่า ควรลองนำสิ่งต่าง ๆ ที่จัดตาม 4 กลุ่มข้างต้นมาจัดเรียงลำดับกัน โดยเรียงจากสิ่งที่ต้องทำในกลุ่มสิ่งสำคัญและเร่งด่วนเป็นอันดับแรก สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นอันดับสอง สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วนเป็นอันดับสาม และสิ่งไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วนเป็นอันสุดท้าย นั่นจะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นในการที่จะเริ่มทำอะไรก่อนหลังอย่างไม่ยุ่งเหยิง
ลองนำไปปรับใช้กันดูนะครับ หากผู้อ่านท่านใดมีเทคนิคการบริหารจัดการเวลาที่ทำแล้วได้ผล เข้ามาบอกกันได้นะครับ บางทีวิธีของท่านอาจจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านท่านอื่น ๆ ไม่มากก็น้อย
เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
(1) ประกอบด้วยคำหลักๆ ดังนี้
- เทคนิค คือ วิธีการ ทางเลือกที่หลากหลาย และเหมาะสม- บริหาร คือ การแบ่ง การจัดสรร การให้ การจัดลำดับความสำคัญ
- ประสิทธิภาพ คือ ความถูกต้อง ถูกใจ ได้ผล (ตรงตามเป้าหมาย เหมาะสมกับเวลา ค่าใช้จ่าย ความรู้ ความสามารถ เทคโนโลยี)
โดยหัวใจหลักในการทำงานนั้นให้พยายามคิดถึงการคุ้มทุน คุ้มค่า และเป้าหมายของการบริหารเวลาคือ เพื่อชีวิตและงาน รวมทั้งเพื่อครอบครัว สำหรับการพัฒนางานประจำต้องอาศัยทั้งการพัฒนางานและพัฒนาคนไปพร้อมๆกัน
(2) ปัญหาของการไม่บริหารเวลาเนื่องจากเวลาในแต่ละวันของคนเรามี 24 ชั่วโมงเท่ากัน ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับแต่ละคนว่าจะบริหารจัดการเวลาที่มีอยู่ได้ดีมากน้อยเพียงใด การไม่รู้จักบริหารเวลาย่อมทำให้เกิดผลเสียและปัญหาต่างๆมากมาย ดังนี้
- ความไม่ก้าวหน้าขององค์กร และบุคลากร- ใช้เวลาทำงานมาก ไม่เป็นระบบ
- ทำงานช้า ทำงานไม่ทัน งานคุณภาพไม่ดี- ทำงานแบบเร่งด่วนในเรื่องที่ปกติ
- ทำงานซ้ำในแต่ละขั้นตอน
- เพิ่มขั้นตอนในการทำงาน
- ไม่มีเวลาพักผ่อน/พัฒนางาน/ตนเองโดยที่การบริหารเวลาที่ดีนั้น ต้องสอดคล้องสัมพันธ์กับระบบและการบริหารงาน
(3) ความจำเป็นของการบริหารเวลา
อย่างที่กล่าวมาแล้วว่าเวลาที่ทุกคนถือครองในแต่ละวันมีเท่ากัน จึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการบริหารเพื่อการใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด จะเห็นได้ว่าบุคคลที่มีความก้าวหน้าในชีวิตส่วนใหญ่ไม่มีใครนั่งเฉยๆ แต่ละคนต้องทำงานมากมายในแต่ละวัน และต้องรู้จักบริหารเวลา ความจำเป็นในการบริหารเวลามีดังนี้
- เพื่อความสำเร็จของงานและชีวิต
- เพื่อการจัดการใช้ ทำให้มีค่าเพิ่มขึ้น เป็นเงิน เป็นเกียรติ เป็นสุข
- การจัดเวลาเพื่อทำให้ work smart, not work hard
- สามารถพัฒนางานและตนเองสู่เป้าหมาย
- ทำงานอย่างมีความสุขโดยที่การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ ต้อง
- ทำแผนและข้อมูลการใช้เวลา ให้เหมาะสมกับงาน ชีวิต การพัฒนางาน การพัฒนาตน อายุงาน อายุคน
