การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ

การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ Team building and Team Efficiency ชื่อผู้แต่ง ดร.ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์

จุดประสงค์ เพื่อให้ข้าราชการกรมการพัฒนาชุมชน
1. เป็นผู้ใฝ่รู้ในการพัฒนาตนเองตามสมรรถนะ “ ความร่วมแรงร่วมใจ ”
2. เผยแพร่ให้ผู้อื่นได้ใช้ศึกษาในการพัฒนาตนเองตามโครงการ “ พัฒนาบุคคลากรทั่วทั้งองค์กร”
จากคำนำ
การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ (Team building and Team Efficiency) จากคำนำสถานการณ์ของผู้บริหารเปลี่ยนไป มิใช่ทำงานแบบข้ามาคนเดียว หากแต่เป็นเพราะปัจจุบันความซับซ้อนและหลากหลายของงานในสังคมความรู้(Knowledge Society) ฉะนั้นผู้บริหารต้องเรียนรู้ที่จะพัฒนาตนเองและพร้อมจะทำงานกับทีมงาน จากบทบาทที่คอยสั่งการเพียงอย่างเดียว มาทำหน้าที่ชี้แนะ สอนงานควบคุม และร่วมทำงานกับผู้ใต้บังคับบัญชา

สรุปเนื้อหา

“กลุ่ม” จะเกิดจาการรวมตัวของคนตั้งแต่สองคนขึ้นไป โดยต่างก็มีเป้าหมาย ในการทำงาน ร่วมกัน ขณะที่ “ทีม” หรือ” ทีมงาน ” จะเป็นกลุ่มคนที่เข้ามารวมตัว เพื่อทำงานร่วมกันโดย มีวัตถุประสงค์เดียวกัน และเป้นการรวมตัวของคนที่ต้องอาศัยความเข้าใจ ความผูกพัน และความร่วมมือของสมาชิกซึ่งเราจะต้องเข้าใจว่ากลุ่มกับทีมไม่ใช่สิ่งเดีวกัน โดยทีมจะเป็นกลุ่มที่มีลักษณะพิเศษ ซึ่งเกิดขึ้นจากสมาชิกที่มีความสัมพันธ์ทางจิตวิทยา และมีเป้าหมาร่วมกัน โดยมีปฏิสัมพันธ์กัน พึ่งพาอาศัยกัน เพื่อผลประโยชน์ของแต่ละคนและของทีม

เราสามารถแบ่งทีมงานออกเป็น 3 ประเภท คือ

1. ทีมแบบแก้ปัญหา(Problem-solving Team) เป็นทีมเพื่อพัฒนา คุณภาพผลิตภัณฑ์และประสิทธิภาพของงาน (ทีมคุณภาพ : Quality
Team) เป็นสมาชิกที่อยู่ในแผนกหรือหน่วยเดียวกัน มารวมตัวกัน 2-3 ชั่วโมง/สัปดาห์ เพื่อปรับปรุงคุณภาพและสภาพแวดล้อมในการทำงาน
เช่น กลุ่มควบคุมคุณภาพ(Quality Control Cycle)หรือ QCC ซึ่งมีมาชิก 8-10 คนและหัวหน้าทีม 1 คน
2. ทีมบริหารงานด้วยตนเอง(Self – managed Work Team) เป็นทีมที่พัฒนามาจากทีมแก้ปัญหา มิใช่ทีมแก้ไขปัญหาทั่วๆไป หากแต่เป็นทีมงาน ที่ต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นด้วย ทีมสามารถเลือกสมาชิกของตนได้อย่างเต็มที่(ประมาณ 10-15 คน) และเปิดโอกาสให้สมาชิกแต่ละคน ประเมินผลงานระหว่างกันอย่างเต็มที่ สมาชิกอาจสับเปลี่ยนกันนำทีมตามความเหมาะสม ตั้งเป้าหมายการผลิตของทีม ตั้งอัตราเงินเดือนหรือค่าจ้าง ซึ่งขึ้นอยู่กับทักษะ ความสามารถของสมาชิก ทีมงานสามารถไล่คนออกหรือจ้างคนเพิ่มได้ด้วยตนเอง
3. ทีมข้ามสายงาน(Cross-function Team) เป็นทีมที่เปิดโอกาสให้พนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่ในระดับเดียวกันจากแผนกต่างๆภายในองค์การ หรือระหว่างองค์การมารวมตัวกัน สมาชิกเรียนรู้ที่จะทำงานที่มีความหลากหลาย ทั้งความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ สร้างความเชื่อใจและจิตวิญญาณ ในการทำงานเป็นทีม หัวหน้าทีมต้องทำหน้าที่ผู้ฝึกสอน(Coach)

