การจัดความสำคัญก่อนหลัง
การจัดความสำคัญก่อนหลัง เพื่อความสำเร็จในชีวิต
การรับมือกับโลกยุคปัจจุบันที่แปรเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา จำเป็นต้องมีการบริหารชีวิต และการบริหารเวลาอย่างเหมาะสม เพื่อรับมือกับสิ่งต่างๆ ที่ดูเหมือนว่า มีความสำคัญเท่าๆ กันไปหมดทุกเรื่อง การบริหารเวลาให้ถูกต้องมิใช่เรื่อง การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือมิใช้เพียง การเน้นความสามารถในการตอบโต้มากขึ้น แต่เป็นเรื่องของการสร้างสมดุลให้กับความต้องการขั้นพื้นฐานของมนุษย์ 4 อย่าง นอกจากนั้น หากขาดวิจารณญาณที่ดี (Intuitive wisdom) ก็ไม่สามารถบริหารเวลาให้สมดุลได้ตามต้องการ
ความต้องการพื้นฐาน 4 อย่าง ของมนุษย์
- ปัจจัย 4 (Physical need) ประกอบด้วย อาหาร เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่อาศัย และยารักษาโรค รวมถึงความแข็งแรงทางกายและทางใจ
- ความต้องการทางสังคม (Social need) คือความต้องการที่จะมีปฏิสัมพันธ์ที่ดี ที่อบอุ่นกับคนรอบข้าง หากความสัมพันธ์กับ คนรอบข้างไม่ดี จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำสิ่งต่างๆลดลง
- ความต้องการทางจิตใจ (Mental need) คือความต้องการความสงบทางใจ
- ความต้องการทางจิตวิญญาณ (Spiritual need) คือความต้องการที่จะเรียนรู้เพื่อพัฒนาตนเอง และการสร้างอะไรบางอย่าง เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อคนรุ่นต่อไป
ความต้องการทั้ง 4 อย่าง จะต้องมีความสมดุลกัน จึงจะเกิดพลังชีวิตที่จะทำสิ่งต่างๆอย่างมีความสุข และไม่เกิดความย่อท้อหรือเบื่อหน่าย
การจัดความสำคัญก่อนหลัง เพื่อความสำเร็จในชีวิต
การบริหารเวลา หรือการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังในการทำสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องของการใช้วิจารณญาณในการรู้แล้วเลือก ดังนั้นการมีวิจารณญาณที่ดีจะช่วยให้เราสามารถเลือกทำสิ่งต่างๆได้อย่างสมดุล
วิจารณญาณในการรู้แล้วเลือกที่ดีประกอบด้วยปัจจัย 4 อย่าง คือ
- Self-awareness หรือการรู้จักตัวเอง คือรู้ว่าตัวเราเองเป็นเช่นไร คิดอะไรอยู่ อยู่ในอิริยาบถไหน และมีอารมณ์กับความรู้สึกต่างๆ ในแต่ละขณะเป็นอย่างไร รวมทั้งรู้ว่าเป้าหมายของเราคืออะไร และรู้ว่าเราชอบอะไร มีความถนัดทางด้านไหน
- Conscience คือหิริโอตตัปปะ หรือความรู้สึกผิดชอบชั่วดีที่อยู่ภายในจิตสำนึก โดยรู้ได้จากเสียงที่อยู่ภายในตัวเรา (Inner voice) ที่จะเกิดขึ้นเมื่อจิตใจค่อนข้างสงบและมีแต่ความรู้สึกเพียงอย่างเดียว
- Independent will คือการมีเจตนารมณ์ที่แน่วแน่ สามารถเลือกและตัดสินใจสิ่งต่างๆด้วยตนเอง จะเกิดขึ้นได้ต้องหัด ตั้งเป้าหมายในชีวิต และต้องทำให้ได้ หัดรักษาคำสัญญาต่อตนเองและผู้อื่น และอย่าให้อารมณ์มีความสำคัญกว่าสิ่งที่ทำอยู่
- Creative imagination คือการมีจินตนาการที่กว้างไกล คนที่จะมีจินตนาการได้จะต้องมีความสามารถ ที่จะมองเห็นภาพ จากภายในใจได้ และต้องกล้าคิด กล้าทำ กล้าตัดสินใจ และกล้ายอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างได้
รากฐานที่สำคัญของการมีชีวิต 4 ประการ
- To live คือการมีชีวิตที่สอดคล้องกับความรู้สึกผิดชอบชั่วดี สอดคล้องกับเข็มทิศที่ติดตัวมาแต่เกิด หรือศักยภาพสูงสุดที่คนอื่น จะมีไม่เหมือนเรา ตราบใดที่ยังไปไม่ถึงจุดหมายมที่เข็มทิศของชีวิตชี้ไว้ชีวิตเราก็จะไม่มีความสุข
- To love คือการใช้ชีวิตอย่างเผื่อแผ่ และเอื้ออาทรต่อผู้อื่น เพื่อความร่มเย็นและความสงบสุขในสังคม
- To learn คือการเรียนรู้จากการกระทำและการใช้ชีวิตของตัวเองในแต่ละวัน เพื่อให้มีการยกระดับคุณภาพของจิต และคุณภาพของชีวิตให้ดีขึ้นทุกวัน
- To leave a legacy คือการที่เราได้สร้างประโยชน์เพื่อสังคมและคนรุ่นต่อไป
การบริหารเวลา หรือการบริหารชีวิต จำเป็นต้องมีความสมดุลในทุกๆด้าน มิฉะนั้นทุกอย่างจะจบลงที่ความเครียด และความล้มเหลวในด้านต่างๆ
ฉลาดใช้เวลาด้วยการ “จัดลำดับความสำคัญ”
ศ.ดร เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
kriengsak@kriengsak.com, http:// www.kriengsak.com
การวางแผนการทำงานโดยนำงานหลากชิ้นที่ตนได้รับมอบหมายมาจัดลำดับความสำคัญ (prioritization) ก่อนลงมือ...ลุยทำจนบรรลุผล เป็นดัชนีหนึ่งที่สะท้อนความฉลาดในการใช้เวลา เพราะโดยพื้นฐานแล้ว ทุกคนต่างมีไม่มากน้อยกว่ากัน คือ 24 ชั่วโมงต่อวัน
เหตุที่เป็นเช่นนั้นก็เพราะ...