- มีวินัยกับการใช้เวลา พยายามทำงานตามแผน/กำหนดการให้มากที่สุด
- ตรวจสอบการใช้เวลา แผน ผล ประสิทธิภาพ และพยายามเตือนตัวเองไว้เสมอว่าทำให้ดีกว่าได้หรือไม่
- ถ้าเรารู้จักการให้เวลา จะไม่มีคำว่าไม่มีเวลา
(4) เทคนิคการบริหารเวลา
Ø ทำข้อมูลใช้เวลาและขั้นตอนการทำงานทั้งของตัวเองและของระบบ
Ø วิเคราะห์ความเหมาะสมของการใช้เวลา ไม่กระทบงานและทำงานได้ดี มองที่เป้าหมายและความสัมพันธ์ของระบบงาน คุ้มทุน คุ้มค่า เทียบเคียง
Ø จัดลำดับการใช้เวลาความความสำคัญของงาน (งานสำคัญ งานด่วน งานประจำ งานพิเศษ งานพัฒนา งานส่วนตัว ปริมาณ คุณภาพ)
Ø จัดระบบและกระบวนการใช้เวลา ทำ to do list, reminder ตรวจติดตามเป็นปี ช่วง เดือน สัปดาห์ วัน
Ø วิเคราะห์/ประเมินการใช้เวลา หาช่วงเวลาทำงานได้ดี/ไม่ดี ปัญหา สาเหตุ (ความรู้ ความสามารถ ทักษะ อุปกรณ์ เครื่องมือ) แนวทางแก้ไข ทางเลือก หา/จัดเวลาเพื่อประโยชน์ต่อตนเอง
(5) เทคนิคในการจัดการกับปัญหาที่ทำให้เสียเวลา
1) เรียนรู้ ทำความเข้าใจ ติดตามเป้าหมาย ระบบงาน ความต้องการและความสัมพันธ์ของงานและองค์กร
2) วิเคราะห์องค์ประกอบที่จะสามารถทำงานได้ดี ดีกว่า อุปกรณ์ เครื่องมือ
3) เรียนรู้ถึงความรู้ ความสามารถ ทักษะนิสัย การทำงานของเพื่อนร่วมงาน เพื่อนำมาจัดการระบบงานร่วม
4) เรียนรู้นิสัย บุคลิก ลักษณะของลูกค้า และผู้ร่วมทำร่วมใช้ ช่วยจัดการงานและเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ
5) เรียนรู้แนวทาง เครื่องมือ ช่วยทำงาน สอดส่องศึกษาว่าที่ไหนมีดีกว่า เพื่อไปศึกษาดูงาน
(6) เครื่องมือการบริหารเวลา
§ TQM (Total Quality Management, PDCA) เป็นระบบ กระบวนการที่มีการตั้งเป้า ความสำเร็จให้พัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน
§ Strategic planning, SWOT analysis เพื่อกำหนดเป้าหมาย ทางเลือก โดยที่
ü Strength สิ่งที่ทำได้ดี และทำได้จริง
ü Weakness สิ่งที่คิดว่าสามารถปรับปรุงแล้วทำได้ดี คุ้มค่า น่าทำ
ü Opportunity สิ่ง/สภาพสนับสนุนให้ทำได้ เอาส่วนที่ทำได้ไปใช้ให้เกิดมูลค่าและประโยชน์
ü Threat สิ่งที่เป็นอุปสรรค และไม่สามารถควบคุมและแก้ไขได้ ต้องปรับตัวให้ทำงานได้และต้องวิเคราะห์ข้อมูลและข้อเท็จจริง ความเป็นไปได้ อนาคต คู่แข่ง อยากทำ ต้องการทำ
§ Balanced Scorecard, BSC เพื่อความรอบคอบ รอบด้าน และมีตัววัด (ความถูกต้อง ความรวดเร็ว ทันเวลา ดี เท่าเทียม)
ข้อคิดของฝากจากท่านวิทยากร (รศ. ดร. วัลลภ สันติประชา)
1. การพัฒนาตนที่ได้ผล เน้นที่การพัฒนาและปรับแก้ที่ตนเองเป็นหลัก อย่าผลักให้คนอื่นปรับแก้
2. การพัฒนางาน ต้องคุ้มค่า คุ้มทุน คุ้มเวลา
3. การพัฒนาคน คนอื่นทำแทนไม่ได้
4. ใช้ทฤษฎีเศรษฐกิจพอเพียง คือ พอประมาณ (พอดีกับตน) สมเหตุสมผล (คุ้มค่า คุ้มทุน) มีภูมิคุ้มกัน (ประกันอนาคต ความเสี่ยง และมีทางเลือก)