คุณลักษณะของทีมงานที่ประสบผลสำเร็จ

1. ทุกคนในทีมมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมาย(Goal)
2. สมาชิกทุกคนในทีมงานมีการแสดงออก
3. สมาชิกในทีมเต็มใจรับหน้าที่เป็นผู้นำ
4. แสดงความคิดเห็นที่สอดคล้องและเป็นเอกฉันท์
5. สมาชิกในทีมมีความเชื่อใจและไว้วางใจซึ่งกันและกัน
6. ทีมต้องดำเนินงานอย่างสร้างสรรค์

ทีมงานมีพัฒนาการผ่านขั้นตอนต่างๆ ในวงจรของทีม คือ การก่อตัว การสร้างปฏิสัมพันธ์ การสร้างบรรทัดฐาน การปฏิบัติงาน และการแยกตัว ซึ่งอาจจะมีพัฒนาการเร็วหรือช้าแตกต่างกัน แต่ทุกทีมต่างต้องการที่จะปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะต้องผ่านการพัฒนา และจัดรูปการดำเนินงานที่เหมาะสม ขณะที่การตัดสินใจเกี่ยวกับโครงสร้างของทีมจะต้องมีการกำหนดส่วนประกอบของทีม บทบาทของผู้นำ การติดต่อกับภายนอก การกำหนดขนาดของทีม และการเลือกสมาชิก
ทีมที่ประสบความสำเร็จจะมีผู้สวมบทบาทที่เป็น กุญแจสำคัญ ในแต่ละบทบาท ซึ่งเกิดจากพื้นฐานความสามารถและความชอบของตน โดยที่ สมาชิกในทีมจะแสดงบทบาท 9 บทบาท ได้แก่