การนำงานมาจัดลำดับความสำคัญก่อนทำ จะส่งผลให้การทำงานทุกชิ้นในช่วงเวลานั้นมีโอกาสสร้างความพึงพอใจ แก่ทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น
มีโอกาส...เสร็จครบ ตามที่ได้รับมอบหมาย
มีโอกาส...เสร็จได้มาตรฐาน สร้างชื่อเสียงให้องค์กร
มีโอกาส...เสร็จได้คุณภาพ ตรงความต้องการของลูกค้า
ฯลฯ
อันมีส่วนต่อการสร้างผลการทำงานที่แตกต่าง หรือสะท้อนสมรรถนะ (competency) ในการทำงานที่สูงต่ำไม่เท่าเทียมกันระหว่างพนักงาน และมีส่วนส่งผลต่อการพิจารณาเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ขึ้นเงินเดือนหรือค่าตอบแทน โบนัส สวัสดิการ ฯลฯ ที่ไม่เท่ากันในแต่ละคนในแต่ละช่วงปี
แต่ถึงกระนั้น...กลับไม่ใช่ทุกคนที่เลือกทำงาน โดยตระหนักว่าต้องมีการจัดเรียงลำดับความสำคัญ...มาก-กลาง-น้อย หรือการให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นว่าชิ้นใดควรทำก่อนทำหลัง
คนจำนวนไม่น้อยกลับมีพฤติกรรมการทำงาน ด้วยเหตุผลดังนี้แทน...
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ตนรู้สึกว่าง่าย ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ตนพึงพอใจ ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ตนถนัด ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ตนคุ้นเคย ก่อน
ฯลฯ
ปรากฏการณ์ที่มักเกิดขึ้นได้ซ้ำ ๆ จากการทำงานในลักษณะดังกล่าว จึงมักให้ผลในทิศตรงข้ามกับการทำงานที่
ผ่านการยอมจัดสรรเวลาส่วนหนึ่ง เพื่อใช้วางแผนการทำงานในเวลาที่มีอยู่อย่างรอบคอบรัดกุม คือ
ทำงานเสร็จเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้นไม่ได้ทำ หรือ ทำไม่เสร็จ
ทำงานได้มาตรฐานเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้นตกจากมาตรฐาน สร้างชื่อเสียให้องค์กร
ทำงานได้คุณภาพเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้นมีข้อผิดพลาด ช่องโหว่ ตกหล่น ลูกค้าไม่ประทับใจ อาจบอกเลิกสัญญา หรือออเดอร์สั่งซื้อสินค้า
ฯลฯ
อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ว่าหลายครั้งคนทำงานอาจไม่เคยวิเคราะห์ประเมิน หรือล่วงรู้มาก่อนว่าการไม่จัดลำดับความสำคัญ ก่อนลงมือทำงาน เป็นสาเหตุของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในผลงานหลายชิ้นที่ตนรับผิดชอบ หรือทราบถึงผลดีของการวางแผนทำงานโดยจัดเรียงความสำคัญก่อนหลัง ให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นก่อนทำ แต่ไม่ทราบว่าตนควรจัดลำดับงานดังกล่าวอย่างไร
ในที่นี้ ผมจึงใคร่ขอเสนอหลักคิดง่าย ๆ เป็นพื้นฐานเบื้องต้นในการวางแผนจัดลำดับความสำคัญ งาน เพื่อช่วยให้รับมือกับงานที่อยู่ในความรับผิดชอบและงานใหม่ที่มีโอกาสเข้ามาได้ตลอดเวลา ดังนี้
ใช้หลักสำคัญ amp;เร่งด่วน
การจัดเรียงลำดับงานโดยยึดหลัก ความสำคัญและความเร่งด่วน จะทำให้เราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน 2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และ 4) งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
เมื่อจำแนกงานออกเป็นกลุ่มอย่างชัดเจน เราพึงเปรียบเทียบคุณค่าของงานและคุณภาพของเวลาที่ต้องการใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละชิ้นอย่างเหมาะสม วิธีเช่นนี้เมื่ออยู่ในสถานการณ์วิกฤตหรือคับขัน เราจะสามารถเลือกที่จะทำงานบางชิ้น ตัดบางชิ้นออก หรือตัดทอนเวลาให้ลดลงได้ จะทำให้เราลดความสับสน สามารถแก้ปัญหาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ใช้หลักบันทึกตารางเวลา