5. ฝึกนิสัยให้ทำงาน 2-3 อย่างพร้อมกันได้ ใช้และเตรียมการใช้เวลาให้คุ้มค่า อย่าปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์
6. อะไรทำให้เราประหยัดเวลา ใครทำให้ประหยัดเวลาและพัฒนา น่าจะแสดงให้รับรู้และขอบคุณ เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีความสุขร่วมกัน
7. การอย่าคิดแค่เสร็จที่เรา แต่ต้องมุ่งเป้าหมายที่ความสำเร็จของงาน
วันพฤหัสบดีที่ 23 เมษายน คณะผู้เข้าอบรมเดินทางไปยังจังหวัดระนอง และได้มีโอกาสเข้าฟังธรรมะที่สวนโมกข์ พลาราม มีสาระสำคัญ สรุปเป็นประเด็นได้ดังนี้
1. การใช้ชีวิตโดยวางตัวเป็นกลางไม่เอนเอียง โดยยึดหลักมัชฌิมาปฏิปทา (ทางสายกลาง) ไม่ลุ่มหลงในวัฏสงสาร อันได้แก่ ราคะ โลภะ โมหะ และโทสะ
2. ธรรมะที่จะช่วยให้เกิดความสมานฉันท์ คือ การยอมรับผิด และการให้อภัย โดยยึดหลัก เมตตา ขอโทษ ให้อภัย และอโหสิกรรม3. การวางตัวให้อยู่เหนือเกมกิเลส ซึ่งผู้ปฏิบัติได้คือผู้เอาชนะซึ่ง เวทนา (feeling)
4. การดำรงชีวิตอยู่ด้วยวามไม่พอใจ จะทวีความรุนแรงมากขึ้นอันเนื่องมาจากมีการสะสมและสร้างความเคยชินเอาไว้ และส่งผลให้มีกำลังกิเลสเพิ่มขึ้น นำไปสู่การทำลายด้วยคำพูดและการกระทำในภายภาคหน้า
5. เครื่องมือในการขจัดความไม่พอใจ เรียกว่า " ธรรมะ 4 เกลอ" ประกอบด้วย (1) สมาธิ (2)สติ (3) สัมปชัญญะ (4) ปัญญา โดยมีทานและศีลเป็นองค์ประกอบช่วย ซึ่งทานคือ การให้ผู้อื่นมีความสุข ส่วนศีลเป็นหลักธรรมะที่ทำให้ไม่เบียดเบียนผู้อื่น
6. การไม่ยึดติดในรูป เวทนา สันญาณ สังขาร วิญญาณ เนื่องจากเมื่อตายแล้วจะดับไป ยกเว้นส่วนของจิตที่ยังคงอยู่ ซึ่งเป็นจิตบริสุทธิ์
ที่มา;http://share.psu.ac.th/blog/marky7650/12287
บ่อยครั้งรู้สึกมีเวลาไม่พอทำงานเสร็จไม่ทันเวลาบ่อยๆต้องทำงานรีบเร่งแข่งกับเวลาอยู่เป็นประจำหรือรู้สึกว่างานมาก จนไม่มีเวลาสำหรับ การพักผ่อนหย่อนใจ ไม่มีเวลาให้กับครอบครัวล้วนเป็นสาเหตุให้เกิดความเครียดนั้น จำเป็นอย่างมากที่จะต้องหาวิธีบริหารเวลา เพื่อจัดเวลาการทำงานให้มี ประสิทธิภาพขึ้น และเพื่อจะสามารถทำงานได้เสร็จทันเวลาอย่างที่ไม่ต้องรีบเร่งมากนัก รวมทั้งยังมีเวลาเหลือพอที่จะพักผ่อนหย่อนใจส่วนตัว มีเวลาให้กับเพื่อนฝูงและครอบครัวอีกด้วย
เห็นทีจะคล้อยตามคำคมของเบนจามิน แฟลงคิน นักวิทยาศาสตร์ชื่อก้องโลก ที่กล่าวเอาไว้ว่า " เวลาคือเงิน " ถึงใครจะเถียงว่าเงินซื้อควาสุขไม่ได้ แต่เงินก็เป็นปัจจัยหลักที่เอื้อให้เราอยู่ได้อย่างมี ความสุขเช่นเดียวกับเวลาถ้าเราใช้ไม่เป็น ก็เหมือนกับทำของมีค่าหล่นหาย บางคนคิดว่าเก็บไว้อย่างดีแล้ว ก็ยังถูกขโมยเวลาไปจนได้ มีบางคนพูดไว้อย่างน่าคิดว่า เวลาคือของขวัญ เพราะเหตุนี้จึงเรียกปัจจุบันว่า " Present " ทุกคนรู้ดีว่าเวลามีค่าแค่ไหน แต่ก็ยังเผลอทำหายอยู่บ่อยๆที่ว่า" โอ๊ย ไม่มีเวลาหรอกงานเยอะ จะตาย…ไม่ว่างหรอก ไม่มีเวลา ต้องเคลียร์งานก่อน " คนส่วนมากมักรู้สึกว่าตัวเองไม่มีเวลา แม้จริงแล้วเคล็ดลับอยู่ที่การบริหารเวลานั่นเอง ฟังดูเหมือนยาก แต่ถ้ารู้จักบริหารเวลาให้ดีก็สามารถที่จะหาเวลา เพิ่มได้ เพียงปรับเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่างและเริ่มปฏิบัติอย่างจริงจัง คุณจะมีเวลาเพิ่มขึ้น ลองเริ่มด้วย