1)ผู้ที่มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์และบุกเบิก 2)ผู้สำรวจและผู้สนับสนุน 3)ผู้ประเมินและผู้พัฒนา 4)ผู้ผลักดันและผู้จัดระเบียบ 5)ผู้สรุปและผู้ผลิต 6)ผู้ควบคุมและผู้ตรวจสอบ 7)ผู้ส่งเสริมและผู้บำรุงรักษา 8)ผู้รายงานและผู้ให้คำแนะนำ และ 9) ผู้เชื่อมโยง ซึ่งผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม จะต้องกำหนดและมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของสมาชิก มิฉะนั้นทีมงานก็จะไม่สามารถปฏิบัติงานร่วมกันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
หัวหน้าทีมจะต้องมีความรู้ ทักษะ และความสามารถสำคัญต่างๆ เช่น รู้จักตนเอง มีความเป็นผู้นำ เป็นตัวของตัวเอง และมีความยุติธรรม เป็นต้น ขณะที่สมาชิกในทีมจะเป็นส่วนประกอบที่สำคัยในการดำเนินงานของทีม ดังนั้น ถ้าสมาชิกในทีมมีความสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน และมีผู้นำที่ดี ทีมงานก็จะสามารถปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น โดยสิ่งที่สำคัญในการสร้างสัมพันธภาพระหว่างสมาชิกในทีม จะประกอบด้วย การวางแผนให้สมาชิกมีช่วงเวลาที่จะทำความรู้จักกัน ให้เวลาสำหรับการพูดคุยเกี่ยวกับจุดมุ่งหมาย และวงจรชีวิตของทีม ตลอดจนมีการกำหนดเป้าหมายร่วมกัน และบางครั้งสมาชิกทุกคนควรร่วมกันจดลำดับความสำคัญของกิจกรรมใหม่ นอกจากนี้ทีมงานควรมีอารมณ์ขัน เพื่อผ่อนคลายความตึงเครียดในการทำงาน
การสร้างทีมงาน คือ กระบวนการในการทำกิจกรรมร่วมกันของสมาชิกซึ่งเริ่มจากการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลภายในกลุ่ม เพื่อนำไปวางแผนการปรับเปลี่ยนและปฏิบัติให้กลุ่มเกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึง เป้าหมาย การแสดงออก ความเป็นผู้นำ ความคิดเห็นที่สอดคล้อง ความไว้วางใจ และความยืดหยุ่น
การสร้างและพัฒนาทีมงานที่มีประสิทธิภาพ จะต้องเริ่มต้นจากการออกแบบทีมงานให้สามารถสร้างผลผลิตให้เท่ากับ หรือสูงกว่ามาตรฐานที่องค์การกำหนด ขณะเดียวกันทีมงานก็จะสร้างความพอใจให้กับสมาชิกและจะต้องสามารถรักษาหรือส่งเสริมให้สมาชิกสามารถเรียนรู้ และทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยกระบวนการในการพัฒนาทีงานจะส่งเสริมให้สมาชิกในทีมงานสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกัน สร้างความคุ้นเคย มีการปรึกษาหารือซึ่งกันและกัน โดยให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการทำงาน และต้องติดตามพัฒนาระบบการทำงานเป็นทีม
ในการทำงานเป็นทีม การสร้างความเข้าใจระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร(สมาชิกทีม)สามารถแบ่งรูปแบบการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมได้ ดังนี้ 1)การสื่อสารแบบรวมศูนย์ ได้แก่ การสื่อสารแบบลูกโซ่ การสื่อสารแบบตัวY และการสื่อสารแบบวงล้อ 2) การสื่อสารแบบกระจาย ได้แก่ การสื่อสารแบบวงกลม และการสื่อสารแบบทุกช่องทาง ซึ่งทีมจะต้องมีระบบการสื่อสารที่มีความคล่องตัวและทำให้สมาชิกเกิดความเข้าใจเพื่อที่สมาชิกแต่ละคนจะสามารถปฏิบัตืงานร่วมกัน และบรรลุเป้าหมายของทีม ซึ่งเราจะต้องพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้อง เช่น ระยะห่าง การกระจาย ศูนย์รวม ความอิ่มตัว และความเป็นอิสระในการสื่อสาร