การบันทึกตารางเวลาทำงาน จะทำให้เราสามารถเปรียบเทียบเป้าหมายในการทำงานกับเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริงได้ชัดเจน ซึ่งเป็นข้อมูลที่เราสามารถตรวจสอบที่มาของกิจกรรมที่ทำให้เราเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ เช่น รับโทรศัพท์ เดินติดต่อในสำนักงาน เป็นต้น ทำให้เราปรับปรุงวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
ใช้หลักกำหนดเวลาทำงานให้น้อยลง
ศาสตราจารย์พาร์คินสันได้เคยกล่าวไว้ว่างานย่อมยืดยาวออกไปจนครบเวลาที่ให้ไว้เพื่อให้งานเสร็จ ดังนั้นเราพึงกำหนดเวลาส่งงานของเราแต่ละชิ้นให้เร็วขึ้น เพื่อกระตุ้นตัวเองให้มีประสิทธิเสมอ งานบางประเภทที่สามารถทำให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง ไม่ควรยืดเวลาออกไปจนถึง 1 วัน หลักการทำงานส่วนตัวของผม ผมพยายามเคลียร์งานให้หมดโต๊ะทุกวัน เพราะการที่เราใช้เวลากับงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งเกินกว่าความจำเป็นเป็นการสูญเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ หากเราทำงานเสร็จเร็ว เราจะมีเวลาไปทำงานอื่น ๆ ได้มากขึ้น จะทำให้เราขยายศักยภาพในการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น
ใช้หลักส่วนน้อยสำคัญ ส่วนใหญ่ไม่สำคัญ
ปาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวตาเลียน ได้กล่าวไว้ว่าสิ่งที่สำคัญในกลุ่มที่กำหนดไว้กลุ่มหนึ่ง ปกติแล้วจะเป็นเพียงส่วนน้อยของทั้งหมดในกลุ่ม เมื่อเรามีปริมาณงานที่ต้องรับผิดชอบจำนวนมากให้เราจัดทำรายการของงานแต่ละชิ้น พิจารณาดูว่าในแต่ละรายการนั้น มีรายการใดที่มีความสำคัญ และเมื่อเราลงมือทำจะเกิดประโยชน์ต่อภาพรวมเพียงใด เมื่อเราอยู่ในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเลือก ให้เราเลือกทำรายการสำคัญประมาณ 20 % ของรายการทั้งหมดในช่วงเวลานั้น แม้รายการที่เหลือเรายังไม่ได้ทำ หรือทำไม่เสร็จตามกำหนด จะไม่เป็นเหตุส่งผลกระทบต่อองค์กรมาก
ใช้หลักแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ
งานบางประเภทเป็นงานที่มีความยากและต้องการเวลาที่มีคุณภาพในการปฏิบัติงาน วิธีที่จะช่วยให้เราสามารถทำงานประเภทนี้ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ถูกรบกวนแม้มีงานใหม่แทรกเข้ามา ให้เราแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และกำหนดเส้นตายของงานในแต่ละชิ้น ไล่ตามลำดับความต่อเนื่องของงาน การปฏิบัติงานเสร็จตามกำหนดในแต่ละช่วง จะช่วยให้เราเกิดกำลังใจในการทำงานชิ้นถัดไป วิธีนี้จะช่วยให้งานของเรามีความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง ช่วยแก้ปัญหางานค้างได้เป็นอย่างดี
การวางแผนจัดลำดับงานก่อนลงมือทำเสมอ จะส่งผลให้เกิดทักษะเพิ่มพูนความแม่นยำในการเรียงงานได้อย่างถูกลำดับ ลงน้ำหนักงานได้ถูกจุดมากขึ้นเรื่อย ๆ อันนำมาซึ่งโอกาสการทำงานเสร็จครบทุกชิ้นอย่างมีคุณภาพเข้าขั้นมืออาชีพ ได้มากกว่าการลุยทำโดยไม่มีการวางแผน ดุจมวยวัด อันยากจะทำงานได้สำเร็จครบตามเป้า...อย่างราบรื่นเทียบเท่า