1. จดบันทึกการใช้เวลาในแต่ละวัน การบริหารเวลาควรเริ่มต้นจากการสำรวจตัวเองก่อนว่าในแต่ละวันนั้นได้ใช้เวลาในการทำกิจกรรมอะไรบ้าง โดยการจดบันทึกเวลาและการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละวันติดต่อกันประมาณ 3 วัน แล้วลองคำนวณดูว่าได้ใช้เวลาไปกี่ ชั่วโมงกับการนอน การกิน การทำงาน การเดินทาง การออกกำลังกาย การอยู่คนเดียวเงียบๆ การใช้เวลาสังสรรค์กับเพื่อนฝูง และการใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ลองพิจารณาดูว่า เวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมเหล่านี้สมดุลแล้วหรือยังได้เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องมากน้อย แค่ไหน และบ่อยแค่ไหนที่คิดจะทำอะไรแล้ว ก็รีรอผัดผ่อนไปทำอย่างอื่นก่อน งานที่ควรจะเสร็จจึงไม่เสร็จเสียที ควรจะต้องปรับปรุงเวลาในเรื่องใดให้มากขึ้นหรือน้อยลง
2. วางแผนงานล่วงหน้า ในแต่ละวัน จะมีเวลาสำหรับการทำงานประมาณ 6-8 ชั่วโมง จึงควรตั้งใจทำงานให้เต็มที่ โดยวางแผนการทำงานล่วงหน้าว่า ในวันนั้นจะต้องทำอะไรบ้าง แล้วพรุ่งนี้จะต้องทำอะไรจัดลำดับความสำคัญของงาน เลือกทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ทำงานที่คิดว่ายากก่อน ในช่วงเช้าเพราะเป็นช่วงที่ร่างกายยังสดชื่น รู้จักแบ่งงานชิ้นใหญ่ให้เป็นชิ้นย่อยๆถ้าเป็นหัวหน้างานควรแบ่งงานให้ลูกน้องหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องรับไป ทำอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อความยุติธรรม และอย่างหวงงาน อย่าคิดว่าคนอื่นจะทำไม่ได้ ค่อยๆ สอนและค่อยๆ ฝึก เขาย่อมทำได้ในวันหนึ่ง และเราก็จะสบายขึ้นด้วย เมื่อทำงานติดต่อกันประมาณ 2 ชั่วโมงควรพักสมองโดยการเปลี่ยนอิริยาบถบ้าง และควรพยายามทำงานให้เสร็จที่ที่ทำงาน ไม่จำเป็นอย่าเอางานกลับไปทำที่บ้านเพราะจะรบกวนเวลาสำหรับตนเองและครอบครัว
3. เพิ่มเวลา ถ้ารู้สึกว่าเวลามีไม่พอ ควรหาเวลามาเพิ่ม เช่น ตื่นให้เช้าขึ้น หรือย้ายมาพักใกล้ที่ทำงานเพื่อประหยัดเวลาในการเดินทาง เป็นต้น ลองสังเกตผู้ร่วมงานดูบ้างว่าแต่ละคนมีวิธีการบริหารเวลาอย่างไร ลองเรียนรู้จากผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเครียดน้อยลงก็ได้
4. ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ว่าคุณจะทำอะไร เพื่ออะไร ปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งของคนที่ประสบความสำเร็จ คือการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน จดไว้กันลืม แล้วลงมือทำทันที จำไว้ว่าถ้าจะยิงปืนให้เข้าเป้าก็จำเป็นต้องเล็งให้ดีซะก่อน เมื่อโฟกัสถูกจุดแล้ว ก็ต้องรู้ว่าทำอะไรบ้างจึงจะไปถึง เคล็ดลับการอยู่ที่การมี "แผน" ที่ดีอยู่ กับตัว ทั้งระยะสั้นและระยะยาว ว่าคุณต้องทำอะไรบ้างตั้งแต่วันนี้ สัปดาห์นี้ จนถึงตลอดทั้งปีนี้ แผนที่ดีคือต้องรู้ปัญหาของงานแต่เนิ่นๆเพื่อที่จะหาทางแก้ได้ทันท่วงที