การตัดสินใจเป็นกระบวนการพิจารณาปัญหา สภาพแวดล้อม และกำหนดทางเลือกต่างๆ เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมในการปฏิบัติ เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น การตัดสินใจเป็นงานสำคัญในทุกองค์การที่บุคคลต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามขอบเขตความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของตน การตัดสินใจของกลุ่มเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหา และอนาคตของกลุ่มและองค์การ ซึ่งจะต้องกระทำอย่างรอบคอบ รัดกุม และมีประสิทธิภาพ ปกติการตัดสินใจของทีมแบ่งออกเป็น 6 ลักษณะ คือ
1. การตัดสินใจโดยขาดการตอบสนอง
2. การตัดสินใจโดยบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่
3. การตัดสินใจโดยคนกลุ่มน้อย
4. การตัดสินใจโดยใช้เสียงส่วนใหญ่
5. การตัดสินใจโดยหาข้อสรุปร่วม
6. การตัดสินใจแบบเป็นเอกฉันท์
แต่การตัดสินใจแบบกลุ่มก็มิใช่จะสมบูรณ์และไม่มีจุดอ่อน ซึ่งเราสมควรจะต้อง
ทำความเข้าใจคุณลักษณะ ทั้งด้านบวกและลบของการตัดสินใจแบบกลุ่ม โดยการตัดสินใจแบบกลุ่มมีข้อดีที่สำคัญ คือ การรวมความรู้ ทักษะ และความ
ชำนาญของสมาชิก ทำให้ทำให้ทีมมีทางเลือกในการตดสินใจที่หลากหลาย ซึ่งจะทำให้การตัดสินใจมีผลสมบูรณ์ ขณะที่การตัดสินใจแบบกลุ่มมีข้อจำกัด คือ อาจจะเสียเวลาและไม่คุ้มค่าต่อแรงพยายามของสมาชิกแต่ละคน
ปัจจุบันมีผู้ให้ความสำคัญของการทำงานเป็นทีม จึงมีผู้พัฒนาเทคนิคการตัดสินใจที่สำคัญของกลุ่ม คือ การระดมความคิด การตั้งกลุ่มสมมติ และเทค Delphi ซึ่งแต่ละวิธีจะมีรายละเอียด ความซับซ้อน และต้องใช้ทักษะในการดำเนินงานต่างกัน ซึ่งทีมงานจะต้องเลือกมาใช้ให้สอดคล้องกับต้นทุนและความต้องการในการแก้ไขปัญหาของกลุ่ม
ความขัดแย้ง เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ เมื่อบุคคลตั้งแต่สองคนมาอยู่รวมกัน เนื่องจากเราทุกคนต่างๆมีลักษณะเฉพาะทางกายภาพและและความต้องการส่วนบุคคลที่หลากหลายและซับซ้อน ทำให้เรามีโอกาสจะขัดแย้งระหว่างกันขึ้น แม้กระทั่งคนที่สนิทสนมและผูกพัน หรือแม้กระทั่งคนในครอบครัว ก็จะสามารถขัดแย้งกันได้เสมอ
แม้ว่าเราจะมีทัศนคติและตัวอย่างในด้านลบ หรือการทำลายล้างของความขัดแย้ง แต่ในทางกลับกันความขัดแย้งสามารถให้ผลในด้านบวก ซึ่งจะเป็นในเชิงสร้างสรรค์ สามารถพัฒนาทีมงานหรือองค์การให้เข้มแข็งขึ้น โดยเราสามารถจำแนกความขัดแย้งภายในองค์การออกเป็น 5 ระดับ ดังนี้
1. ความขัดแย้งภายในตัวบุคคล
2. ความขัดแย้งระหว่างบุคคล
3. ความขัดแย้งภายในกลุ่ม
4. ความขัดแย้งระหว่างกลุ่ม
5. ความขัดแย้งระหว่างองค์การ
ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในทีมงาน ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจากหลายสาเหตุ โดยมี
รูปแบบและระดับที่แตกต่างกัน ซึ่งทุกคนจะต้องประสานประโยชน์ และจัดการกับความขัดแย้ง เพื่อให้ทีมงานสามารถดำเนินงานไปสู่เป้าหมายร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เราสามารถพิจารณาแนวทางในการจัดการกับความขัดแย้ง ออกเป็น 5 รูปแบบ ดังนี้
1. การหลีกเลี่ยง
2. การแข่งขัน
3. การยอมเสียสละ
4. การประนีประนอม
5. การร่วมมือกัน

 

อ้างอิง
สามารถศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมจากหนังสือ/เอกสาร
การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ ชื่อผู้แต่ง ดร.ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และคณะ
สำนักพิมพ์ ธรรกมลการพิมพ์ : กรุงเทพฯ โทร 0-2276-3463,0-2277-0036 ปีที่พิมพ์
ครั้งที่ 2 เมษายน 2546