5. สร้าง To-Do-List เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่งเรียงลำดับก่อนหลังของงานที่จะทำเอาไว้ก่อน แล้วเชื่อและบังคับตัวเองให้ทำตามนั้น เป็นการไม่ให้ออก นอกลู่นอกทาง เสียเวลาเที่ยวเล่นไปกับเรื่องหยุมหยิมทั้งหลายแหล่ ว่ากันว่า คนที่ประสบความสำเร็จน่ะเขาโน๊ตไว้ทั้งนั้น ว่าอะไรที่ควรทำก่อนหลัง แต่ถ้ามีเรื่องด่วนแทรกเข้ามา ก็สามารถปรับให้ยืดหยุ่นได้
6. มีแฟ้มงาน อย่าปล่อยให้ความคิดกระจัดกระจาย รีบเก็บๆๆๆเข้ามาใส่ในแฟ้มซะ เอกสารก็เหมือนกันถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง ก็จับมันมาเก็บใส่แฟ้มงาน เดียวกัน เพื่อไม่ให้ความคิดของคุณเตลิดเปิดเปิงไปไหนต่อไหน โต๊ะรกๆไม่ทำให้ชีวิตดีขึ้นอย่ามาอ้างว่าโต๊ะรกๆทำให้ ไอเดียคุณบรรเจิด มุกนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่อ คุณมีความจำดีเยี่ยมเท่านั้น ว่ากระดาษและสิ่งของที่เกลื่อนอยู่บนโต๊ะน่ะ มีเรื่องอะไร อยู่ตรงไหนบ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนธรรมดาจัดของให้เข้าที่เข้าทาง จะดีกว่านะ
7. ใช้โทรศัพท์ให้เป็น เสียงกริ๊งทุกสิบห้านาทีติดโผสาเหตุอันดับต้นๆ ที่มารบกวนเวลาทำงานของคุณ อย่าตกเป็นโรคโฟนลิซึ่ม ด้วยการเม้าท์สนุกปาก ในเวลางาน เพราะนอกจากจะขโมยเวลาไปจากคุณแล้ว มันยังทำให้คุณดูไม่ดีอีกด้วย ธนาคารและโรงแรมใหญ่ๆในต่างประเทศ เริ่มขอความร่วมมือให้ พนักงาน หน้าเคาน์เตอร์งดใช้โทรศัพท์มือถือขณะปฏิบัติงาน เพราะเกรงว่าลูกค้าจะรู้สึกไม่ประทับใจเมื่อเห็นพนักงานรับโทรศัพท์มือถืออยู่บ่อยๆจน เสียงานและรับรองลูกค้าได้ไม่เต็มที่
8. ทุกคนมี " เวลาของตัวเอง " สังเกตให้ดีว่าช่วงเวลาใดที่สมองคุณรู้สึกปลอดโปร่ง ไอเดียกระฉูดถ้าคุณถูกชะตากับเวลาเช้าตรู่ ก็รีบเรียงลำดับความคิด ทำ list สิ่งที่จะทำในวันนั้น ก่อนที่เมฆดำจะเลื่อนมาบดบังความคิดเจ๋งๆของคุณ
9. มีความรับผิดชอบ บริหารเวลาต้องเริ่มจากการจัดการตัวเองซะก่อน ก็จะมีประโยชน์อะไรล่ะ ถ้าทำ list ขึ้นมา แล้วทำตามนั้นไม่ได้ จะบอกให้ก็ได้ว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลว เกิดจากโรคความรับผิดชอบบกพร่องของคนเรานี่แหละ ไม่มียารักษาแต่หายได้ด้วยวินัยในตัวคุณเอง
คุณลองใช้เวลาไม่กี่นาทีอ่านเคล็ดบริหารเวลาเหล่านี้ ใช้เวลาอีกนิดหน่อยลองลงมือทำดู แล้วคุณจะค้นพบเวลาอีกหลายชั่วโมงที่หายไป ทีนี้ไม่ว่าคุณจะงานยุ่งแค่ไหน ก็จัดการมันได้ไม่ยากด้วยสองมือของคุณเอง เวลาเป็นสมบัติที่มีค่ายิ่งของคุณ ที่สามารถนำไปแลกเป็นอะไรก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะจัดการกับมันได้ดีแค่ไหน…
ขอขอบคุณที่มาบทความ : หนังสือพิมพ์ โพสต์ทูเดย์ ฉบับวันที่ 4 เมษายน 2548